“组织的知识”要不要成为“成文信息”？

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“组织的知识”要不要成为“成文信息”？

先查阅标准相关条文：

7.1.6  组织的知识

组织应确定必要的知识，以运行过程，并获得合格产品和服务。

这些知识应予以保持，并能在所需的范围内得到。

A.6成文信息

若本标准使用“信息”一词，而不是“成文信息”（如在4.1中“组织应对这些内部和外部因素的相关信息进行监视和评审”），则并未要求将这些信息形成文件。在这种情况下，组织可以决定是否有必要或适合保持成文信息。

——“组织的知识”应该也是组织的一种“信息”，标准7.1.6要求，“这些知识应予以保持，并能在所需的范围内得到”…。虽然标准并未明确要求将“组织的知识”形成文件，但为了保持这些“组织的知识”，并能在所需的范围内得到。组织应该考虑这些“组织的知识”是否需要形成文件。

再看标准的A7“组织的知识”：…“引入组织的知识这一要求，其目的是：a）避免组织损失其知识” 如：——由于员工更替；——未能获取和共享信息，…。

——鉴于这个“损失其知识”风险，对大多数组织来说，这些“组织的知识”不能再停留在“口口相传”状态，而是需要将它们转换为“成文信息”。这样做，对“组织的知识”的保持和传递应该是比较有利的，并降低了“组织的知识”丟失的风险。

——组织这种将“组织的知识”形成成文的需要，正是符合标准7.5.1 b) 条 说的“组织所确定的、为确保质量管理体系有效性所需的成文信息”的要求。
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一家观点，抛砖引玉，欢迎各位点评讨论。
你们单位是如何管控“组织的知识”的？

lshj1943

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组织知识不一定要形成“成文信息”。

什么叫“成文信息”？按照GB/T 19000-2016的规定，成文信息是“组织需要控制和保持的信息及其载体”（该标准3.8.6）。

信息的载体可以是纸张、磁性的、电子的、光学的计算机盘片、照片或标准样品，或它们的组合。

“信息及其载体”是什么？GB/T 19001-2016的3.8.5条款的规定：“文件是信息及其载体”。

所以，成文信息就是“组织需要控制和保持的文件”。

组织知识是不是一定要形成“成文信息”呢？

请看国家标准GB/T 23703.7-2014《知识管理 第7部分 知识分类通用要求》5.6.1条款表2“按知识载体形式划分知识类型”的规定。如下图所示。

其中B“音频”、C“视频”、D“图形/图像”、E“电子文档”、F“纸质文件”、G“实物”，这些都可以是成文信息的载体。唯独A——人员，不是成文信息的载体，而却是知识的头等载体！

所以：组织知识不一定都要（或都能）形成“成文信息”。

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    在体系管理中如您所说“成文信息”就是“组织需要控制和保持的文件”。 7.1.6  “组织的知识”：组织应确定必要的知识，以运行过程，并获得合格产品和服务。这些知识应予以保持，并能在所需的范围内得到。它也正是“组织需要控制和保持的文件”。鉴于“组织的知识”的特征与“成文信息”定义完全吻合，所以“组织的知识”它应该可以成为“成文信息”。
虽然，不是说 “组织的知识”100%都必须转换成“成文信息”，但大多数“组织的知识”应该尽可能转换成“成文信息”。这样做有利于实现标准说的“这些知识应予以保持，并能在所需的范围内得到”。
——例如，医院某中医有独特的药疗知识，如果这属于医院的知识，那么就不宜停留在“口口相传”，这种“师傅带徒弟”方式上，很容易失传或部分失传，自古至今，中医治疗技术(配方)因人员流动或亡故而失传的事例真的不少。
    为了避免“组织损失其知识”，根据ISO9001标准0.3.3基于风险的思维，组织应该尽可能将个人脑子中保存的“组织的知识”转换成“成文信息”。我们国家组织抢救各种各样非物质遗产就是将全民族的知识转换成“成文信息”，是为了给予“非遗”的保持和传承。(有文字记载，拍成影像，给予录音的…等等)都是“成文信息”了。
' G  L8 X0 d; g( I4 r
4 a0 K8 g5 @8 K( j& u——当然，无论是“组织的知识”，还是“个人的知识”：都应该得到保护，那是另外讨论的话题，这儿不址啦。

一剑封喉

lshj1943 发表于 2022-3-6 06:38
组织知识不一定要形成“成文信息”。什么叫“成文信息”？按照GB/T 19000-2016的规定，成文信息是“组织需 ...

