荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

2 a# u- v  `" J
0 C. A% v$ Z( V4 e: e/ `! x1、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；
& D5 M1 ]  ^  [1 r0 gWhy：做这项工作的原因；
( r* y. k/ n, \) J4 f. OWho：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
4 D6 u$ T% x6 H4 u+ |4 U% ^Where：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
9 v. d) @5 ?$ |' E6 XHow much：需要多少成本？
( r; s- D+ a+ W! Y- t( i# c
【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则
  `& r+ t6 [+ M' S2 m

Specific 具体的；
0 X: ]) q7 i8 H1 b- YMeasurable 可测量的；
( N& t! }7 o( R, A; R5 QAttainable 可达到的；
Relevant 相关的；
Time based 时间的；
7 v% G$ G$ O; {! I! w; o
5 W0 U& M& x  d4 r9 V4 D6 m【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
  T! g" c: f3 R; l+ y$ D9 g( s
特别注明：
- c* g8 |' V' ?* y( W: B
有的又如此解释此原则：
! ?/ ]$ _9 D) D——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
8 }) g! k) [# a( D! D——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
3 K! {0 f7 g: w8 y——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
$ A- c9 y  L, L5 t3 e) m; N9 M7 [/ B; x——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。
9 l5 ]6 t% v1 C0 K% b# d4 K

: o# p; E" \0 _, q1 f! N: K3、SWOT分析法

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
Opportunities：机会
Threats：威胁
6 u. r) F, H7 e0 `! h" E" T  l7 Q
【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

' b* S/ `! w: O+ O/ Q4、PDCA循环规则

Plan：制定目标与计划；
  q4 o( O" i) m: x/ U. a0 ADo：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

5、时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
) ?: j$ l9 o0 y3 a- @) K7 y& h1 P你不做其他人也不能做

8 Y5 a3 n% r2 r+ k8 xB、重要不紧急
5 P1 Y- n: h1 E6 h6 H准备工作
预防措施
* L" q* z$ W+ v# c# `价值观的澄清
; y! o* S) {. W1 r. p' a计划
3 Y' B* T3 \& C: B. k' J人际关系的建立
" k* P; c: F' U$ A) y, g  k  r真正的再创造
增进自己的能力

C、紧急不重要
! }* F$ F0 B! j: |造成干扰的事、电话、
( w6 a6 R/ Q! X信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事
3 A2 Y6 q/ Z0 m( k+ j, g( B
, H  }0 p) |$ e& f+ E8 A, ZD、不重要不紧急
. L) X; Y% N# Z: r& Z忙碌琐碎的事
* _% s! s; y% k% p- ~0 G广告函件
电话
0 O9 A* a( E) d# J( j. z逃避性活动
等待时间
% k# J# c" C" C
优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

6、任务分解法[WBS]
9 C: ?9 H  _% x/ H

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

3 j4 J% [. h% R6 p' T  T+ P3 F4 {WBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
& [; i0 t+ {. G% E) d  m6 L, z
  ~8 B8 Q6 k+ q2 M- t1 IWBS分解的方法：
- c3 Q* I1 f5 D至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
* ?; ^& Q" z! m- y5 o0 b: ?小组讨论。

WBS分解的标准：
9 C. [; Y' m" C( e7 H" B分解后的活动结构清晰；
8 {8 ~7 o1 k% F" L) V7 i$ T4 ~逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。
+ l! r8 r. f" D
3 o0 z# Q5 ?& R& w& h  |, L$ L: y$ `【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

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7、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
: A! S  i" i) D( i
/ U+ S+ o& z0 r举例说明：
80%的销售额是源自20%的顾客；
% u) r, O( v8 \) c. x6 @( V1 M80%的电话是来自20%的朋友；
' F5 ]) _$ B; |7 R9 ~80%的总产量来自20%的产品；
% n) f' j2 Q! ]  M& O80%的财富集中在20%的人手中；
5 L5 O7 {( k4 I& B; O; C2 s
7 C5 o6 m, w) h( T这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
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4 l- n" u5 |3 F& {

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