通过优化记录减少体系两层皮?

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第三方审核查记录、内审查记录、日常检查看记录……，管理体系运行结果和评价依据已经很大程度上取决于记录的检查结果，因此很多建立管理体系的组织为了能满足各种检查的需要而去整理各种记录，导致管理体系做成两层皮，第三方审核前出现突击补记录的现象。请坛友献计......

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当然出现这种现状的原因很多，比如：1）咨询师、审核员对标准理解死板；2）组织在建立体系时未能将标准转换成符合自身特点的文件；3）领导对体系不重视，内部缺乏有效的监督机制；4）整个国家企业现状，很多企业属于粗放式管理，接受不了管理体系这种精细管理的模式等。上述原因在现阶段很难能够一下子、完整的解决，本人通过几年的管理体系工作经历，在此提出一个能减少体系两层皮的想法：重新设计、优化记录。

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提出一个能减少体系两层皮的想法：重新设计、优化记录。希望对各认证组织能有一点帮助，可以从以下几点出发：  
　　一：对标准再去学习，梳理标准中明确要求的记录
　　ISO系列标准总结了世界发达国家、优秀组织、资深专家等不同层次的管理精髓，因此一定有可取之处，但管理体系标准适用于各行各业、各种类型的组织，因此在描述时不可能针对某一个行业或某一个活动进行具体的描述，仅是提出了某方面的通用要求，一个组织在进行标准转换时应首先梳理出这个标准有哪些明确的记录要求，对于未明确要求的应根据组织实际情况适当补充，例如ISO9001《质量管理体系——要求》标准仅明确提出了21类记录，这些记录组织在建立质量管理体系时应首先梳理出来，其他记录可结合实际增加，而不是所有过程都必须有对应的记录来体现，认证组织、咨询师、审核员都应加强对标准的再深入理解。
　　二：对现有记录进行优化，重新设计，能制式的尽量制式，能合并的尽量合并
- W/ F7 M% f% ?: [　　标准中所要求的“应形成或保留。。。的记录”，但到底是什么形式的记录，标准不会也不能给出，这要靠组织结合实际情况进行确定，比如ISO9001标准6.2.2e)条款中要求“保持教育、培训、技能和经验的适当记录”，很多组织在做培训时为了满足内、外审的要求就很死板的针对每次培训都整理了1）培训通知；2）培训大纲；3）培训签到；4）培训试卷；5）培训成绩单；6）培训记录表；7）培训效果评价表；8）培训总结等。这种做法固然规范，但如果所有培训都整理这些材料，就会让培训组织部门厌倦了这项活动，组织应根据不同的培训对象、培训内容、培训方式而去保留适当记录，比如组织了一次领导层的培训，一个声像资料即可；组织了一次外出取证培训，获取的证书就是培训记录；……；再如：针对ISO9001标准的7.2条款，组织为了体现招标文件、投标书、合同等阶段的评审，设计了不同阶段的评审记录，并且每个项目均填写了评审记录，但实际运作中这些记录都未真正在填写，那原因是什么呢？大家对记录的形式理解有时片面了，如果这是一个生产企业，每天都有几十份订单，每个订单都去填写一份评审记录，试想企业能不烦吗？应该对不同类型的项目规定不同的评审方式，一般项目合同中主管领导或业务人员的签字就是评审，重大项目可以通过会签或者会议等形式组织，形成会议记录或者评审记录，也就是说标准ISO9001标准7.2.2条款提出的“评审结果及评审所引起的措施的记录应予保持”没有要求必须是“合同评审表”，我们可以是签字、可以是会议记录、可以是评审表等任何形式。
4 i1 q& S* a; l6 b　　一个体系的建立、实施不是说记录越多越全越好，组织应根据标准的要求、结合企业自身状况设计记录，对现有的所有记录进行讨论、评审、修改、优化，能在一个记录上体现的不做两个表格，能制式的尽量制式（比如设备保养记录、产品检验记录等），记录的设计是管理部门的职责，大部分记录的使用者、填写者是基层单位，应尽量减少基层单位记录填写的数量，减少基层单位填写记录的工作量，在设计基层单位记录时尽量制式。
/ l9 v$ H& x8 }& G　　三：对记录实行动态管理，定期评审，不能随意增加、删减记录
　　组织在体系运行过程中记录的增加和删减是不可避免的，但应有严格的管理流程，不能想加就加，因为有时增加的记录往往会重复现有的记录，组织内部可以建立一个记录明确管理部门，当想增加记录的时候到这个主管部门提出申请，组织相关部门讨论、评审，确实有需要时进行标识、增加；这个主管部门可以定期对其他部门的记录管理监督检查，若发现有随意增加记录的情况，应有严厉的惩罚。

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请坛友献计......

