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怎样理解管理体系审核抽样的风险?

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发表于 2020-1-4 13:57:19 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 fanbaihang 于 2020-1-5 08:16 编辑 $ @2 p% m7 O+ R

! l8 T$ [$ C" R8 y* G  {& _3 a* Y
管理体系审核按照GB/T190011-2013标准规定,就是要求审核员根据审核目标,制定审核检查表(计划)实施抽样取证的。抽样取证不可能是所有的过程、产品及时段都一一检查到,审核肯定会存有企业不符合项没有抽查到的风险。
那么,上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构某个审核案例时,发现审核员按计划抽样之外企业还存在不符合项,这种情况可以判该审核员的审核失职,审核不符合要求吗?
( R  {+ g) N, i, O

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发表于 2020-1-4 18:16:16 | 显示全部楼层
认监委老师(或CNAS)不会理会审核员编制的检查表。也没有编制检查表的要求。他们只关注审核记录抽样是否合理。 是否覆盖了认证的产品。是否有漏审的条款等。是否有胡乱编造记录构成虚假认证的事实等。
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发表于 2020-1-4 19:16:30 | 显示全部楼层
认监委的《管理体系认证规则》和认可委的《管理体系认证机构要求》都没有要求认证机构要发现受审核方的所有不合格。受审核方在审核员发现的不合格项之外还存在不合格,那是难免的。你的这种“担心”是没必要的。但是,如果审核中抽样不合理,审核不深入,甚至审核方向不对头,那么受认监委、认可委的批评就一点儿也不冤啦。

