4.2.3 文件控制（请教：以 PDF 电子版形式受控发放文件，没问题吧？）

刘合明 · 发表于 5-27 14:25:40

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请教：

电脑网络时代，追求快捷方便，降低成本，注重环保。我公司多地办事机构，文件发放以 PDF 电子版形式“受控”发放，没什么问题吧？

emeipengxu · 发表于 5-27 16:01:30

No problem, take it easy and keep relative records please.

kojak585 · 发表于 5-27 16:22:53

PDF文件仅能防止一般人对受控文件的随意更改，不知楼主的“没什么问题吧”是指哪个方面？

4.2.3对文件分发控制的要求有：
1、确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
2、确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；

另外，PDF 电子版文件的管理控制在下面的环节都可能出现问题：
在发布前未得到批准；
未在必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
未能确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
未能确保文件保持清晰、易于识别；
未能防止作废文件的非预期使用，如出于某种目的而保留作废文件时，未对这些文件进行适当的标识。

刘合明 · 发表于 5-27 16:41:20

感谢emeipengxu和Kojak585两位老师指点。
我习惯了过去“纸张”打印文件的发放，回收起来也可靠，现场检查文件有效性也方便。
现在多个城市多人共一套文件，电脑又多，发来发去的。我担心“文件的有效版本”出差错。

kojak585 · 发表于 5-27 16:51:14

对你们公司来说，需重点把控
各地办事机构如何识别公司体系文件的最新有效版本
如何处理过期失效的PDF文档，防止误用

qiangziluan · 发表于 5-27 16:54:44

可以共享，并设限制、只读且不能下载。

wxsunhao · 发表于 5-28 18:32:05

我审核过的一个公司就把所有的受控文件放在网络上，什么人能看什么文件都有权限控制。下载打印的文件自动形成页脚：本文件受控文件在网络上，下载打印下来的文件均为非受控文件。觉得楼上几位的问题都得到了解决。非受权人员不能把文件挂到网上，文件上传的过程，也就有了编、审、批、发、改、废的全程控制。特别是刘老师的疑问，通过网络更容易解决。

wxy05810226 · 发表于 5-29 09:47:12

这个问题哦也是很模糊的，不是太清楚。学习了。

QD_Windy · 发表于 6-1 12:52:45

回复 kojak585 的帖子

美女老师，很聪明。

sgene · 发表于 6-1 13:22:10

以前也考虑这个问题，学习了

LHzhuqing · 发表于 6-1 14:21:52

只要符合你们公司的文件控制程序就没有问题

smallfish77 · 发表于 7-21 11:02:13

看制度怎么规定。这种情况就是对于修订或换版或作废文件如何管理？如何去识别？

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