荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26
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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

& ~. R' g; B. U) A
8 |' X  q* M9 X+ l1、6W2H法
: K! ]7 c* L* ~! P2 h5 [

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
4 k0 W1 {+ g% H" I7 W$ }9 EWho：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
Where：工作发生的地点 ；
) h" v* a1 e1 A3 U% |4 i4 _Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
8 l% k  Y3 h, IHow much：需要多少成本？
2 p; ?- a2 T- a2 [/ ~: w/ u
【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则
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Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
Attainable 可达到的；
. H, i0 N- B3 e: Y+ IRelevant 相关的；
# d, U7 c. ~2 Q- r7 w% BTime based 时间的；
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【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
4 \7 [/ [5 u6 {9 Z6 ~
特别注明：

! T: l6 E$ I; f- |5 e& w3 b+ j+ s有的又如此解释此原则：
! x2 c, j3 v7 ]  q# s- D' _——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
$ j" v- j* T" J; y5 f) {  ^——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
1 z8 y6 y7 F) Y——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
/ m( a5 r  P7 i+ ]6 J6 Z- z——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。
* o  o' |. _- n

3、SWOT分析法
+ u, P+ X) \, H8 n6 }

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
Opportunities：机会
Threats：威胁
1 N) G4 F4 u1 x/ w7 Q1 N- e  ^  K
【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

4、PDCA循环规则
  E& x( B% e( t: C5 G5 C

Plan：制定目标与计划；
4 O, j- j8 N( B: S5 M! j3 MDo：任务展开，组织实施；
5 h- r8 g' {) }) V1 HCheck：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
3 L- B( H9 y8 _# C9 Z3 M" SAction：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
  |" V+ ^% L; u  y& h/ e* y; y
: R7 w1 E7 W6 @, b【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

5、时间管理-重要与紧急
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A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也不能做
: D# j% u- S4 i) w* m
B、重要不紧急
准备工作
预防措施
4 a' b: Q) m/ @8 `7 e5 G价值观的澄清
计划
人际关系的建立
真正的再创造
% i2 H. I* U. E$ I. \增进自己的能力

, ]7 p# I2 Z* M1 R+ V2 U& G; A3 WC、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
, M  z$ `$ L8 y' I2 c9 |信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
2 v- z# ?0 w9 Q6 D; s符合别人期望的事
- [( z# [8 w0 x! X, f" I4 z
7 T, i5 N. q5 E8 B1 pD、不重要不紧急
' s8 b/ C" h* x0 R5 p忙碌琐碎的事
1 T% G- W2 }, P' K* |4 \: I广告函件
  K2 S4 `6 m3 P/ m' J% ~( N电话
逃避性活动
+ b) k* q! v7 k8 F等待时间
# \- Q( j0 M& d% @. s
. c5 l: n2 c, J, E# ?7 G优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

5 x$ r- ?2 @# m5 O" r7 x$ k对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

1 f7 D- Z3 u. R. c6、任务分解法[WBS]
0 W2 K& d! |8 @$ i) J

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：
- y! A1 Y& S% I, z将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：
/ f6 E: t% E$ C) I8 s6 l至上而下与至下而上的充分沟通；
/ T/ V5 b4 p4 R! d3 H8 T/ R一对一个别交流；
小组讨论。
9 G/ P, u% m( R' X) p( B
3 v6 M* _# Q: P, k1 Z5 q# Y$ WWBS分解的标准：
" @" m' w5 H: @' Q. j4 c分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
8 g) v& w, b, f! g集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。
" K  G- @2 ^/ d6 w' u) [9 u
3 x3 P/ N& V: f) p! `% u, T; g2 B【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

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7、二八原则
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巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：
80%的销售额是源自20%的顾客；
# E  d4 v$ y7 Y% C80%的电话是来自20%的朋友；
80%的总产量来自20%的产品；
80%的财富集中在20%的人手中；
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这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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