分享｜审核员想要能力大爆发、提高审核有效性，请关注这几点

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分享｜审核员想要能力大爆发、提高审核有效性，请关注这几点原创 2016-05-04 中国认证认可
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随着认证市场的竞争日趋激烈，各认证机构越来越关心通过审核有效性的提高，提升客户满意度、增强竞争能力。

何为审核有效性？笔者认为就是在有限的时间内，审核员合理运用审核技巧、充分应用专业知识，对受审核方的管理体系做出最接近实际的诊断，同时尽可能为受审核方识别出有价值的改进机会。

本文主要结合审核实践谈谈笔者对提高审核有效性的几点感受。

[size=1em]1、充分的审核准备

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大多数情况下，受审核组织对于审核组来说是完全陌生的，即使生产同样类型产品的企业也会存在着明显的差别，要在短短的几天内对一个陌生组织的管理体系运行状况作出客观、公正的判断，的确是审核组面临的一个挑战。审核组须根据每一个企业的实际情况，合理安排审核路线、明确审核重点。为此，审核组必须做好充分的审核准备工作，对受审核组织作初步的了解，收集足够充分的信息，如组织结构、职能分配、运营方式（如生产外包、淡旺季、轮班生产等）、工艺流程、产品特点（如结构、关键原料、关键特性等）、顾客结构、相关的法律法规等，确保审核计划的针对性。举例来说，同样是机械制造企业，某些企业的核心竞争力在研发，而大部分加工过程由外协完成，审核时就应重点关注外协过程的管理；某些产品（如啤酒等季节性消费品）的生产有着很明显的淡、旺季，在策划审核时就应分别关注其淡旺季的运作控制情况；某些活动（如城市管网测漏）由于特殊的原因只能在夜间进行作业，只在白天安排审核工作显然就不够了。

[size=1em]2、重视对领导层的审核

领导作用是八项管理原则中重要的一条，领导作用能否很好地发挥对组织的管理体系能否得到有效的实施至关重要，因此在每次审核时，我们应备加关注对领导层的审核工作。然而现实中我们经常看到的情况是，要么企业领导避而不见（有的审核组乐得如此，甚至是期望如此），要么就是审核员按照标准条款问一遍就草草结束，大家都感到索然无味。长此以往，就会造成企业的最高管理者游离在认证审核过程之外，甚至抵触认证审核工作。

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应如何实施对企业领导层的审核呢？对领导层审核的主要目的在于三方面：一是了解管理者对于管理体系的认知、参与程度；二是对组织状况的一次全面深入的了解，为审核工作提供更多的信息和线索；三是观点和理念的碰撞与引导，为管理者提供思路。

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为了达到上述审核目的，我们可以战略规划、发展目标、企业文化、经营绩效、标杆比较、管理困惑、变化情况（如组织结构、顾客群、产品结构等诸多方面）等为切入点开展审核工作。利用这些线索开展审核获得的审核发现往往更容易获得管理层的认可。

[size=1em]3、关注信息流管理

在组织的运作过程中，存在着看得见的物质流和看不见的信息流，而信息流是否畅通、有效会直接影响物质流管理的效率和效果。正因为信息管理如此重要，GB/T 19001标准专门明确了管理要求。根据质量的定义，可以知道顾客的要求是质量管理的基础，所以审核员在审核时应特别关注有关顾客要求的信息是否准确、及时、防失真地传递并且有效地予以转化，比如销售合同的信息如何传递给生产、质检等部门，生产部门的需求如何传递给采购部门等等。

笔者曾经审核过一家专门为某知名空调厂家生产铜管的企业，以往该组织与该空调生产厂签订的合同中都规定产品按照国家标准交付，但在新年与其签订的合同里，相关的产品标准修订为该空调厂的企业标准，部分指标如扩口率等比国家标准有所提高，但笔者在审核时发现检验部门并不知道相关的信息，仍然按照国家标准实施判断，这就极大地增加了不合格品被交付的风险。

又比如某工厂与客户签订的合同中明确了连续两批供货产品的某指标波动应控制在0.8%以内，但是该要求并未能传递给负责发货的部门；进一步的审核发现，该公司目前的管理方式还不能识别库存产品的该项指标的结果，也就不能有效地保证供货要求。以上问题的提出，促进了该企业产品追溯系统的完善，也极大地避免了可能的客户投诉。

[size=1em]4、高度敏感、关注细节
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“细节决定成败”，但在实践中，恰恰有很多关键细节为企业的管理者所疏忽，给组织带来极大的风险。因此，审核过程中关注细节，对保证审核的有效性、规避风险具有十分显著的作用。当然这里的细节不是婆婆妈妈的琐事，而是指可能对质量等具有影响的细节，这就要求审核员具有高度的敏感性。

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笔者在审核某银行的监控管理时，银行方面介绍了一项监控改善措施——将原来的黑白影像变为彩色影像，并且还增加了录音功能，该项措施的确不错。但图像变成彩色、增加了声音资料后，存储数据量相应增大，在这种情形下原有的硬盘容量是否够大？通过现场调阅，发现目前资料保存时间只能达到20天，不能满足法定的管理要求。

随着科学技术进步以及企业管理水平的不断提高，提升认证审核的有效性将是一个持续永恒的话题。“工欲善其事、必先利其器”，唯有不懈学习、努力提升自己的能力水平，方可从容地应对未来的审核挑战。

来源：《中国认证认可》杂志

lajiao

说的很好！！审核员的自身素质是前提；审核组沟通顺畅是基础；组长领导力是保证。

baher54

谢谢分享

emeipengxu

审核有效性建立在专业的基础上，人是根源，非专业的审核员就是危险源