完全同意。
“组织的知识”要不要成为（应为：形成）“成文信息”？
回答这个问题，首先要搞清楚楼主希望基于什么来讨论。
6 s: s* M3 n/ |% t" r! e基于9001标准要求的话，标准没有提出这样的要求，那就是：标准未要求“组织的知识”必须形成“成文信息”予以保持。如果组织认为有必要必须将其所有“组织的知识”形成“成文信息”予以保持，那就按自己的规定执行好了。不过，鉴于“组织的知识”的内涵和外延过于宽泛，这样的规定恐怕是很难得到严格执行的。只能徒增烦恼罢了。
& U/ U( L  A* A/ Y5 z' g5 z如果是基于楼主自己的想法的话，楼主已经陈述了很多自己的观点，我就不再赘述了。

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“标准未要求“组织的知识”必须形成“成文信息”予以保持。”——这毫无疑问。
) M" U6 p8 W3 U; p. M7 n  C但是组织怎么样做，有利于“组织的知识”的保持，并能在所需的范围内得到”？——这是需要讨论的问题。
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5 m/ s: I2 {! y6 O" P1 C楼上帖子问“首先要搞清楚楼主希望基于什么来讨论”？
5 U8 U* A4 M, l( I——基于ISO9001标准0.3.3基于风险的思维，依据“6.1应对风险和机遇的措施 6.1.1在策划质量管理体系时，组织应考虑到4.1所提及的因素和4.2所提及的要求，并确定需要应对的风险和机遇，以：a）确保质量管理体系能够实现其预期结果；b）增强有利影响；c）预防或减少不利影响”的三点要求，以及6.1.2条策划措施的方法要求。

提出“为了避免“组织损失其知识”风险，组织应该根据标准说的应对风险的措施的要求，尽可能将个人脑子中保存的“组织的知识”转换成“成文信息””的观点。

提出这个观点是有标准有关条款要求的，——可供讨论和参考。
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/ Z# W& C7 g6 U" C

lshj1943

“封侯”老师确实“一剑封喉”，关于“组织知识”，关键不在于成没成文件，也不在于如何保存，关键是：“是否有效并高效应用组织知识运行各过程，并稳定获得合格产品和服务”。封侯老师这话太对了！

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( A$ V" p" Y: i" r9 w6 i9 y

一剑封喉 发表于 2022-3-6 13:42
6 m- @" E, }8 E" v+ U: Q8 P完全同意。
  ^/ d( Y+ U4 X% \& [- V' M; E# L“组织的知识”要不要成为（应为：形成）“成文信息”？
* f+ O+ x; R$ I  n( t回答这个问题，首先要搞清楚楼主希 ...

“标准未要求“组织的知识”必须形成“成文信息”予以保持”——这是毫无疑问的，标准没直接说必须。
封喉老师问，“首先要搞清楚楼主希望基于什么来讨论？”——我的立论的依据如下：
6 s) c8 m+ @" s, `1 f是基于ISO9001标准0.3.3基于风险的思维来讨论这个题目的，我们可以根据标准6.1应对风险和机遇的措施， 6.1.1在策划质量管理体系时，组织应考虑到4.1所提及的因素和4.2所提及的要求，并确定需要应对的风险和机遇，以：a）确保质量管理体系能够实现其预期结果；b）增强有利影响；c）预防或减少不利影响，这三点要求，以及根据6.1.2条应对风险的措施策划的方法要求，来考虑问题。
, w) r1 a2 t/ S4 n4 D2 ]) e我于是提出了“为了避免“组织损失其知识”(见A7条文)的风险，组织可以根据标准说的应对风险的措施的要求，尽可能把存放在个人脑子中的“组织的知识”转换成组织的“成文信息”“的观点。
. s( N- h$ _' x0 q& j/ k8 e$ q提出这个观点是依据标准6.1条要求来的，是有的放矢，不是故弄玄虚、哗众取宠的。
# f, i- V- Y. ~1 W6 q——标准虽然没有直接写明“组织的知识”必须形成“成文信息”，但依据标准“7.5.1总则 组织的质量管理体系应包括：a) 本标准要求的成文信息； b) 组织所确定的、为确保质量管理体系有效性所需的成文信息”的规定。是允许组织依据6.1条应对风险和机遇的措施的要求，自己决定哪些“组织的知识”应该形成“成文信息”。
——合适不合适各个组织可以讨论，如果认为把存放在个人脑子中的“组织的知识”转换成组织的“成文信息”，这有利于“组织的知识”的保持、更新和传递，那就可以制定为组织自己的规定，例如，建立“组织的知识”的文档管理制度，明确存档、传递使用以及更新的要求。
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lshj1943 发表于 2022-3-7 08:43
“封侯”老师确实“一剑封喉”，关于“组织知识”，关键不在于成没成文件，也不在于如何保存，关键是：“是 ...

