关于文件控制的判标题

00120982

审核员到某厂动力部门审核时发现，该部门所持文件仍是旧版本，审核员离开该部门后即到文件发放部门人资部查阅文件发放记录，未查到动力部门应获取的新版文件的记录。
不符合 423d）还是423g），哪个更好一点呢？为什么？有大师指点吗？

PhoebeKung

4.2.3d 吧

jy02508708

肯定不是g，旧版本的文件不一定要作废，旧版本的文件有些还是要继续使用的

00120982

jy02508708 发表于 2013-5-30 12:06
5 `  m# S. b! P( Y肯定不是g，旧版本的文件不一定要作废，旧版本的文件有些还是要继续使用的

' h& y; R, Y) R. x/ i* h4 E你的照片很嗲啊~~，能上大图嘛？

hblgy1111

也认为是4.2.3d

shuihuo

00120982 发表于 2013-5-30 12:32
你的照片很嗲啊~~，能上大图嘛？

一剑封喉

00120982 发表于 2013-5-30 12:32
你的照片很嗲啊~~，能上大图嘛？

心术不正啊……

西北偏西

应该是4.2.3d

一剑封喉

这个案例表述不够严谨，造成判标证据不足
; _; i" X2 O. I% J" e, j) m! _) M1、“审核员到某厂动力部门审核时发现，该部门所持文件仍是旧版本”，旧版文件不一定就是作废文件，也不一定就是不适用的文件，9001标准4.2.3d）只是规定“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”，因此判4.2.3d）证据不足；
$ w" B- N4 u6 O4 @  \5 T% D. q2、同样的道理，9001标准4.2.3g）只是规定“防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识”，案例并未说明动力部门所持的旧版本文件是作废文件，因此判4.2.3g）也证据不足；
$ X- I9 d4 `9 H8 z* c$ U3、如果这是个实际审核的案例，说明审核员的基本功还不到家。9001标准4.2.3并未要求组织一定要保持文件发放记录，因此审核员只查到“动力部门应获取的新版文件的发放记录未在文件发放部门人资部查到”，尚不能确定一定构成4.2.3条款的不符合，除非企业自己的体系文件对文件的分发规定了发放记录的控制要求。
* B; o1 v. b! Z4、从案例所述“动力部门应获取的新版文件……”内容来看，如果审核员是想要表达“动力部门现持有的旧版文件应被更新但未及时更新”意思的话，则构成不符合9001标准4.2.3d）的“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”。

00120982

好深刻的理解

一剑封喉

4.2.3d) to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
# A3 Z/ S6 r0 p. n2 q3 ^4.2.3d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；

按照扯蛋砖家上面的解释，在文件使用场所只要备一台可上网的电脑，一般常见的法规标准规范，在文件使用场所有没有都无所谓，只要我能“可获得”即可！体系文件、必要的作业指导书只要我有能与文控部门联网的电脑（现在的智能手机也可以收发文件），无需在文件使用场所受控分发备用了……你审核员说我文件没有受控分发到位，想开不符合报告，没门！我马上给你找一份你说没有的文件，是不是“可获得”啊？

9 [# D# A; p: h4 C8 P如此推理的话，“在使用处（at points of use）”似乎也是多余的规定要求了，按照现在电脑智能手机的普及程度，哪个审核员敢说我不满足“可获得……”要求？
# u( z! {; d$ e. C多省事啊……呵呵

2 z2 A8 m- y. ^  a原来多年“潜心”研究的结果就是这种扯蛋的结论，高，实在是高！蛋就是这样扯的……

一剑封喉

可获得＝在使用处能够得到
- y& X/ G' t# N0 E6 i
$ A" g1 r5 a) Y. \. n5 |5 L; G1、对纸质文件来说，“可获得”就是文件应该受控分发到文件使用现场，此时“可获得＝已获得并保持”；
, s; a6 n, [) j# _" C& Q- @2、对电子文件来说，“可获得”就是文件应该在一个管理良好的电子文件控制平台受控管理，电子文件的受控分发和使用应确保各类文件使用场所能及时有效获取到适用文件的有关版本。