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同一个审核项目,每个审核员会作出不同的抽样选择,怎样判定“审核中抽样不合理”呢?  发表于 2020-1-5 09:13
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 楼主| 发表于 2020-1-5 09:07:31 | 显示全部楼层
牛角尖 发表于 2020-1-4 18:16' |1 V9 C- o1 V+ @+ x! S
认监委老师(或CNAS)不会理会审核员编制的检查表。也没有编制检查表的要求。他们只关注审核记录抽样是否合 ...
8 p4 E4 d  I3 o) x, v' O* U
审核员在接到体系审核时,会按照GB/T190011附录3“抽样”要求进行。标准说:5 j! P/ A& H+ ]* `. j# G
抽样的目的是提供信息,以使审核员确信能够实现审核目标。
# v( r: M3 `% V7 P抽样的风险是从总体中抽取的样本也许不具有代表性,从而可能导致审核员的结论出现偏差,与对总+ E/ G7 I- A. g1 N9 Q; r
体进行全面检查的结果不一致。其他风险可能源于抽样总体内部的变异和所选择的抽样方法。
: r+ K7 i% T4 I! }8 |* u- U; W) y/ R典型的审核抽样包括以下步骤:
  P" L# R! o* m3 C' ga)明确抽样方案的目标;b)选择抽样总体的范围和组成;c)选择抽样方法;d)确定样本量;e)进行抽样活动;f)收集、评价和报告结果并形成文件。; O/ @) ]% {8 S/ O' X
因此,审核员抽样会依据审核目标(可包括审核范围、审核依据、审核目的、审核时间…等)要求进行的,抽样当然应该复盖到审核范围的产品(服务)、主要过程。
; |7 l  M$ |! S) |/ q+ A% v4 M- ^但是,牛老师您说的“抽样合理”怎么解释?怎样做才算合理?看标准附录B3.2“条件抽样”说:“条件抽样抽样依赖于审核组的能力和经验”。“可以考虑如下:a)审核范围内以前的审核经验;b)实现审核目标的要求(包括法律法规要求)的复杂性;c)组织的过程和管理体系要素的复杂性及其相互作用;d)技术、人员因素或管理体系的变化程度;e)以前识别的重大风险和改进机会;f)管理体系的监视输出。”  这些要求都是凭审核员的经验、视审核各种要求和现场情况来决定怎么抽样的,是十分活络的要求。对同一个审核项目,每个审核员会作出不同的抽样选择,怎么判断该审核员是否“抽样合理”的呢?请教一下。
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发表于 2020-1-5 12:36:59 | 显示全部楼层
fanbaihang 发表于 2020-1-5 09:07: N4 i. W- l1 R4 d
审核员在接到体系审核时,会按照GB/T190011附录3“抽样”要求进行。标准说:) T2 _+ ^* [5 q) O# D* X/ x
抽样的目的是提供信息,以 ...
: c* X5 ]- N5 t7 j+ J
这个问题全面阐述不是一个轻松的事,还是举几个例子说明一下审核记录要控制的风险
' Y2 }8 R1 I8 m' R( }; ]3 h1、抽样不能覆盖产品范围。这个问题在阅卷时是重点要控制的内容。也是调卷检查的重要内容。一经发现一定会构成不符合。不一定每个条款都要覆盖到具体的产品,如生产现场8.5.4的审核,不一定要求每个产品都在审核期间生产,但要求每个产品要提供完成了全部运行过程的证据,其中8.5.1、8.6(有时会含合同抽样)必须要提供证据) ~. t( D8 W) [7 C5 w4 u- K- r$ R& `
2、抽样证据的时间不合理。某组织共4个产品,抽查出厂检验时,每个产品提供了3份出厂检验报告。时间均为审核当天。据企业管事的领导说,咨询公司发给了我们空白表格,要我们每个产品各填3份。我们得知你们今天来。就填了3份今天的。这种做法还不算是最过分的。有的每个产品就一份。以上已经构成了虚假认证事实。此类事如果不事先处理好。一旦被发现,将会给机构带来严重的后果。
# u( |: P! ?5 J4 f" v3、抽取产品或服务的证据要有一定的代表性,如:工程造价咨询抽查的项目至少要包括预算(性质的,房子没建前的造价)项目及结算(建好后的造价)项目。如果遇有极少数只有结算项目,要在记录中说明。
6 [6 ^: \$ v8 x7 i4、抽样不足,千篇一律。审核ES体系的应急准备和响应时无论是什么样的组织,销售型的,生产性的。施工性的都是抽一个样“火灾应急响应”。其审核记录几乎一模一样的。这样的案卷发现了几个一定会构成不符合。9 t$ A3 o$ U  {$ [3 E0 j  F
5、内审,初审的不符合和监审一样,只是改了个日期。 管评内容完全雷同等都是会有严重的后果。
0 o+ @6 w) z- p. z8 Q0 b% E6、有明显的的漏审
: f: v- c. y2 ]7、 有些类似于审核员水平方面的问题,后果反而不会太严重,如特殊过程的识别等。暂时说到这些,经验之谈。有时间以后再继续
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 楼主| 发表于 2020-1-5 17:32:29 | 显示全部楼层
本帖最后由 fanbaihang 于 2020-1-6 09:51 编辑
" M% F! L* I' I4 z6 `( m
牛角尖 发表于 2020-1-5 12:361 a. Z8 k* q4 `- y2 N
这个问题全面阐述不是一个轻松的事,还是举几个例子说明一下审核记录要控制的风险
* A3 c# w% l+ Q$ }1、抽样不能覆盖产品 ...
) H/ L+ Q* A3 k( X
谢谢您举了这些例子说明。我亦问几个例子,比较容易讨论、学习:" z  x8 C8 U8 a# N
1、在生产及服务中会使用作业指导书、管理制度,全厂可能有几十种、上百种,审核员应该抽查多少份才可以称为“抽样合理”?   例如,对审核范围的产品(服务)相关的主要过程、关键过程、(特殊)过程的作业指导书都抽到了,其他过程的作业指导书、管理制度没有抽查,这样做可以称为“抽样合理”吗?' a2 ~6 J% U$ n; J
2、考虑抽查深度时,查到怎样才可以说深度夠了,是不是要将各份作业指导书的规定逐条与实际操作一一比较,还是抽样几条比较一下就行了?(这样抽查就可能存在没发现不符合的风险,上面来检查就可能说审核员抽样有问题,或者说审核深度不够)。$ p% v- M& m/ D: q4 b2 P1 G4 p
3、是不是需要将各阶段成品(或半成品)所有的图纸、生产及检验作业指导书、生产记录、检验记录相互核对检查呢?还是通过抽样核对检查呢?& E9 `( ~% I# V* G8 Q. M- a7 z2 ~
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发表于 2020-1-6 08:55:58 | 显示全部楼层
fanbaihang 发表于 2020-1-5 17:32
5 K% x3 f1 l. s6 s& Q谢谢您举了这些例子说明。我亦问几个例子,比较容易讨论、学习:
3 d# d- F/ p: C- V1、在生产及服务中会使用作业指导书、 ...
1、在生产及服务中会使用作业指导书、管理制度,全厂可能有几十种、上百种,审核员应该抽查多少份才可以称为“抽样合理”?   例如,对审核范围的产品(服务)相关的主要过程、关键过程、(特殊)过程的作业指导书都抽到了,其他过程的作业指导书、管理制度没有抽查,这样做可以称为“抽样合理”吗
--还是举个例:审核某公司,该公司产品有4个,每个产品有诺干个规格。共有12个规格。经了解,每个规格都制定了工艺过程卡(作业指导书)。审核员每个产品点了一个规格。企业提供了这4个产品规格的工艺过程卡。堆在桌子上有1尺2寸厚。查其中一个产品的工艺过程卡。共有62张。抽其3份。记录下每份的子过程(下料-车-磨-热处理等)、涉及到哪些控制内容(使用什么设备、公差及工艺要求、量具等)。另外3个产品也是这样审。抽样过程中要兼顾到有焊接过程、热处理过程。6 i% [% E% O- C4 N3 Q) T  j
查图纸也类似。(有工艺过程卡可以不详查图纸)' X, W2 P, q% r) F! F
管理制度及程序文件的抽查最好在8.1进行。写出文件的名称就行。展开描述是没有时间的了。即时这样要写的字数仍然很多。尤其是像物业管理这样的企业,文件清单都有好多页。这个问题不大,电脑记录很快,Word版上将单元格合并,粘过来就行。以物业管理公司为例。这些文件一定要覆盖运行的主要过程,(合同有要求的)保洁、绿化、维修、秩序维护及电梯、消防、消杀等。如果缺失可以开具不符合
9 p! g6 b! I0 j% [$ O  在8.5.1查现场时也会自然涉及到作业文件。如检查门卫时会实际到放行的具体要求等
$ V# b* ]% m( R; K
2、考虑抽查深度时,查到怎样才可以说深度夠了,是不是要将各份作业指导书的规定逐条与实际操作一一比较,还是抽样几条比较一下就行了?(这样抽查就可能存在没发现不符合的风险,上面来检查就可能发现审核员抽样有问题,或者说审核深度不够)。

