如何简洁有效的开会？高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点

wxsunhao

如何简洁有效的开会？高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点
0 ~3 ~4 a; U" c* o6 D8 Z
驻厂咨询 朗欧咨询 2023-03-08
9 H/ V8 A  D. {5 z9 Q) B+ H

会议

导读：只要你在一个组织内，就离不开会议。会议的目的有四：①内部沟通；②统一思想；③解决问题；④分配任务。很多企业/管理者不会组织会议，领导心血来潮的召集，大家稀里糊涂的参加，会上不着边际的讨论，最后一头雾水的结束。这样的会议纯属浪费时间！

网上看过一个万达公司会议的小视频，非常令人震撼。上百人的会议，几分钟内全部就位，会议结束后几分钟内又迅速离场。会议前，连摆放矿泉水的位置都用绳子定位校准，一条直线，整齐划一。董事长王健林时间观念跟强，说一个小时就一个小时，时到即止，绝无拖延。

那么，如何组织会议，才能做到简洁高效呢？

$ d* u1 c+ L. ?, T$ v; r/ C
+ \5 p) q, o: E
3 j* z: g$ _, D" g; ]

1、 高效会议的三大核心词

1、时间。

会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间。

1 \3 f! N+ F2 h( h

①召开时间

0 {7 r3 D+ V* Q; @- Z. m) o

②严格守时

8 h  T0 u  g$ T3 K

③发言时间

④会议时长。

7 m3 ?0 @5 V& d3 ?- g

2、准备。

军事上，不打无准备之仗，否则必然失败。管理上，不开无准备之会，否则必然无效。

3、结果。会议的目的是解决问题，所以不能议而不决，所以，必须有决议、有追踪、有结果、有考核。

1 _% ^) `9 J3 T" Y  l

2、高效会议的“三个零”思维

5 |# ?7 d! P% x6 M. m( B# M

1、只开会+无决议=0。核心是“议要要决”，会上明确谁来干、什么时间完成。

2 F9 H) m9 E) \9 Y2 b& s: l

2、有决议+不执行=0。核心是“决而要行”，责任单位要制定实施计划并落实。

3、有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”，按时间节点跟踪，并验证和反馈结果。

% U% W5 l+ W7 Q

3、高效会议的四个支柱

# e5 ^% \& c9 D1 Z) `6 w/ B& C

1、制度。必要时，可以制定会议管理的制度，明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。

2、规则。会议是为了议事，所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。

- i7 ?$ L* w5 \' X7 K; E

3、闭环。会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。

4、培训。为了提高会议效率，需对员工进行“会议训练”，比如，如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。

- v& r3 k1 @- u: y  l9 P  _

4、 高效会议的10大要点

1、提前会议通知。会议一定要提前通知，方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。

2、确定会议议题。会议就是为了解决问题，所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会，到了会议室再开始思考，这样的会议绝对没有效果。

# n1 T: A& y) o# Z9 r; x( \  D3 m: s! q6 G

3、明确会议议程。议程，就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚，大家就不是“听会”，而是“议会”，会议效率会大大提升。

4、准备会议资料。会议之前，一定要将与会议议题有关的背景资料准备好，并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样，会议才能有的放矢、保证效果。

5、准备情况确认。为保证会议效率，会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认，确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常，及时向领导汇报。

6、申明会议纪律。我在国企的时候，有一次生产副总主持会议，一个车间主任迟到，副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要，这是高效会议的最基本要求。

7、掌握会议节奏。会议为什么开不好？主要是主持人掌握不好会议节奏，让会议偏离了主题。要在明确会议时长，限定发言时间，提醒围绕主题，解决观点冲突等方面下文章。

/ g4 f$ r  S8 _+ Z6 V! ]

8、形成会议决议。会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果，最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。

7 i( g9 m; A" f$ ~5 ~

9、整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要，并最晚于会议结束后第二天，经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。

9 T* S% `9 b- c9 ?2 H! R# h

10、决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处，领导应指定专人（比如秘书）进行跟踪、检查和验证。周期性的会议（如周例会），应通报跟踪结果。

3 |4 J2 L: X1 j' ~6 [2 E* ?9 Z2 U

幼儿园

需要形成决议的重大问题，领导需要会前与有关人员作充分沟通，形成大致统一的共识。