0 z0 g! f/ s! \' ]# \( ]如果不能有效的保持(保护)好“组织的知识”，造成标准A7所指出的“组织损失其知识”，那还谈什么“有效并高效应用组织知识运行各过程，并稳定获得合格产品和服务”呢？
( _7 L, Z" l9 r; h8 L. I" h——忽视了“组织的知识”的过程管理，就达不到最终目的了。保持(保护)好“组织的知识”十分重要。
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一剑封喉

幼儿园 发表于 2022-3-7 09:26
- }8 l" U7 l% s& r( x  e6 l4 E4 P“标准未要求“组织的知识”必须形成“成文信息”予以保持”——这是毫无疑问的，标准没直接说必须。
6 S+ N- l9 F$ ]* C1 E; A封 ...

1 F- G9 ]8 I% e& ]6 {' C! w/ y3 N你自己也讲了：尽可能把存放在个人脑子中的“组织的知识”转换成组织的“成文信息”的观点。
' `! O0 s" M0 M什么是“尽可能”？
; A8 b' Q5 |1 K! K2 `. c为什么不是“全部”？
& A, A/ G( I; X2 m1 j: V有可能把存放在个人脑子中的“组织的知识”全部转换成组织的“成文信息”吗？况且存放在个人脑子中的“组织的知识”还只是组织知识中的很小一部分。

一剑封喉

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幼儿园 发表于 2022-3-7 09:26
: b# T: e6 h9 q0 I. @“标准未要求“组织的知识”必须形成“成文信息”予以保持”——这是毫无疑问的，标准没直接说必须。
( T5 s8 B( N$ B6 _. Q7 Z$ b" A0 g封 ...

2 ^" T4 F+ a# k2 j! W, k) W/ @在确定、保持和获取组织的知识时，组织可考虑:
/ b7 ]$ ~- z' ?  l5 i- k' z7 ua) 从失败、未遂事件和成功中学习；
+ D" \; y# V- f  s' o5 }b) 向顾客、外部供方和合作伙伴收集知识；
3 O5 A9 q1 Q) r/ Hc) 获取组织内部现有的知识，如通过辅导、继任计划来获取；
8 P$ }" A0 J2 r7 I3 Y" \7 Sd) 标杆对比；
e) 内联网、图书馆、研讨会、业务通讯等。
4 c0 U2 L( ]3 g, q$ ~3 V4 U组织的知识可基于：
a）内部来源（如知识产权，从经验获得的知识，从失败和成功项目汲取的经验和教训，获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；
! A2 ]/ r% h9 J- Lb）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。
你能要求企业把上述各方面的“组织的知识”都形成成文信息吗？现实吗？你自己办个企业试试，我按你说的要求来审核你，看看你如何应对我开出的“未将XXX方面组织的知识按规定形成并保持成文信息”不符合？我可以让你无法关闭这个不符合项报告，你信么？
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一剑封喉 发表于 2022-3-7 15:17
你自己也讲了：尽可能把存放在个人脑子中的“组织的知识”转换成组织的“成文信息”的观点。
什么是“尽 ...

! }* c; F5 _0 j+ H: F9 [" ^$ C' a您自己看得很清楚，我是说：“尽可能把存放在个人脑子中的“组织的知识”转换成组织的“成文信息”，没有说过“要求企业把“组织的知识”都形成成文信息。
你却故意歪曲之后，再来责问我：“你能要求企业把上述各方面的“组织的知识”都形成成文信息吗？现实吗？你自己办个企业试试，我按你说的要求来审核你，看看你如何应对我开出的“未将XXX方面组织的知识按规定形成并保持成文信息”不符合？…”
, |# ~, v1 t' a+ Q——这不是在无中生有地“栽赃”，刻意找茬子吗，难道就是这样显示“封喉”的本领吗？
我已经说明了，发表这题目是“依据标准6.1条要求来的，不是故弄玄虚，哗众取宠”，”如果此地不允许讨论“组织的知识”等管理问题，可以直接让编辑删除帖子呵，何必转弯抹角地搞起“封喉”呢？

4 {/ x5 y! ~" ?( G1 h. z" L——再试问一下，如果企业自己有制度规定，“必须将XXX方面组织的知识按规定形成并保持成文信息”，而实际上没有做，需要时，审核员为什么不能开不符合项呢？(注意，不是必需开不符合项)。

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一剑封喉： 睁眼看看你自己确定的讨论题目是啥：“组织的知识”要不要成为“成文信息”？  发表于昨天 23:11

