怎样理解管理体系审核抽样的风险？

fanbaihang

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管理体系审核按照GB/T190011-2013标准规定，就是要求审核员根据审核目标，制定审核检查表(计划)实施抽样取证的。抽样取证不可能是所有的过程、产品及时段都一一检查到，审核肯定会存有企业不符合项没有抽查到的风险。

那么，上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构某个审核案例时，发现审核员按计划抽样之外企业还存在不符合项，这种情况可以判该审核员的审核失职，审核不符合要求吗？

牛角尖

认监委老师（或CNAS）不会理会审核员编制的检查表。也没有编制检查表的要求。他们只关注审核记录抽样是否合理。 是否覆盖了认证的产品。是否有漏审的条款等。是否有胡乱编造记录构成虚假认证的事实等。

lshj1943

认监委的《管理体系认证规则》和认可委的《管理体系认证机构要求》都没有要求认证机构要发现受审核方的所有不合格。受审核方在审核员发现的不合格项之外还存在不合格，那是难免的。你的这种“担心”是没必要的。但是，如果审核中抽样不合理，审核不深入，甚至审核方向不对头，那么受认监委、认可委的批评就一点儿也不冤啦。

fanbaihang

牛角尖 发表于 2020-1-4 18:16
认监委老师（或CNAS）不会理会审核员编制的检查表。也没有编制检查表的要求。他们只关注审核记录抽样是否合 ...

审核员在接到体系审核时，会按照GB/T190011附录3“抽样”要求进行。标准说：
抽样的目的是提供信息，以使审核员确信能够实现审核目标。
# v( r: M3 `% V7 P抽样的风险是从总体中抽取的样本也许不具有代表性，从而可能导致审核员的结论出现偏差，与对总
体进行全面检查的结果不一致。其他风险可能源于抽样总体内部的变异和所选择的抽样方法。
: r+ K7 i% T4 I! }8 |* u- U; W) y/ R典型的审核抽样包括以下步骤：
  P" L# R! o* m3 C' ga）明确抽样方案的目标；b）选择抽样总体的范围和组成；c）选择抽样方法；d）确定样本量；e）进行抽样活动；f）收集、评价和报告结果并形成文件。
因此，审核员抽样会依据审核目标(可包括审核范围、审核依据、审核目的、审核时间…等)要求进行的，抽样当然应该复盖到审核范围的产品(服务)、主要过程。
; |7 l  M$ |! S) |/ q+ A% v4 M- ^但是，牛老师您说的“抽样合理”怎么解释？怎样做才算合理？看标准附录B3.2“条件抽样”说：“条件抽样抽样依赖于审核组的能力和经验”。“可以考虑如下：a）审核范围内以前的审核经验；b）实现审核目标的要求（包括法律法规要求）的复杂性；c）组织的过程和管理体系要素的复杂性及其相互作用；d）技术、人员因素或管理体系的变化程度；e）以前识别的重大风险和改进机会；f）管理体系的监视输出。”  这些要求都是凭审核员的经验、视审核各种要求和现场情况来决定怎么抽样的，是十分活络的要求。对同一个审核项目，每个审核员会作出不同的抽样选择，怎么判断该审核员是否“抽样合理”的呢？请教一下。

牛角尖

fanbaihang 发表于 2020-1-5 09:07
审核员在接到体系审核时，会按照GB/T190011附录3“抽样”要求进行。标准说：
抽样的目的是提供信息，以 ...

这个问题全面阐述不是一个轻松的事，还是举几个例子说明一下审核记录要控制的风险
' Y2 }8 R1 I8 m' R( }; ]3 h1、抽样不能覆盖产品范围。这个问题在阅卷时是重点要控制的内容。也是调卷检查的重要内容。一经发现一定会构成不符合。不一定每个条款都要覆盖到具体的产品，如生产现场8.5.4的审核，不一定要求每个产品都在审核期间生产，但要求每个产品要提供完成了全部运行过程的证据，其中8.5.1、8.6（有时会含合同抽样）必须要提供证据
2、抽样证据的时间不合理。某组织共4个产品，抽查出厂检验时，每个产品提供了3份出厂检验报告。时间均为审核当天。据企业管事的领导说，咨询公司发给了我们空白表格，要我们每个产品各填3份。我们得知你们今天来。就填了3份今天的。这种做法还不算是最过分的。有的每个产品就一份。以上已经构成了虚假认证事实。此类事如果不事先处理好。一旦被发现，将会给机构带来严重的后果。
# u( |: P! ?5 J4 f" v3、抽取产品或服务的证据要有一定的代表性，如：工程造价咨询抽查的项目至少要包括预算（性质的，房子没建前的造价）项目及结算（建好后的造价）项目。如果遇有极少数只有结算项目，要在记录中说明。
6 [6 ^: \$ v8 x7 i4、抽样不足，千篇一律。审核ES体系的应急准备和响应时无论是什么样的组织，销售型的，生产性的。施工性的都是抽一个样“火灾应急响应”。其审核记录几乎一模一样的。这样的案卷发现了几个一定会构成不符合。
5、内审，初审的不符合和监审一样，只是改了个日期。 管评内容完全雷同等都是会有严重的后果。
0 o+ @6 w) z- p. z8 Q0 b% E6、有明显的的漏审
: f: v- c. y2 ]7、 有些类似于审核员水平方面的问题，后果反而不会太严重，如特殊过程的识别等。暂时说到这些，经验之谈。有时间以后再继续

