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关于文件控制

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发表于 10-15 09:12:14 | 显示全部楼层 |阅读模式

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公司第一版文件发布时,档案室存档了一份原件,现在准备换版,那么回收后的第一版文件是全部销毁?还是要保留一套有“作废“标识的件?
2 z+ [( g0 B5 f0 d( c8 c  请各位老师指教。谢谢!
2 w9 [) W* E5 i8 k; _% s; l9 m1 \+ \

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发表于 10-15 09:33:45 | 显示全部楼层
通常,把第一版的原件留存,盖个旧版或作废的标识.  所有分发出去又回收回来的,可以销毁.
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发表于 10-15 15:45:59 | 显示全部楼层
赞同JC01 老师和rml 老师的解答。
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发表于 10-15 16:10:26 | 显示全部楼层
现在体系文件大多数单位都采用电子版文件了,文管中心在电脑平台发放文件,它也有版本及发放日期。各部门就在电脑上查阅使用文件。这样电子文件符合环境保护节约纸张的要求;
, g  ?; i# `# _7 B, O关于文件审批、更改、归档和作废一样可以在平台上实现,这比纸质文件更方便、更迅速。文件可以更改(换版)一次归档一次,变更状态比较清晰。' Y& k  q! g, M+ b) e; B
体系文件,在接受审核时可以打印两份给审核员,另外,电子文件也可以发给审核员直接使用或让认证机构存档 (有的大机构多年积累的各单位纸质体系文件,快要把楼板压坏了)。% n6 z9 m( r9 r& g8 c8 F2 w2 K% F, O
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发表于 10-15 16:59:38 | 显示全部楼层
幼儿园 发表于 2020-10-15 16:10
# N% D- i2 y5 b! f' m现在体系文件大多数单位都采用电子版文件了,文管中心在电脑平台发放文件,它也有版本及发放日期。各部门就 ...
: j' J+ g5 f- k, V7 k! ]  o; W9 T+ Z
现在很多机构资料存档都是电子档的了。审核上交的纸质版的只有20页左右签名盖章的。一些证明文件件也直接保存扫原件的扫描件。但完全做到电子签名,电子签章章还达不到。这个涉及到数字认证。机构得额外支出金额。

点评

是的,20页左右是纸质证明或复印件。将来推广远程审核可能更加电子化了,多数都是电子文件了。  发表于 10-15 20:29
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发表于 10-15 21:59:11 | 显示全部楼层
不允许和大家谈谈文件及文件管理的新情况吗?大多数企业已经文件电子化了,还不能鼓励落后的企业改进管理吗?贯彻ISO标准的宗旨是什么啊?是背文件、扣字眼吗?…你也许得彻底改变观念了!
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发表于 10-16 14:17:25 | 显示全部楼层
rml 发表于 2020-10-16 08:23
  Y( _) f4 i; T' D. V* o. e我哪敢不允许你呢,只有你敢不允许我。老子回复主题,你智障看不懂,还追着叫喊“不敢回答主题”,这么快 ...

& p; \; W" t0 m6 ~牛老师说的原话:“现在很多机构资料存档都是电子档的了。审核上交的纸质版的只有20页左右签名盖章的。一些证明文件件也直接保存扫原件的扫描件。但完全做到电子签名,电子签章章还达不到。”
  g% F, r. n, ~2 arm你怎么视而不见牛老师前面说的“现在很多机构资料存档都是电子档的了。审核上交的纸质版的只有20页左右签名盖章的”。难道你想否认许多企业体系文件已经电子化了的事实?
! i! w, X5 h& U% V% y3 q9 M, i% h( O, ]( N+ N% }
rml你 断章取义,仅仅截取最后一句:“电子签名签章还达不到”来证明体系文件电子化还不能全面现实,——你以此来指责我说的“大多数企业已经文件电子化了,还不能鼓励落后的企业改进管理吗?”这个观点,你是在竭力反对体系文件电子化进步的。8 ^( K" V6 h3 W
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幼儿园 发表于 2020-10-15 21:592 C2 ^% r" X$ @/ E
不允许和大家谈谈文件及文件管理的新情况吗?大多数企业已经文件电子化了,还不能鼓励落后的企业改进管理吗 ...
/ t$ p3 M1 f" q5 J3 Y
大多数企业体系文件已经电子化了,鼓励还没有搞的企业也搞体系文件电子化,这是我们“臆想别人的落后”、这是“伪造出来的落后和毛病”吗?鼓励他们进步难道错了吗?
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发表于 10-16 18:45:47 | 显示全部楼层
题目说:“那么回收后的第一版文件是全部销毁?还是要保留一套有“作废“标识的件?& e! K$ m3 w  d( _" o5 o( y0 o
——这些是电子文件吗?  你证明一下哈!
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发表于 10-16 21:50:14 | 显示全部楼层
牛老师一大段话,你仅仅截取最后一句,前面都忽略,这还不是断章取义?你越赖越黑,厚颜无耻!
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