荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

& ^9 I7 A: Q. j/ k* t, Z. j$ n+ d" a, F
1、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
, r4 G& z1 M5 x% C6 j; a6 @, AWho：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
' t* Y4 n, K$ Y4 @2 M) N$ S9 fWhere：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
4 R, v* \/ R5 J, rHow much：需要多少成本？
% g$ @  |! J7 T5 h4 d
* |& X! x0 D' y. C% A8 Q  j【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则
7 b8 b8 @1 w! E. o7 q' ?

Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
+ D" v8 d( v3 F8 D# ~$ e# hAttainable 可达到的；
  K' z5 r. m& t5 M3 H' cRelevant 相关的；
2 ~& R, X9 B) r  a: w8 E# c3 u5 \1 o9 VTime based 时间的；
. D+ @1 Y; E. J* Q* Z
5 y2 [5 }) W. Y$ [0 o5 {! m【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

特别注明：
9 q! H9 e# H  Q5 O2 n
有的又如此解释此原则：
6 D' W1 X6 z5 g( J6 t2 Z, `——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
2 {' ^0 c' M+ R1 m+ W: C——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
; O' W% J9 y, y, d1 r/ P- L——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
6 Z0 f6 o+ c" j2 j& f# K——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。
. ~' r0 Q/ i5 }; ?, P

3、SWOT分析法
) P0 p- i; e- Q

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
1 t9 t1 o  l: X5 }5 cOpportunities：机会
Threats：威胁

【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

* I  c7 e& o$ b; H+ M) l  w0 w4、PDCA循环规则
+ T& d/ r0 X) w& ]( M& ?5 d

Plan：制定目标与计划；
' g2 w2 H+ ]" JDo：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

) d/ Z" G) `/ x/ F/ t* }3 d【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

5、时间管理-重要与紧急
% v! w1 H* w- W" ^2 r; m% v2 d

A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
" d1 L! O& Z- j, r限期完成的工作
你不做其他人也不能做

3 x0 w9 {# \1 J8 o- c1 B5 bB、重要不紧急
/ M/ x, D9 Z% g" S/ [准备工作
预防措施
9 O2 l4 J# Y8 }+ m价值观的澄清
  T8 Q: k7 l2 Q* z( y计划
人际关系的建立
真正的再创造
# a  Y8 U1 \. g  B增进自己的能力

C、紧急不重要
5 S4 g0 z/ K$ e% _2 Y0 l& L/ d造成干扰的事、电话、
, w0 u" Y. o3 n4 y, d信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事

D、不重要不紧急
) M( Y1 |) H4 b忙碌琐碎的事
广告函件
, e3 F9 K( z1 r/ R- B. t电话
- m9 a- v7 }1 \# O9 i  a& x逃避性活动
等待时间
1 {5 V% W1 c( @/ ~& Y* y3 x
优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

4 x( S) j/ M+ ~' z) X1 d4 b对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

6、任务分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

. c" `' ~5 e$ k( FWBS分解的方法：
& `" s( t0 u8 f& x至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
9 e/ |& q. M) \$ S" M# o, e: A小组讨论。

WBS分解的标准：
0 J9 z+ }0 t7 `" R' c; r分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
- U0 Y. a$ M1 ~/ {集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。
- Q& t2 h; S8 @/ n
【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。
$ X% f+ X: ]6 @+ [# I6 ?, D% j

7、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：
9 v' g4 }; F2 G. N' x/ L' U- ]80%的销售额是源自20%的顾客；
( }5 A) N- X- T0 u; N( E, A/ z80%的电话是来自20%的朋友；
80%的总产量来自20%的产品；
* f. a: h$ D. W3 {; }) e! S80%的财富集中在20%的人手中；

* q* T. @3 T8 X# U' H0 Q1 ^# g% @这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

- End -