如何编制《审核报告》

Akashi_

& H- h, W$ Y9 U

• 不少人认为《审核报告》的主要作用是确认范围，并依据审核发现对管理体系的适宜性、充分性和有效性做出客观评价，从而做出是否予以认证注册的决定。除此之外，笔者认为，《审核报告》还肩负着指导审核员掌握审核重点和引导受审核方持续改进管理体系绩效的重要作用。本文对《审核报告》的编制谈几点浅显的看法，供业界参考。
    f7 |$ a" M. Y: ]

$ \% B+ F; d. Y5 \, l要有个性，不宜过于标准化

标准化的《审核报告》操作简单，审核中碰到的一些疑难问题也能轻描淡写地打发过去，皆大欢喜，所以此类《审核报告》颇有市场。标准化的《审核报告》其主要特点是将标准中的主要活动和要点，以诸如“对领导作用与承诺的评价”、“对应对风险和机遇的评价”等方式提出，其答案多半是“是或非”，“有或无”、“肯定或否定”等之类的表述，基本上看不到有关受审核方真实情况的描述。这种类型的《审核报告》除所覆盖的产品和服务范围外，其余涉及体系运行和过程控制等内容，不同组织之间的描述几乎是一样的，既看不出差别，也分不出高低，按这样千篇一律的模式发展下去，认证审核势必流于形式，认证证书必将贬值了。

2 T7 I4 p# [4 c: v1 R" I( @, X+ B笔者认为《审核报告》要有个性，不宜过于标准化。具体地说，要结合受审核方的实际情况，有针对性地回答有关问题，不同组织的《审核报告》不应是千篇一律，应能体现出各自不同的特色，有针对性回答的问题可包括：管理方针、目标、具体内容和达成情况；主要的原材料和供应商情况；过程控制准则、产品和服务接收准则主要内容；产品和服务接收证据/监测报告主要内容。
6 v+ @, O# I( ?' U
以独立章节评述安全生产
4 i! V1 r7 {  V# u
安全生产是头等大事。除在末次会议对安全生产管理现状进行点评外，还应在《审核报告》以独立章节的方式，对生产现场可能存在的安全隐患进行综合评述。
: k) w9 l$ j2 }2 A
  Y3 z' L1 Y+ G& [' Y/ ^4 _# J! q, ~珠三角有一家经营燃油加工的化工公司，EMS认证时提供《废气监测报告》显示废气达标排放，但在日常运行过程缺少对燃油泄漏的控制要求，在这样的情况下，如果审核组能在《审核报告》中着重强调日常监控的重要性，相信对受审核方会有积极的促进作用。可惜审核组疏忽了这一点，更令人始料不到的是，这家公司认证后不久，果真发生了火灾、爆炸事件，尽管没有发生人员伤亡事故，但却给受审核方和审核组留下了永久的遗憾。
  P; s; p" d) s& u" O1 b
突出强调持续改进要求

& K$ G$ N3 F8 NISO标准的精髓是持续改进，而成功的组织总是致力于持续改进。所以在《审核报告》里强调审核的后续活动，整改不符合项，整改当今存在的通病，持续改进管理体系绩效，这对实现增值服务是十分必要的。当今认证市场常见的通病有：
1.“应对QMS所需的相关职能、层次和过程设定质量目标”
在相关职能、层次和过程设定质量目标，常见的有两种情况：一是压根儿就没有设定质量目标；二是所设定的质量目标不合理，如质检部的质量目标是产品出厂检验合格率为100%。
产品质量是设计和制造出来的，产品检验合格率的高低是客观事实的反映，不是通过检验就能把不合格品变成合格品。质检部的职能是检验把关，而承包产品合格率是不合理的，把检验合格率的指标落实到生产制造部门会合理些。
部门目标的设定应注意两点：与部门的职责结合起来；部门目标的实现应有助于公司目标的实现。如质检部目标：检验及时率、检验准确率、检验记录正确率、监视和测量设备受控率、不合格品评审处理率等。
2.“确定、提供并维护过程运行所需要的环境”
仅以是否符合“5S管理”要求，作为判断生产现场环境是否满足要求的依据是不合理的，理由是“5S管理”仅是理顺生产现场人与物、物与环境之间的关系，对当今生产现场管理来说，“5S管理”显然是不够用的，还必须充实“安全”和“节约”的要求，从而构成“7S管理”。QMS新版标准过程运行环境物理因素的“空气流通、卫生、噪声等”，本身就是对职业病预防的环境要求。
# C1 J$ Q/ y5 h实践表明，创建宽松、和谐的企业文化，是落实社会因素和心理因素的沃土。但就当前市场竞争现状而言，这对一些组织来说似乎还有点远，然而，创建宽松、和谐的企业文化则是众多组织发展的必然，所以在《审核报告》中以企业文化为之润笔，将会起到画龙点睛作用。
3.“应对风险和机遇的措施”
基于风险的思维贯穿在体系PDCA循环的全过程，从遵照法律法规要求运作到在受控条件下实施过程控制，都存在着风险和机遇。能够遵纪守法，在相应的法律法规框架内运作，将使组织获得较好的经济效益和社会效益，相反若是违背相关法律法规要求运作，将给组织带来风险，甚至还可能要承担相应的法律责任。过程控制同样如此，“按照准则实施过程控制”，就能确保过程的实施在受控条件下进行，以获得合格的产品和服务。反之，如果不是“按照准则实施过程控制”，有法不依，有章不循，将有可能令过程的实施失控，导致有关风险发生，如安全事故、不符合输出等。在《审核报告》中有针对性地提出应对措施要求，对组织的生存和发展具有积极的推动作用。
7 \8 D6 c* H5 H. A# J

: o+ _* t: q+ P2 t- O. o来源：《中国认证认可》杂志