关于不符合项原因分析的力度的讨论

好好想想

前段时间楼主所在的工厂在审核时开了一条不符合项，我做的原因分析被审核老师一顿DISS
讲一下背景：作业指导书里有明确要求火花机在生产前要进行功能检查，但是没有配套的表格记录功能检查的结果。审核到这里的时候，生产部门提供了《火花机使用记录表》，这里记录的内容有限，只能体现检验了15个点。并没有其他的表格能够证明进行火花机功能检查了，仅有这个表和火花机有关。
所以在分析原因的时候，我们就围绕这个表格的设计本身有缺陷去分析的，没有要求填写的栏目，员工就不会去填写。并且实际上生产的员工对火花机功能检查本身就不了解，质量部的检验员的理解也有偏差，他们都是以为生产过程中不报警就说明电缆没有问题（这是与质检和工人明确沟通后得知的）。分析问题的时候不想暴露这方面的真实原因，也不想把问题复杂化，所以就把原因分析往表格设计不合理，且未经评审即投入使用的方面去分析了。但是审核老师不认可，她给的“答案”是说由于员工疏忽未能及时在《火花机使用登记表》填写当天的检查记录，整改措施就是对员工进行文件要求的培训。哎……可是我们的《火花机使用登记表》就没有相应证明进行功能检查的栏目啊，怎么能把问题只归结在员工疏忽上面呢
, A" H$ W7 p' C: d* _7 [2 f( ?" L客户审核的时候，都要求我们要针对问题做5WHY分析，不要总是一审核出问题就怪员工没有执行好，弄点培训记录就相当于整改完了。怎么到了第三方审核这里，反而要求我们这样做呢真是搞不懂了……
PDCA，P有问题不去分析，只能是D有问题吗？
: `& K* R+ Y0 ~# i

幼儿园

火花机产品说明书有检查要求，企业定时(期)进行检验，
防止因该机器(具)失效，不合格产品(电线)混过去了。

一剑封喉

这个机构的审核员有问题，应该回炉再造

好好想想

一剑封喉 发表于 2022-6-21 13:24
+ D6 t; I; J* r这个机构的审核员有问题，应该回炉再造

这位老师说话很不客气了，微信聊天记录里问我：“你做过整改吗？画蛇添足，写太多了，晕死了。”给我搞糊涂了，其他的三方老师和客户，都是跟我们说要做“根因分析”，不要原因分析的太表象，到她这里就是不能太深挖

好好想想

最近还遇到一个问题，公司上一年度三方审核的时候，有一个建议项是“2021年管评主持人为管代，建议以后由总经理主持管评”。客户今年来审核的时候问我这个建议项怎么看，我说去年我不在，不清楚当时什么情况，客户说不管去年的，就问我看到这句话我是怎么想的，我说：“标准要求最高管理者要在规定的时间间隔内组织管理评审，最高管理者是指指挥和控制组织的一个人或一群人，我们的管代就是总经办的一员，实际中也负责公司的常务，所以我觉得管代主持没有什么问题，不懂当时为什么审核老师要这样写。”客户说：“咱们想法一致，这是什么审核老师，要是我当场就堵回去。”虽然客户说和我的想法一致，但是我还是不能非常肯定是我想的没问题还是审核老师其实是对的？
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一剑封喉

好好想想：
* ~  E: }' A6 P6 R我们自己的文件里没有规定要形成记录。但是审核老师说需要形成记录，否则不能证明是否在生产之前做过功能检查。

; x) B5 ~6 ]% N& x  i( }0 C这位审核员估计忘了，你的审核准则是什么。难道你认为的东西（私货）也可以作为审核准则强加给被审核企业么？
2 `& m! M, |  V3 }! y& Z这位审核员知道不符合的定义吗？希望楼主能把她提出的不符合项报告的具体内容展示给大家，看看她给出的审核发现是什么？对应的审核准则要求是什么？不符合的事实描述又是什么？

幼儿园

有的表单就是形式，例如，“设备维护保养记录”，每天由操作人员打一个“勾”。
火花机维护要求可能也是属于此类形式要求吧？
" z, b6 G; Q  D$ w8 S——为什么审核员不相信操作人员的回答，一定要他们提供打“勾”式的记录呢？
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一剑封喉

好好想想 发表于 2022-6-22 13:42
这位老师说话很不客气了，微信聊天记录里问我：“你做过整改吗？画蛇添足，写太多了，晕死了。”给我 ...

