中小企业咨询与审核的看法

lzisofans

   目前很多中小企业建立了体系，并通过了认证。我想大家对中小企业的体系现况在审核时也比较了解。
其实标准本身只提基本的管理要达到的要求，而非一套固定的方法，所以本人从事多年咨询、认证相关工作，谈一些个人看法：
' y$ W5 q3 h6 P  {2 \% i6 P' p关于咨询：
) p- K4 l' h8 L# e' t# D6 g3 ?1.少用标准术语，如“管理体系”，策划、验证、质量计划、确认、监测设备、过程监测等，全部用大白话，如：你公司的管理整体思路和流程是什么？工作计划，检查、检查，计量工具（或器具）是如何进行的；
2，体系文件要简单，必要时质量手册和程序文件可合并一起，企业如果有已成型、成熟的管理制度、管理办法等直接从手册或程序文件中引出来，不用另编太多的“程序文件”或管理办法，质量标准只从6个方面提出了程序文件的要求，进行必要的合并。内容不要重复，目前很多质量手册内容太过复杂，在质量手册中说明的同时，又在程序程序中描述， 还在部分三层文件描述。手册在实际工作中只起一个“索引”的作用，4-5页就可以（见4.2.2不过二行字），多了就是自己的过分描述。不要过分对文件、记录的编号、格式等大做文章。对于标准有要求的“必要时，如何。。。”、可行时，如何。。。”，如果不必要，不可性，坚决不要描述。对于成熟的企业和熟练的技术人员，非要编制一份所谓“##作业指导书”真是画蛇添足。
/ [% H6 z4 M$ S  \' u: `" i3.对文件和记录进行必要的结合。没有填写之前是文件，填写了实施结果和数据就是记录，尽量把生产和服务流程策划到一种表格中，可包括任务下达，生产过程控制参数，操作人、检验人、检验结果，不合格的处理等。记录越少越好，就怕审核员不会识别；
4.把内部审核与管理评审与日常管理决策会议、检查结合起来，不要在外审前特意做一次“正始”的内审和管理评审，往往是内审员一个人在战斗。
2 T: T% u- T) O$ ^5.把绩效考核与标准8.2.3，8.3等条款结合起来，达到人人重视体系的目的，不然，体系就是几个人的事。
关于审核：
1.少用审核术语，如：请你谈谈对管理体系是如何策划的？你把特殊过程的记录给我看看等。老板是回答不出来的，可直接问：你为了有效管理企业，你当时打算从哪些方面进行此工作？你认为你公司的产品哪些环节不能检验，你是如何控制的等；
2.不要用个人经验代替标准要求和企业实际管理做法。很多审核员问：请把设备的维修保养记录给我拿来，企业说：我们日常进行了保养，工作忙，没有做记录，文件也没有要求做记录。审核员就问:怎么没有记录呢，工作很不规范嘛，给你开一个不合格项。。。。（遇到这种低级审核员，气死你）。实际企业做得很好，设备运行正常。
) l9 L& u& B' |" W" d: M, k, j# v3.看企业整体的产品质量符合性和稳定性，不要过多纠缠于一个文件、记录的小问题，很多企业产品质量内部检验，外部抽检均合格，可能存在部分运行记录缺少或不规范的情况，就不能下体系运行不规范等审核结论。
4.多提一些系统性问题，少提一些无实际意义的缺陷，如：文件没有审批、没有签字，没有记录清单，没有人员能力评价表、培训记录没有、质检人员没有授权文件等。开与不开对企业没有触动，可以从管理效率，成本控制，法律法规风险回避等方面提出。我相信很少人会开5.4.2的不符合吧，还有天车没有按要求每月自查（7.5.1，法规要求），
: |% C8 a# o" Y. U$ H7 l5.多收集一些现场实际看到的，非正始表格的证据，不要只要企业准备好的“审核记录”。真实的现场描述远比虚假的表格记录有意义，标准中要求记录的地方并不多，所以需要审核员进行现场描述，以证实体系的符合性。
   如果企业确实做得不错，可以没有“不符合项”，不要硬找几个所谓“不符合项”。

   个人见解，大家勿喷。
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无锡安心

说得很有道理，问题是，有几个审核员有这样的专业素养，并且愿意站在企业的角度结合实际考虑问题？当然，很多情况下，企业也有问题，他不知道如果提供证据或者怎么样的证据，说到底还是没有理解标准的具体要求，无法和自己的实际工作结合起来。
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) H7 F. r$ m2 S" `; I" E7 W另外谈一下，5.4.2的不符合确是基本没见开过，可能一般都是在一阶段文审是关注一下吧。不过到2015版，有了变更管理MOC的内容，到时候就有得开了。天车的自查是特种设备安全技术规范的要求，但有几个审核员知道这个东东？知道查特检院的检验报告就不错了。
我在想，2015版通篇没有“记录”的要求，到时候只知道查“记录”的审核员还会不会审了？

