会议
导读:只要你在一个组织内,就离不开会议。会议的目的有四:①内部沟通;②统一思想;③解决问题;④分配任务。很多企业/管理者不会组织会议,领导心血来潮的召集,大家稀里糊涂的参加,会上不着边际的讨论,最后一头雾水的结束。这样的会议纯属浪费时间!
网上看过一个万达公司会议的小视频,非常令人震撼。上百人的会议,几分钟内全部就位,会议结束后几分钟内又迅速离场。会议前,连摆放矿泉水的位置都用绳子定位校准,一条直线,整齐划一。董事长王健林时间观念跟强,说一个小时就一个小时,时到即止,绝无拖延。
那么,如何组织会议,才能做到简洁高效呢?
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, N0 U0 y4 D; ` 1、 高效会议的三大核心词
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1、时间。
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会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间。
7 M; O& w4 b9 }) f" D①召开时间
4 p4 N2 ?% Q, n2 i d' E②严格守时
! A& R2 i8 h- s+ R5 y' ?③发言时间
* y0 |! y1 X+ q# e0 L( x④会议时长。
* m3 J% H p2 j& O8 e' @4 w L2、准备。
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军事上,不打无准备之仗,否则必然失败。管理上,不开无准备之会,否则必然无效。
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3、结果。会议的目的是解决问题,所以不能议而不决,所以,必须有决议、有追踪、有结果、有考核。
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2、高效会议的“三个零”思维
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1、只开会+无决议=0。核心是“议要要决”,会上明确谁来干、什么时间完成。
, N" v' \( u( O2、有决议+不执行=0。核心是“决而要行”,责任单位要制定实施计划并落实。
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3、有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”,按时间节点跟踪,并验证和反馈结果。
+ [, z" [5 m7 O; [- p s6 }$ a3、高效会议的四个支柱
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1、制度。必要时,可以制定会议管理的制度,明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。
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2、规则。会议是为了议事,所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。
. N5 o/ [2 O; _) K& D4 Y* @3、闭环。会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。
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4、培训。为了提高会议效率,需对员工进行“会议训练”,比如,如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。
- x6 d2 u* R: {; f6 s) ~4、 高效会议的10大要点
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1、提前会议通知。会议一定要提前通知,方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。
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2、确定会议议题。会议就是为了解决问题,所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会,到了会议室再开始思考,这样的会议绝对没有效果。
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3、明确会议议程。议程,就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚,大家就不是“听会”,而是“议会”,会议效率会大大提升。
1 f) A" U: e$ @8 {; ~# I* d A4、准备会议资料。会议之前,一定要将与会议议题有关的背景资料准备好,并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样,会议才能有的放矢、保证效果。
6 Y/ {! i5 p: g5、准备情况确认。为保证会议效率,会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认,确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常,及时向领导汇报。
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6、申明会议纪律。我在国企的时候,有一次生产副总主持会议,一个车间主任迟到,副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要,这是高效会议的最基本要求。
% e6 e, y: q1 {/ _7、掌握会议节奏。会议为什么开不好?主要是主持人掌握不好会议节奏,让会议偏离了主题。要在明确会议时长,限定发言时间,提醒围绕主题,解决观点冲突等方面下文章。
# f' b; d0 {2 }3 }8、形成会议决议。会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果,最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。
( b( n# N& Y( c2 K. U9、整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要,并最晚于会议结束后第二天,经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。
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10、决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处,领导应指定专人(比如秘书)进行跟踪、检查和验证。周期性的会议(如周例会),应通报跟踪结果。