fanbaihang

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牛角尖 发表于 2020-1-5 12:36
这个问题全面阐述不是一个轻松的事，还是举几个例子说明一下审核记录要控制的风险
* A3 c# w% l+ Q$ }1、抽样不能覆盖产品 ...

谢谢您举了这些例子说明。我亦问几个例子，比较容易讨论、学习：
1、在生产及服务中会使用作业指导书、管理制度，全厂可能有几十种、上百种，审核员应该抽查多少份才可以称为“抽样合理”？   例如，对审核范围的产品(服务)相关的主要过程、关键过程、(特殊)过程的作业指导书都抽到了，其他过程的作业指导书、管理制度没有抽查，这样做可以称为“抽样合理”吗？
2、考虑抽查深度时，查到怎样才可以说深度夠了，是不是要将各份作业指导书的规定逐条与实际操作一一比较，还是抽样几条比较一下就行了？(这样抽查就可能存在没发现不符合的风险，上面来检查就可能说审核员抽样有问题，或者说审核深度不够)。
3、是不是需要将各阶段成品(或半成品)所有的图纸、生产及检验作业指导书、生产记录、检验记录相互核对检查呢？还是通过抽样核对检查呢？

牛角尖

fanbaihang 发表于 2020-1-5 17:32
5 K% x3 f1 l. s6 s& Q谢谢您举了这些例子说明。我亦问几个例子，比较容易讨论、学习：
3 d# d- F/ p: C- V1、在生产及服务中会使用作业指导书、 ...

1、在生产及服务中会使用作业指导书、管理制度，全厂可能有几十种、上百种，审核员应该抽查多少份才可以称为“抽样合理”？   例如，对审核范围的产品(服务)相关的主要过程、关键过程、(特殊)过程的作业指导书都抽到了，其他过程的作业指导书、管理制度没有抽查，这样做可以称为“抽样合理”吗

--还是举个例：审核某公司，该公司产品有4个，每个产品有诺干个规格。共有12个规格。经了解，每个规格都制定了工艺过程卡（作业指导书）。审核员每个产品点了一个规格。企业提供了这4个产品规格的工艺过程卡。堆在桌子上有1尺2寸厚。查其中一个产品的工艺过程卡。共有62张。抽其3份。记录下每份的子过程(下料-车-磨-热处理等)、涉及到哪些控制内容（使用什么设备、公差及工艺要求、量具等）。另外3个产品也是这样审。抽样过程中要兼顾到有焊接过程、热处理过程。
查图纸也类似。（有工艺过程卡可以不详查图纸）
管理制度及程序文件的抽查最好在8.1进行。写出文件的名称就行。展开描述是没有时间的了。即时这样要写的字数仍然很多。尤其是像物业管理这样的企业，文件清单都有好多页。这个问题不大，电脑记录很快，Word版上将单元格合并，粘过来就行。以物业管理公司为例。这些文件一定要覆盖运行的主要过程，（合同有要求的）保洁、绿化、维修、秩序维护及电梯、消防、消杀等。如果缺失可以开具不符合
9 p! g6 b! I0 j% [$ O  在8.5.1查现场时也会自然涉及到作业文件。如检查门卫时会实际到放行的具体要求等
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2、考虑抽查深度时，查到怎样才可以说深度夠了，是不是要将各份作业指导书的规定逐条与实际操作一一比较，还是抽样几条比较一下就行了？(这样抽查就可能存在没发现不符合的风险，上面来检查就可能发现审核员抽样有问题，或者说审核深度不够)。