这种审核员往往是机构的赚钱工具，半桶水晃荡通常却自我感觉都很好。

好好想想

一剑封喉 发表于 2022-6-23 13:49
. J* m: r7 p" v  ], o" W# Q% {这种审核员往往是机构的赚钱工具，半桶水晃荡通常却自我感觉都很好。

6 y. X4 P; c" Y( R. k+ |. P哎……我刚考过QES，目前开始实习了，下周进行第一次实习审核。希望自己能遇到有水平的老师，真正学到本事，以后更好的服务企业。

牛角尖

好好想想 发表于 2022-6-23 14:03
哎……我刚考过QES，目前开始实习了，下周进行第一次实习审核。希望自己能遇到有水平的老师，真正学到本 ...

0 ~( w# J5 H+ [) K说点看法，
1.从案例分析看，这应该是监督审核。否则不会无端地延迟1个半月。
2 R7 w' y, X( Q8 k4 V2.平心而论这个审核员还有点水平的，审核时能够发现一个设备没进行功能检查的问题。设备维护的依据之一是设备说明书的有关维护规定。审核员能发现这个问题，要么专业很熟悉，很多方面还超过了操作人员。要么掌握了查看使用说明书的审核技巧，从这点看应该是名有经验的审核员
3.设备是否按照说明书使用前进行了功能检查。其证据不一定非得要有检查记录。但要有实施检查的证据。审核员审核时应该是做了些工作的。如，与操作人员沟通等。一旦发现操作人员的表示没有做过这一项工作，又没有其他合理的解释。审核员认为企业对该设备没有进行功能性检查，是有道理的。至于不合格报告的措辞，这个不重要。
7 v8 c  o8 g5 K. Y4.从楼主处理结果看，基本合理，抓住了要点。提出的纠正措施是改善现有的记录表格增加功能检查的内容。审核老师当时没有提出异议，应该也是赞同的。
. T* B4 ^! X- f& z. k5.问题是一个半月后翻出了这件事。这应该是这个问题在机构里某个层次提出质疑。审核老师受到了批评，并导致对楼主迁怒发了一通火。
0 ]: }- O9 T3 F' T' M  i6.审核老师发火的实质原因可能是不符合关闭没有提供整改培训记录。从楼主提供的信息“...并且实际上生产的员工对火花机功能检查本身就不了解，质量部的检验员的理解也有偏差，他们都是以为生产过程中不报警就说明电缆没有问题（这是与质检和工人明确沟通后得知的）。”。还真的需要组织一次培训。
1 v+ O0 y# |& P0 ~  g7.事情已经过去了。不愉快的事情我们扔到一边。只要看到我们的工作实实在在地得到改进就十分欣悦了。大家说是这样吗？
) h+ x7 p' K& L0 M2 @6 r" d

幼儿园

对上面的总结，先谈一点看法：
) c# M/ i8 l& N' B6 e8 X9 @2、…审核时能够发现一个设备没进行功能检查的问题。设备维护的依据之一是设备说明书的有关维护规定。审核员能发现这个问题，要么专业很熟悉，很多方面还超过了操作人员。要么掌握了查看使用说明书的审核技巧，从这点看应该是名有经验的审核员
! Q0 R8 q/ ]1 r- G! b, R而楼主是说：讲一下背景：作业指导书里有明确要求火花机在生产前要进行功能检查，但是没有配套的表格记录功能检查的结果。
! U) S+ l" i! R2 k0 M& [1 m——楼主的介绍背景根本没有说到使用说明书，怎么称“平心而论这个审核员还有点水平的”？审核员能发现这个问题，…有点莫名其妙。
——使用说明书怎么规定火花机功能检查的要求、检查频率和要不要做检查记录？“使用说明书”是不是和企业的“作业指导书”不一致？，这些关键问题，审核员说了审核意见了吗？——没有这些关键内容，怎么体现审核水平呢？？