8 V8 r9 O, v1 p/ P1 x4 K' [一一对比是不可能的,只能抽几条对比一下。查现场只能是当时生产情况抽样。有时候现场没有特殊过程。一些 范围覆盖内的产品现场没生产。这些都是正常现象。 上面不会提出这方面异议。 3 q' Y' S8 W/ c! [6 K: G
3、是不是需要将各阶段成品(或半成品)所有的图纸、生产及检验作业指导书、生产记录、检验记录相互核对检查呢?还是通过抽样核对检查呢?

. u7 \9 X/ j+ U: {没那么多时间只能“通过抽样核对检查呢”--这里指的是审核检验时,要对照检验依据的文件。中间过程可以抽样。出厂检验不可缺少

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如检查门卫时会实际到放行---如检查门卫时会涉及到放行  发表于 2020-1-6 09:24
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 楼主| 发表于 2020-1-6 09:44:17 | 显示全部楼层
本帖最后由 fanbaihang 于 2020-1-6 09:47 编辑
1 ]/ I3 a/ R, k
牛角尖 发表于 2020-1-6 08:55
5 |" E9 p$ l' C2 Z% `- }3 j7 f--还是举个例:审核某公司,该公司产品有4个,每个产品有诺干个规格。共有12个规格。经了解,每个规格都 ...
& K9 G6 L6 X8 y
牛老师,我同意您所说的意见。
' g- P, q0 X5 d/ a* {* J由于审核时间有限,所以面对一大堆作业指导书、一大堆记录、一大堆图纸,审核员只能按照自己的需要及计划进行选择性抽样检查。抽样只要复盖到了受审的产品(服务)、主要过程、关键(特殊)过程在相关时间段的信息资料即可以了。
* K; h2 Q, j) H- q3 ?/ [/ o4 l客观上,抽样审核方法肯定会存在漏查不符合项的风险,审核复查老师查到新的不符合项,也很正常的。对吗?
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 楼主| 发表于 2020-1-6 09:56:11 | 显示全部楼层
上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构某个审核案例时,发现审核员按正常计划抽样之外企业还存在不符合项,这种情况可以判该审核员的审核失职,审核不符合要求吗?——这个问题解决了吗?
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fanbaihang 发表于 2020-1-6 09:56: ~& k/ n+ _) A6 g, [% k; O
上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构某个审核案例时,发现审核员按正常计划抽样之外企业还存在 ...