, Y+ n+ g$ |8 K% U7 }——这个题目“组织的知识”要不要成为“成文信息”？仅仅是一个不确定的问题，具体内容有待文章展开讨论的。 但是，这题目怎么经睁眼看看，就可以作为“要求企业把全部“组织的知识”都形成成文信息”的证据了？请问这一步是怎么跨越的？
——这是不是想对别人实行“封喉”的强制逻辑啊？

——你叫人“睁眼看看”的含义大家都能看懂的，你还进一步说别人“你有被迫害妄想症。 发表于 4 小时前”，你这种帖子是不是有网络暴力的倾向啊？？

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! j6 u& |( t+ a# f一剑封喉：“组织的知识”要不要成为“成文信息”？如果你的结论是：要。意味着什么？小学生都懂的道理，你不懂？发表于 6 小时前！
2 V+ E0 k! I- ]- \! j0 d——明眼人都看得出，你真有 “…你的结论是：要”…证据，那为什么要在句子前面加上“如果”两个字呢？你以为加上“如果”两字，就可以把不存在的事变为事实吗？“如果”…说的这不是事实。
——你先用“如果”来假设别人有错，搞个无中生有，然后再以此贬斥别人，这种无中生有的损人手法光彩吗？相信审核人员一眼就能看穿的，你这种企图抹黑本篇文章的心思都是徒劳的。
2 g, C5 n! K4 ^9 D$ }  y7 o(——审核员都懂：用“如果”假设企业有不符合情节，然后给企业开不符合项，这是要给企业骂出来的…，对吗？)
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继续答复，一剑封喉：“组织的知识”要不要成为“成文信息”？如果你的结论是：要。意味着什么？小学生都懂的道理，你不懂？发表于 8小时前

   这篇文章“组织的知识”要不要”成为“成文信息”？这 “要不要”问题的结论是不是就只是一个“要”字呢？
请查看一楼原文：“…组织可以决定是否有必要或适合保持成文信息”…。——这个“要不要”，正是在考虑是否有必要或适合之后组织才决定的，在决定“要”时，其前提是组织认为有必要、且合适，只有这种情况才会“要”将合适的(存放在个人脑子中的)“组织的知识”转换成为“成文信息”， 以降低 “组织的知识”有丟失的风险。
    如果组织认为没有必要或不适合，组织当然就不会“要”将这些“组织的知识”转换成为“成文信息”，本文题目“要不要”这是一道分类选择题，结论不是简单只有一个“要”字，也可能有“不要”的那部分。
: }! }  C: H$ U5 O0 {这篇文章已经将为什么要把有必要或适合的“组织的知识”转换成为“成文信息”的目的及作用讲得十分清楚，也举了一些正反两方面例子，本文认为在需要并合适的情况下，为了降低 “组织的知识”有丟失的风险，有利于“组织的知识”的保持和充分利用，建议尽可能将存放在个人脑子中的“组织的知识”转换成为“成文信息”。这个建议可供有关组织在管理“组织的知识”时作一参考。

至于有的人搞选择性“失明”，他不愿看文章及说明帖子，不断在找字里行间的“差错”(包括无中生有的“如果”)，以达到否定文章的目的。表面上问别人“累不累”？，实质上可能是不希望别人发帖了，免得影响…？
7 ^- q0 X+ x2 }6 U1 B& j1 ]. C发这篇文章前已经想到过可能有人也许会不“感冒”，所以反复说明了许多人发帖目的只是为了交流学习，不是为了争排名的，希望编辑取消发帖量的“排行榜”；同时，在发这篇文章时，又特别说明了，发这文章是有依据的，有的放矢的，不是故弄玄虚，为了哗众取宠的。尽管如此一般，还是引起了“不同的”反响，有人不断在找茬子指责，是不是想要对别人贬斥之而后快呀？
# U& ?2 g. i+ H——如果他是代表了编辑的意见，认为这文章观点不对，不允许存在，那么可以删除之，在这里，帖子发不发与本人无任何经济利益及名誉关系的；所以，我不会争论，否则，我认为这篇文章与我相关的说明帖子，已经将问题的观点说得足够清晰，此后没有必要再重复解释了。即止。

牛角尖

幼儿园 发表于 2022-3-9 14:47
' @/ W0 Z9 H) N6 I3 ^1 H- N继续答复，一剑封喉：“组织的知识”要不要成为“成文信息”？如果你的结论是：要。意味着什么？小学生都懂 ...

% k0 u3 n" d/ k讨论一下7.1.6很有必要，现在审核中如何把握条款的要求，是个有意思的课题。过几天闲下来再接着参加讨论