hacker2k

' k2 F) Q* B/ p" e2 n3 l- s
0 ~; F0 ^5 S- l& \0 n借贴子请教下各位老师，老板注册了两家公司名字，分别为广东省XXX有限公司，中山市XXX有限公司，
在实际的生产运营过程中，也是一套班子在运作，体现出来不一样的点只有在财务结算是盖的章不一样，供应商送货也是写XXX有限公司，那体系文件可以只写XXX有限公司吗，共用一个抬头，以及各种表单记录文件。
-6/25 目前正在做节能认证的产品，代理机构查资料一定要抬头和营业执照统一，而我们用XXX有限公司抬头已经运行半年多了，所有的一切资料都是这样，如果不改的话，站在节能认证审核的老师角度这样能过吗
3 J, a4 d  [/ ~

一剑封喉

牛角尖 发表于 2022-6-23 23:55
说点看法，
: A* t, F, W; h$ g% K6 @2 R1.从案例分析看，这应该是监督审核。否则不会无端地延迟1个半月。
2.平心而论这个审核员还 ...

5 G# A( K' K/ t- c( o$ N% j& _/ n请你回答以下几个问题：
& k# f, f8 C& q. e" v; x- B! H1、什么是不符合？定义是什么？
- R( ~- \& u% z; \! N+ G2 V/ |9 k2、这位审核员给企业开具的不符合事实是什么？按照楼主的描述，大致意思是：
火花机作业指导书明确要求在生产前要进行功能检查（但未规定必须记录功能检查结果），但这位审核员发现，企业未能提供火花机在生产前进行了功能检查的记录证据，因此开具了书面的不符合项报告（理由是没有检查记录就不能证明是否在生产之前做过功能检查），要求企业整改。
请问，企业不做火花机在生产前功能检查的记录，违反了哪项审核准则要求？请具体说明此项要求是什么。3、你说：这位审核员“审核到这一步也算不错的。提出记录的要求也无不道理。” 作为一名第三方认证审核员，有权利向企业提出必须增加某项过程运行的记录要求吗？提出这项要求的依据是什么？你恐怕是把认证审核与管理咨询混为一谈了吧！
$ j! F/ l6 s" M* o& E/ N) {
$ ?% K, X$ F( E0 w( _

幼儿园

“就是这样，审核到这一步也算不错的。提出记录的要求也无不道理。” “因此开具了书面的不符合项报告（理由是没有检查记录就不能证明是否在生产之前做过功能检查）”
% G" X' C5 h$ w' C——括号内这个说法是“理由”吗？
——用这样“理由”开不符合项，能说“就是这样，审核到这一步也算不错的”吗？
5 Z" d. ~/ I6 e- w——火花机在生产前做一下功能检查，这是指什么呀？

一剑封喉

最无能的 “审核员” 就只会查些设备点检记录，而不去关注过程运行受控情况，更不会去关注产品和服务的合格情况。开出不符合，无脑要求企业提供培训记录，只要有了记录就万事大吉，一关了之。

牛角尖

一剑封喉 发表于 2022-6-24 10:55
请你回答以下几个问题：
1、什么是不符合？定义是什么？
" ~( ^% f9 a8 T0 j. [2、这位审核员给企业开具的不符合事实是什么？ ...

/ [% j' P# ]- t1 U6 Q/ r$ i3 K" Z看清楚原贴，审核员只根据没记录判的不符合吗？提出建立记录有什么不对，企业也根据提议在这方面做出改进。当时并没有发生不愉快的事。在一些人看来只要没有记录的要求，事情就可以不做，就不能开不符合，只要发现事情没做只能判在没有记录。原贴要看清楚。另外设备维护的点检记录是通行且简洁有效的记录方式。我们的审核文件不就是点检式的勾选吗？如：文件审核报告。首末会议发言提纲。还有一些3C的工厂检查表就是勾选的。

牛角尖

一剑封喉 发表于 2022-6-24 11:29
最无能的 “审核员” 就只会查些设备点检记录，而不去关注过程运行受控情况，更不会去关注产品和服务的合格 ...