8 V8 r9 O, v1 p/ P1 x4 K' [一一对比是不可能的，只能抽几条对比一下。查现场只能是当时生产情况抽样。有时候现场没有特殊过程。一些 范围覆盖内的产品现场没生产。这些都是正常现象。 上面不会提出这方面异议。

3、是不是需要将各阶段成品(或半成品)所有的图纸、生产及检验作业指导书、生产记录、检验记录相互核对检查呢？还是通过抽样核对检查呢？

. u7 \9 X/ j+ U: {没那么多时间只能“通过抽样核对检查呢”--这里指的是审核检验时，要对照检验依据的文件。中间过程可以抽样。出厂检验不可缺少

fanbaihang

1 ]/ I3 a/ R, k

牛角尖 发表于 2020-1-6 08:55
5 |" E9 p$ l' C2 Z% `- }3 j7 f--还是举个例：审核某公司，该公司产品有4个，每个产品有诺干个规格。共有12个规格。经了解，每个规格都 ...

牛老师，我同意您所说的意见。
' g- P, q0 X5 d/ a* {* J由于审核时间有限，所以面对一大堆作业指导书、一大堆记录、一大堆图纸，审核员只能按照自己的需要及计划进行选择性抽样检查。抽样只要复盖到了受审的产品(服务)、主要过程、关键(特殊)过程在相关时间段的信息资料即可以了。
* K; h2 Q, j) H- q3 ?/ [/ o4 l客观上，抽样审核方法肯定会存在漏查不符合项的风险，审核复查老师查到新的不符合项，也很正常的。对吗？

fanbaihang

上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构某个审核案例时，发现审核员按正常计划抽样之外企业还存在不符合项，这种情况可以判该审核员的审核失职，审核不符合要求吗？——这个问题解决了吗？

牛角尖

fanbaihang 发表于 2020-1-6 09:56
上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构某个审核案例时，发现审核员按正常计划抽样之外企业还存在 ...

9 D& x( x" ]  S' L- ?- e" f; P* ~据我所知，没有见到上面这样判的案例。也听过类似的主管部门的培训。上面也不会这样判

牛角尖

牛角尖 发表于 2020-1-6 10:37
4 B; @0 ]0 ]# _8 z( |据我所知，没有见到上面这样判的案例。也听过类似的主管部门的培训。上面也不会这样判

) X$ E7 D& G" Y- {, ~0 ^" Z我记得我做的第2个咨询项目，审核时一位高审对我诙谐地说“哎，没有什么东西抄嘛”。这句话对我印象很深。后来成为审核员后。当企业抱出一大堆资料时，我会很高兴。有东西“抄”总是个好事。

牛角尖

rml 发表于 2020-1-6 11:11
1 R# b) V5 A+ v: {' B亲爱牛角尖老师：其实你这个人。虽然也无端贬低别人，可能是自我感觉比较好的缘故，其他方面总体态度还算 ...

是否确保外包受控也可以结合8.4查

查8.1是否还要提及 专利申请代理及请咨询公司内审方面的外包过程如何控制呢

牛角尖

rml 发表于 2020-1-6 13:31
, o2 W5 u; e9 o5 R7 [（接15楼）

& m0 O3 ]* U$ C+ G- _1、管理制度和程序不一定都是与业务过程直接相关的。不相关的，就不能在8.1查。相关的，在 ...

7 L2 v0 R1 A9 r6 E会涉及到放行的规定。例子已说明是物业管理的例子。。今天周一9点半后特忙，过2天有时间再说

fanbaihang

牛角尖 发表于 2020-1-6 10:37
据我所知，没有见到上面这样判的案例。也听过类似的主管部门的培训。上面也不会这样判

写这份帖子是有类似案例的。审核员不知道怎样抽样，才能杜绝上级老师检查时不会找到企业还有新的不符合项？上级老师找到了，就要判你审核不符合要求。

牛角尖

fanbaihang 发表于 2020-1-6 17:33
写这份帖子是有类似案例的。审核员不知道怎样抽样，才能杜绝上级老师检查时不会找到企业还有新的不符合项 ...

这个现象在查领导层常有发生。总经理、管代不了解方针目标。不知道什么时候做内审、管评等，抽查最怕找领导谈话，与专家通电话。我所了解这方面出的事情要多些。审核记录如果与事实不符问题也很大大

fanbaihang

牛角尖 发表于 2020-1-6 18:30
2 t" P8 @$ g- y9 j; h这个现象在查领导层常有发生。总经理、管代不了解方针目标。不知道什么时候做内审、管评等，抽查最怕找领 ...

上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构是不是有抽样准则？抽样的比例应该是多少？是不是应该在检查前向被查机构宣布抽样计划？