9 D& x( x" ]  S' L- ?- e" f; P* ~据我所知,没有见到上面这样判的案例。也听过类似的主管部门的培训。上面也不会这样判
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牛角尖 发表于 2020-1-6 10:37
4 B; @0 ]0 ]# _8 z( |据我所知,没有见到上面这样判的案例。也听过类似的主管部门的培训。上面也不会这样判

) X$ E7 D& G" Y- {, ~0 ^" Z我记得我做的第2个咨询项目,审核时一位高审对我诙谐地说“哎,没有什么东西抄嘛”。这句话对我印象很深。后来成为审核员后。当企业抱出一大堆资料时,我会很高兴。有东西“抄”总是个好事。

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客观证据不仅仅是文件和记录,但是审核员为了省事,主要就是审核和记录现场的文件和记录。  发表于 2020-3-11 11:00
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rml 发表于 2020-1-6 11:11
1 R# b) V5 A+ v: {' B亲爱牛角尖老师:其实你这个人。虽然也无端贬低别人,可能是自我感觉比较好的缘故,其他方面总体态度还算 ...
是否确保外包受控也可以结合8.4查
查8.1是否还要提及 专利申请代理及请咨询公司内审方面的外包过程如何控制呢
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rml 发表于 2020-1-6 13:31
, o2 W5 u; e9 o5 R7 [(接15楼)# ]: \2 ^7 x5 a( H+ G/ g: M" s

& m0 O3 ]* U$ C+ G- _1、管理制度和程序不一定都是与业务过程直接相关的。不相关的,就不能在8.1查。相关的,在 ...

7 L2 v0 R1 A9 r6 E会涉及到放行的规定。例子已说明是物业管理的例子。。今天周一9点半后特忙,过2天有时间再说
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 楼主| 发表于 2020-1-6 17:33:41 | 显示全部楼层
牛角尖 发表于 2020-1-6 10:370 e& n7 r; Y/ E. a
据我所知,没有见到上面这样判的案例。也听过类似的主管部门的培训。上面也不会这样判
3 ]( [2 s7 d6 l  C2 D" }9 q7 \
写这份帖子是有类似案例的。审核员不知道怎样抽样,才能杜绝上级老师检查时不会找到企业还有新的不符合项?上级老师找到了,就要判你审核不符合要求。
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发表于 2020-1-6 18:30:44 | 显示全部楼层
fanbaihang 发表于 2020-1-6 17:33& m, X$ `9 `. Y
写这份帖子是有类似案例的。审核员不知道怎样抽样,才能杜绝上级老师检查时不会找到企业还有新的不符合项 ...
. i, e6 K$ X- _  y
这个现象在查领导层常有发生。总经理、管代不了解方针目标。不知道什么时候做内审、管评等,抽查最怕找领导谈话,与专家通电话。我所了解这方面出的事情要多些。审核记录如果与事实不符问题也很大大
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 楼主| 发表于 2020-1-8 09:57:34 | 显示全部楼层
牛角尖 发表于 2020-1-6 18:30
2 t" P8 @$ g- y9 j; h这个现象在查领导层常有发生。总经理、管代不了解方针目标。不知道什么时候做内审、管评等,抽查最怕找领 ...
( o; _$ m2 R" m6 m. u! i: V
上级机关(认监委、CNAS、UKAS…)老师检查认证机构是不是有抽样准则?抽样的比例应该是多少?是不是应该在检查前向被查机构宣布抽样计划?
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