这就奇怪了，你审7.1.3不去查设备点检记录，去关注过程（生产过程）受控情况干什么，都不是一个条款要求的，审核内容也不是一个范畴。外行呀

一剑封喉

牛角尖 发表于 2022-6-24 13:46
看清楚原贴，审核员只根据没记录判的不符合吗？提出建立记录有什么不对，企业也根据提议在这方面做出改进 ...

6 f% e: y6 U$ F2 r那就请你明白无误地告诉大家，这位审核员判定的不符合项的事实是什么？依据的要求又是什么？别支支吾吾，语焉不详。

牛角尖

幼儿园 发表于 2022-6-24 11:13
) h4 h+ `; V) z7 A/ Z( `7 \6 @& Z“就是这样，审核到这一步也算不错的。提出记录的要求也无不道理。” “因此开具了书面的不符合项报告（理 ...

无非是确认设备能不能用，好不好用。如果后续生产加工未出现批量不合格品，就能证实设备功能正常。---你的风险意识怎么这么差，等出现批量不合格品时，黄瓜菜凉了

牛角尖

% ]6 D5 c$ _' Y; p

一剑封喉 发表于 2022-6-24 14:00
那就请你明白无误地告诉大家，这位审核员判定的不符合项的事实是什么？依据的要求又是什么？别支支吾吾， ...

6 K" ]/ s- B  L. u% s6 \没有进行功能检查，这就是事实，通过沟通了解到的，了解到这些情况很难吗？复制前面一段话“3.设备是否按照说明书使用前进行了功能检查。其证据不一定非得要有检查记录。但要有实施检查的证据。审核员审核时应该是做了些工作的。如，与操作人员沟通等。一旦发现操作人员的表示没有做过这一项工作，又没有其他合理的解释。审核员认为企业对该设备没有进行功能性检查，是有道理的。至于不合格报告的措辞，这个不重要。”

一剑封喉

牛角尖 发表于 2022-6-24 13:46
- ]9 [* z  R9 n. o5 U看清楚原贴，审核员只根据没记录判的不符合吗？提出建立记录有什么不对，企业也根据提议在这方面做出改进 ...

好好想想：
我们自己的文件里没有规定要形成（功能检查）记录。但是审核老师说需要形成记录，否则不能证明是否在生产之前做过功能检查。

如果你不瞎，看看楼主补充说明了什么。

一剑封喉

牛角尖 发表于 2022-6-24 13:53
这就奇怪了，你审7.1.3不去查设备点检记录，去关注过程（生产过程）受控情况干什么，都不是一个条款要求 ...

% p+ q& u3 Q: X$ o" O说你是审核白痴，一点也不会冤枉你！
7.1.3   基础设施
+ I' J$ c* w1 u5 b% G* z组织应确定、提供并维护所需的基础设施，以运行过程，并获得合格产品和服务。

牛角尖

一剑封喉 发表于 2022-6-24 14:11
说你是审核白痴，一点也不会冤枉你！
; B, p; U9 p6 R, L7.1.3   基础设施
0 G& v* C# ^, r7 [/ u. G6 X0 L2 A  {1 _组织应确定、提供并维护所需的基础设施，以运 ...

查用以生产合格产品设备的点检记录，不对吗？企业拿出一大推这样的记录，我会很高兴，马上抽样记录。不对吗？

一剑封喉

牛角尖：没有进行功能检查，这就是事实，通过沟通了解到的。
( I6 [& W* ~7 `好好想想：我们自己的文件里没有规定要形成（功能检查）记录。但是审核老师说需要形成记录，否则不能证明是否在生产之前做过功能检查。
6 v' U" i3 B' @" |2 L! W4 q好好想想：所以在分析原因的时候，我们就围绕这个表格的设计本身有缺陷去分析的，没有要求填写的栏目，员工就不会去填写。并且实际上生产的员工对火花机功能检查本身就不了解，质量部的检验员的理解也有偏差，他们都是以为生产过程中不报警就说明电缆没有问题（这是与质检和工人明确沟通后得知的）。分析问题的时候不想暴露这方面的真实原因，也不想把问题复杂化，所以就把原因分析往表格设计不合理，且未经评审即投入使用的方面去分析了。但是审核老师不认可，她给的“答案”是说由于员工疏忽未能及时在《火花机使用登记表》填写当天的检查记录，整改措施就是对员工进行文件要求的培训。【没有进行功能检查，补检查记录就能证明做了功能检查，你是这个逻辑，是吗？如果是，更证明你是个如假包换的审核白痴。】

一剑封喉

牛角尖 发表于 2022-6-24 14:19
查用以生产合格产品设备的点检记录，不对吗？企业拿出一大推这样的记录，我会很高兴，马上抽样记录。不对 ...