可能我们的扯蛋砖家认为只有他知道什么是无纸化办公。恭喜你发现了新大陆……

00120982

。。。。。。。。。。
& V0 g7 U/ W9 u我就问一个问题而已，两位大湿开始斗嘴了~~~

一剑封喉

扯蛋就是扯蛋，还连篇累牍的强调自己的扯蛋观点，这就不仅是扯蛋了，而是恶意误导。
* f( B* n; d; Q
1、扯蛋观点：｛同一文件，新版正式生效之日，就是旧版作废之时。｝
如果这种扯蛋逻辑能成立，现行9001标准的4.2.3d）的“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”早就应该改写成“确保在使用处可获得适用文件的最新（或有效）版本”了！因为作废文件是不允许作为工作文件在文件使用处使用的，保留作废文件的目的无非是作为资料参考或作为档案留存，94版标准的文件控制条款当时还特别强调“从所有发放和使用场所及时撤出失效和/或作废的文件，或以其他方式确保防止误用”。
; |( d& b2 r6 T' }9 a7 S0 y0 x看看9001标准的几个版本对此要求的变化吧：
: ^" q6 \! P4 U1 G$ Y: l+ H  A1994版：4.5.2a) the pertinent issues of appropriate documents are available at all locations where operations essential to the effective functioning of the quality system are performed, （94版国标翻译成：a) 在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本；）能把“the pertinent issues of appropriate documents”翻译成“相应文件的有效版本”，说明当时的翻译水平是如何的糟糕！
0 Q2 W* d2 R# I0 }! R7 A3 H3 P2000版：4.2.3d）to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,（d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本）
2008版：4.2.3d) to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use, （d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本）
一个连文件失效（invalid）与文件作废 （obsolete）都分不清的人，居然敢在这里扯蛋？
2、扯蛋观点：｛回答这点（指4.2.3d) 的“可获得”）的目的旨在告诉诸多把“可获得”当成“已获得并保持”的人：标准的“‘可’≠‘已’”。｝
的确，并不是所有的‘可获得’都等于“已获得”，但也并不是所有的‘可获得’都不等于“已获得”。关于这点请看我在本帖13楼及15楼的说明。

一剑封喉

文件作废和文件失效是不是一回事，不是。
同一文件，新版正式生效之日，就是旧版作废之时吗？扯蛋！

3 A7 }- P  }( P比如某文件是在2011年发布生效的，2012年1月宣布该文件失效，但该文件并非一定就即刻作废；如果你在2012年去办理2011年审批的事情时，仍可按照2011年发布的文件规定执行。

! d7 t! |- c# }" x现实审核，我们经常会碰到标准法规失效与作废的问题。最常见的如ISO9001标准，新版标准从发布到实施，会对旧版标准的失效与作废规定一个合理的过渡期。在过渡期内，新版标准与旧版标准同时有效，过渡期届满旧版标准才失效或作废。
6 K; A& f4 N* [0 N* [
, c/ e  ]! F0 o7 M9 W2 a又如，新版《国家质量监督检验检疫总局关于修改<特种设备作业人员监督管理办法>的决定》(质检总局令第140号)和《特种设备作业人员作业种类与项目》（质检总局公告2011年第95号）经质检总局颁布后，为保证新版《特种设备作业人员监督管理办法》（简称140号令）的顺利实施，质检总局特种设备安全监察局于2011年7月4日发了个《质检特函[2011]62号 关于《特种设备作业人员监督管理办法》的实施意见》，对规章实施的过渡期提出如下意见：“考虑到《特种设备作业人员作业种类与项目》目录的调整和新版特种设备作业人员证的使用需要一定的时间准备，总局决定规章的实施过渡期为2011年7月1日至2012年4月30日，过渡期内应按照《目录》确定作业项目开始颁发新版证书；暂不具备颁发新版证书条件的，可在2012年4月30日前继续颁发旧版证书，但作业项目有效期应自发证之日起统一调整为四年。2011年7月1日以后颁发的证书凡是有效期为两年的，发证机关应负责将证书有效期自动延长为四年。”
% z4 c$ B% E  f8 S) {" L3 ]. L
因此“同一文件，新版正式生效之日，就是旧版作废之时”纯属无稽扯蛋之说。