conan19820917

还是记录啊！
第一：领导作用！领导不重视，其他都白扯；
第二：要有对体系理解深刻的专业质量人，但是一分钱一分货，现在企业是既要马儿跑，又要不吃草。
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有了这两点，何愁两张皮不解决？

阿芳

你说的关于6.2.2的记录如1）培训通知；2）培训大纲；3）培训签到；4）培训试卷；5）培训成绩单；6）培训记录表；7）培训效果评价表；8）培训总结，除了 4）培训试卷无法在一张记录表中体现，其他的7项内容都能在一张记录里体现了，所以我做咨询从来没有要求企业一定是啥格式的记录，咨询师是要动脑经的，否则为啥咨询就“师”，审核叫“员”呢。

雪域青松

以企业实际出发，以标准为依据，制定能够实用的记录表格，这样既可以符合标准要求，又可以减少一定的负担，才能解决“两张皮”的问题。记录的目的是对企业做重要工作留存的证据，但形式为多样化，不能简单为一种格式。

emeipengxu

把日常使用的记录纳入到体系文件就行了，编制文件的人一定要对现场情况了解，才能结合实际，否则只能是两张皮。但现场情况是灵活多变的，体系文件是相对稳定的，有一定的滞后性，两者不可能完全一致。上升到国家法律法规，也有与现实生活不适应的情况。这其实也有两张皮的现象。这个矛盾永远存在。

wxsunhao

记录到底要多少？是不是记录多了就会让人烦了呢？财务制度要形成的表单不少吧，大家觉得烦了没有？即便烦，大家也要做。这说明有些记录是不可少的。现在企业觉得9001的记录太多，太烦，实际上是这些记录没有用起来。记录如果不用当然大家都认为没有用了。拿培训为例，如果培训的成绩与个人的收益挂钩，那大家还不认真写，认真记啊。

hxfyxx850403

支持你的观点，上次碰到几个老师还要求口头订单也要做一个评审确认记录，还要顾客签字盖章确认。。。更犀利的老师要求生产作业指导书要全部写

HGS

谢谢各位指导! 实际上记录也是一种简化流程.......

金子

我的想法，说起来很简单，先不去管各部门，让他们先正常运作。因为即使没有体系文件，公司也会正常运作的。过一段时间后，看看各部门都用的记录是什么？正在用的留下。成为体系文件中的记录。之后再根据实际情况一点点增加。先不想认证的事，就想对实际工作有作用的记录。再之后，识别各记录对应的ISO9001标准中要求的记录都有哪些。有问题的，再解决。

金子

rml 发表于 2014-5-22 13:24
横目金子！你被无心伤害的心没滴血了？要不要再来一下有心伤害？
5 {+ e0 c: f. R  I你不是在这个极端。就是在那个极端，继续 ...

$ Y/ D' I6 f" U, V9 t       我们说的也不矛盾呀。您举的例子是说质量体系记录压根就几乎没有，与楼主说的情况不一样。楼主是有记录的，但是很多记录没有用，想怎么样简化，我只是说一个方法。
& E2 n! a) T: v( K1 ]     我从来没有说过基础不重要呀。我说的这个办法就是在公司有一定的质量管理体系运行经验的基础上的。
, _3 T  q* I. |     再说说9001的基础问题，我是这么认为的（欢迎拍砖）：每家公司的情况都各有不同。先了解公司的实际，从实际入手，对公司的实际有一定掌握之后，再一点点深入，识别其公司的所有过程与9001要求的过程对应。这就要求，必须对9001的基础有非常好的掌握。
     对于您说的那家公司的工程设计不出设计文件，没有正规的做法，这本身就是公司实力的一个体现。发现后，那就要在这方面加强。
) h2 N4 F# u( O& o( c     还有，我不排除有的公司拿9001认证当资质用，根本不去执行9001标准的，市场需要，大有人在。再说了一个9001标准能涵盖世界上所有的公司所涉及到的行业领域吗？一定有不合适的。举个例子，小米发展讯速，他执行了多少9001标准？说实话我还真想了解一下。        

金子

rml 发表于 2014-5-28 12:31
( n' y( w# ]: |) ^. K) J十八扯。
" g0 T: g7 }1 q& k  C好好读一下第1 章。看明白9001自己说的适用范围和作用。

      就算是9001自己说的“本标准规定的所有要求是通用的，旨在适用于各种类型是、不同规模和提供不同产品的组织”。实际当中也有不适合的。
    “旨在”的意思是“目的在于”，说的是目的。举个例子：“我旨在成为世界首富”那么我是“世界首富”吗？很显然，不是。以此来证明我刚才说的“实际当中也有不适合的”。
5 n+ p4 D7 K4 ?     当然还是适合的多。