我说这位审核员应该回炉再造了，也说你们半斤八两。
你不服。看了你上面的回复内容，我发现我大错了。
你的确不用回炉再造，没那必要，浪费能源。

牛角尖

一剑封喉 发表于 2022-6-24 14:19
8 e0 V; K# y4 K& q9 e牛角尖：没有进行功能检查，这就是事实，通过沟通了解到的。
6 Q/ l4 h5 m9 A8 q* I好好想想：我们自己的文件里没有规定要形成（ ...

! \9 s& s6 e2 m* h* e0 m3 `当时是认可的，后来1个半月后不认可了，还说些气话，

牛角尖

一剑封喉 发表于 2022-6-24 14:30
我说这位审核员应该回炉再造了，也说你们半斤八两。
5 w6 T3 h0 `' y你不服。看了你上面的回复内容，我发现我大错了。
5 k# q1 [* e5 @6 W8 e; l ...

你的意思不查用以生产合格产品的设备，而是去查打印机。或什么设备都不查，去查不合格品有多少？

牛角尖

还是要说一下，这种情况整改时，不仅仅是改善表格，还是要安排有个培训，内容你应该是清楚的。主要学习具体的操作文件。手册、程序等以后再说

一剑封喉

好好想想：审核已经过去有段时间了，当时就提交了不符合的原因分析和整改措施，老师没有回复，我以为是没有问题的。后来过了一个来月，老师突然找我说之前的原因分析不行，她把一段话发给我让我按这个要求重新填写并提交证据。
上面的做法是公然违背审核员行为准则的逼良为娼行为，这里居然还有人为这样的审核员及其行为公开辩解，无语。

niuge

看到大家讨论问题，一点点感想：
1.太容易情绪化，无论讨论问题还是日常审核，这是忌讳的，要尽可能要避免，因为一情绪化，怒令智昏，就不能客观；
2.其次关于管理和审核实践的问题，不能单纯理想化，过分扣字眼，这样容易发生审核偏离目的；
7 l* ?  H( R) w  A0 P3.设备管理，从体系标准的角度讲没有过分的记录要求，六个字提供确定维护，但要做好不容易。从老一辈的管理实践角度讲，很多关键、核心、重要的设备管理，都是要求做记录的，通常的记录表单有台账、履历、维修保养记录，为什么这么做呢？主要是通过这些记录有时能发现问题所在，为设备管理或过程控制提质增效降低成本提供支持，所以对于大型、关键、重要、核心、昂贵的设备，记录是非常重要的，因为记录的成本相对于设备问题导致的损失而言是不足论的，反过来对于一些次要的、非关键的、不重要的、不值钱的设备，我们完全可以不做太多的记录，坏了就扔换新的，所以这就需要对设备分类，依据风险管理的思维，考虑成本与效益，统筹规划相关制度与流程以及表格，比如设备点检表，弄成打钩的形式，尽可能减少记录的时间成本，这个打钩表格可不可以没有呢？这要看企业实际情况、设备的具体情况，有的企业人员素质极高，完全具备自觉的良好素养，这时点检记录有时没有，只要设备维护保养是好的，没有问题。相反在一些人员素质差的企业，关键设备如果点检表都不记录，容易导致一线人员干脆点检都省略了，长此以往不利于优良素养的形成。综合来看设备要分类管理，制度要因地制宜，记录要适度保留。作为审核员，扣字眼是基本功，研究“法条”是长期的必修课，但更多的还是要从管理实践出发，学修并重，理论与实践互动，这样对于提高专业能力也是好的。