一剑封喉

rml 发表于 2013-6-2 11:19
没蛋偏要扯的战斗鸡，你这才是真正的恶意误导。
6 i& P/ b& @9 c, U, P
9 _- a( m  y* r考虑过“失效”是什么意思吗？失去效力，即失去“沟通 ...

4 {5 a5 P; |) T0 `3 _( _8 n会看的看门道，不会看的看热闹。
. X0 A# S6 y1 Q' f9 Q: e
* f# B" G& v2 M4 A. a0 O- p) K% e2 E不怕丢人你就继续扯蛋吧……只是记住，这里会看门道的不少。

一剑封喉

关于9001标准4.2.3d）的“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”中文件的有关版本，补充说明如下：
$ V, J" t% J. c% H/ p1 l
1、文件的有关版本并不一定就是特指文件现行有效的版本；
( ^/ x6 Y. N( z, R* U7 d( d
2、对同一份文件而言（如《产品售后服务规范》），文件的有关版本可包括：
# [$ e) k! W2 p+ w4 x已生效的现行有效版本，暂未生效的新版本，暂未失效的旧版本，已失效的旧版本，已作废的旧版本。
, q& S2 z& x) K
) E# U0 c8 H9 R# A2 e, i* W3、因为在使用处可能会出现同一份文件上述多种版本，为了确保文件的受控使用，9001标准在4.2.3条款中特别强调以下两点：
& i# g. R, p) K& A+ A. R5 V, ac)  确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
g)  防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。
特别提醒各位审核员注意，不要把“识别”当成“标识”来要求企业（你审核员不能识别，并不意味着人家企业也不能识别！企业是否能正确识别需要你审核员去收集可验证的审核证据，当没有审核证据能证实被审核方不能正确识别时，你只能认为企业是能够正确识别的），也不要把“标识”要求降低为“识别”要求来审核企业；“标识”要求比“识别”要求更明确、更具体、更直接，是否“标识”很好验证确认，但要验证确认是否能“识别”则要难得多。某些脑残者不懂装懂，狡辩说什么“识别”＝“标识”，纯属不懂装懂的误导。

4、不要听信“同一文件，新版正式生效之日，就是旧版作废之时”这种缺乏基本常识的胡说八道。

sjnh

直觉是判4.2.3d）。何至于吵成这样

songhejiu

问题：审核员到某厂动力部门审核时发现，该部门所持文件仍是旧版本（由此可知动力部门所用文件已有新版本，对于没有使用新版本的原因，审核员进一步到文件发放部门审核），审核员离开该部门后即到文件发放部门人资部查阅文件发放记录，未查到动力部门应获取的新版文件的记录（印证了动力部门没新版的原因：动力部门没有索取，或人资部没有发放）。
所以，就近不就远原则  不符合 4.2.3d）　确保在使用处可获得适用文件的有关版本。　
至于：
4.2.3g）防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当标识。（显然，这里不是对作废文件的标识问题。如果现场同时发现新旧版文件，而旧版文件作废了，没有标识，没有相关标识，判g条款就合理了。按照对条款的理解，“对这些文件进行适当标识”，对作废文件的标识可以盖“作废”章或标识“存档保存”等字样）
2 N. E% _& K1 f) r理解有限，敬请参考。

songhejiu

jy02508708 发表于 2013-5-30 12:06
1 v  \0 |5 G% Q; e5 J" A8 |肯定不是g，旧版本的文件不一定要作废，旧版本的文件有些还是要继续使用的

是的，旧版的文件可作废，可标识后保存或作为参考资料。但是前提条件是： 防止作废文件的非预期使用