无锡安心

至于硬找几个所谓“不符合项”，有时候倒不一定是审核员个人的喜好，而是其所在机构的硬性要求。说得不好听一点，就是用这个方法“立牌坊”。

emeipengxu

感觉楼主对咨询的理解胜于审核。咨询和审核是一对矛盾。咨询师不能完全按自己的思路和理解去策划体系，因为要迎合不同审核员的口味。楼主讲的是原则，但实际场景下会受限制。
对审核的理解有一些也不太对，比如：多提系统性的问题，这些问题可以口头提，但不能是书面的不符合项，否则企业存在系统问题，就不能通过认证。硬找几个所谓“不符合项”，这实际上就是目前审核走过场的表现，找几个不大不小的问题回复机构。太大，企业不能通过认证，太小，机构认为审核员没有查到问题，企业也认为审核员没水平。
: D/ Z; C3 K  ~审核质量的提高 ，我认为一是对体系的理解到位，二是对受审核方的业务理解到位，三是受审核方的配合到位。

wxsunhao

有一定的道理，但不全。企业在做体系前，可能就已经有自己的管理体系了，但这种“体系”与标准还是有差距的，需要按照标准的要求进行流程再造。这是一个非常艰苦的工作。通常不是简单地把原来企业的文件引用一下就能奏效的。按照标准的提法，内审和管理评审，都是正式的活动，也不能简单地归结到平常工作中。

森林鸟

你所说说的情况确实存在，但这种问题也不能仅在审核员，有些机构技术委员会要求，比如 一家软件公司的6.3，要求提供维护保养证据，咨询审核员只能做一些假的记录。如对计算机。

雪域青松

体系文件的具体内容在企业实际工作中体现出来，就达到了建立、实施体系的目的了，体系建立的目的就是规范企业的日常工作，让企业的管理日趋规范，规避不必要的风险。

wxsunhao

rml 发表于 2014-4-14 18:45
人们总是一边抱怨认证的公信力太低，一面渴望任凭自己想象的灵活审核。或者是非系统的问题不提，或者多提 ...

8 B6 ]. b! ~4 f3 S. L6 |' M是啊，许多人在没有学会走路前就想跑了。对标准究竟是怎么回事都没有搞清，就想进行“优化”，这样是不行的

李子

“中小企业咨询与审核的看法”这样的交流值得提倡。固然有诸多的约束条件如机构的要求等，但最终要回归到企业的需求。

wzs721014

不知道大家审核过的企业或者咨询过的企业，真正想提升管理和产品质量的认证企业能占多大比例呢？

wzs721014

我审核过的企业，大概90%的是为了取证而取证，这就是现状，尤其是楼主所说的中小企业。咨询包办，企业啥都不懂，更不想懂

wxsunhao

wzs721014 发表于 2014-4-17 22:50
4 N. E  j) Y2 S& ^$ _' s1 |我审核过的企业，大概90%的是为了取证而取证，这就是现状，尤其是楼主所说的中小企业。咨询包办，企业啥都 ...

# M. V1 K# z) T$ w! P+ [  N4 h企业不是不想懂。花了那么多的钱，当然想搞清一些事情，但你吹得云里雾里，别人无法搞懂，只能这样了。

阿芳

这样的讨论值得提倡，标准如何与企业的实际结合，让标准最终回归到企业的需求，是认证同行们需要共同思考而努力为之的事情。

emeipengxu

许多中小企业离体系的要求确实太远，水平参差不齐，一个标准去要求，产生了许多硬拉上马，咨询和审核都很无奈。这与三标的认证设计缺陷有关。如果体系的认证分等级，就像学生有幼儿园、小学、中学、大学，不同等级有不同的认证要求。要幼儿园的搞明白大学的，只有造假。另外，认证完全市场化，机构只认钱，给钱就发证，不管企业的实际能否达到。审核其实就是走形式，完成流程而已。

无锡安心

emeipengxu 发表于 2014-4-19 12:23
许多中小企业离体系的要求确实太远，水平参差不齐，一个标准去要求，产生了许多硬拉上马，咨询和审核都很无 ...

你的观点很有道理。
有的评估体系就是有等级区分的，比如软件行业的CMM。
( u" c  l- d! bBSI也早起早了按等级评估的体系标准，但还没有推广开来。
ISO也正在考虑，专门制定一个适用于小型企业的体系要求，也许不久，不同能力的企业可以按照自己的实际申请不同等级的认证了。