荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具

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荐读 | PDCA、6W2H...让质量人效率提升10倍的7个人生工具2016-04-26

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每周二，认证君就开始感觉时间紧张，周计划里的很多工作都等着去处理，但有时越忙越乱，不知各位质量人有没有同感？今天，认证君为各位推荐一篇让你的效率提升10倍的7个人生工具，很多方法，其实也是管理工具。

8 b9 U4 a7 F$ g1、6W2H法
2 V$ n! c- b2 f/ O" e/ D  Y

What：工作的内容和达成的目标；
4 Y9 w# }$ l/ u; N; i/ eWhy：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
8 F, J, @+ Y6 a! a* gWhen：在什么时间、什么时间段进行工作；
4 t: e3 E  J4 i7 TWhere：工作发生的地点 ；
Which：哪一种方法或途径；
* X+ E% ^& G; W. b0 C7 IHow：用什么方法进行；
How much：需要多少成本？

【意义】：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

2、SMART原则

Specific 具体的；
Measurable 可测量的；
Attainable 可达到的；
% Q$ K( B6 ?% {- p; s  _" cRelevant 相关的；
Time based 时间的；

* S2 c8 s7 L9 H- X7 v. N/ e【意义】：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
4 }- N" q$ W9 T9 q2 P4 s; m
- W0 x* J5 v4 Y+ L% ]: K6 ^特别注明：

7 ?: U9 s! L+ {8 I; s有的又如此解释此原则：
——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
+ G, G6 i! C9 n8 x4 Y8 t——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
! h& a8 h3 `( Y. {——T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。
/ I* _) ^: M( m. z5 O% f1 l% {

3、SWOT分析法

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
8 B, b0 j% E! V" ], OOpportunities：机会
Threats：威胁
7 N6 T3 n4 l" \. O  }
, d& H8 H! S; f$ Z+ v【意义】：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

4、PDCA循环规则

Plan：制定目标与计划；
Do：任务展开，组织实施；
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
7 _* [0 n/ I0 O  E' D% j# yAction：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
* M3 X% y6 g5 G; g# ^) a" [% ?
# e: y# p( G) D; Y【意义】：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

- r* y- y; o' f* r# {8 i5、时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急
! `, U& {5 l0 w! e( a9 g紧急状况
迫切的问题
1 @, X6 J2 W! w) p% M4 q限期完成的工作
你不做其他人也不能做
2 p* z0 ~, W. z# O) {2 c$ F- m0 z, n8 D
B、重要不紧急
6 i0 f* K2 r; \' Q. ?0 ^准备工作
预防措施
! u3 [+ ?/ A+ g6 l价值观的澄清
计划
人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力
* g; t( k( g* f; `
! }- ^+ c+ a9 Q3 {5 \. eC、紧急不重要
7 r" E$ l6 G$ E4 a7 r! m造成干扰的事、电话、
信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
, B% q( y4 p# i0 \( |符合别人期望的事

" @; P& F  S7 d" z: O) r3 WD、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
广告函件
: _6 N; [- |0 g电话
' x; l- M0 L+ n7 g逃避性活动
等待时间
' r% r$ D+ Q4 w' w% T
) s, C( U) A0 s优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

& W5 n3 Q! b# O7 E7 \1 _2 Z! Y对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

6 w. I$ r8 U% |& M5 t6、任务分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

& W4 Q* W1 L" TWBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
% i6 V8 A8 K0 g, J" F
WBS分解的方法：
1 g, ?  L: B4 X. w至上而下与至下而上的充分沟通；
: c' Q" c9 K! t. w+ |" r一对一个别交流；
小组讨论。
. [1 C* l  y2 t: Y
1 [; ~% h  L2 L. g" K. O. |WBS分解的标准：
5 K- s/ ?$ W5 ^* `( d分解后的活动结构清晰；
* M5 |0 h& C7 N! ~1 A2 u+ z8 U逻辑上形成一个大的活动；
) n, I8 E9 |2 Y% A6 \! `7 _) a集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。
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【意义】：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。
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7、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
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举例说明：
- B" f9 N+ r9 I; z1 [* ?* d: g; @80%的销售额是源自20%的顾客；
7 n* k3 C7 n4 A( @8 G80%的电话是来自20%的朋友；
" C1 [% d7 J7 P" ?/ X# m1 d5 U, L80%的总产量来自20%的产品；
4 X; `3 [, j3 [3 j5 ?. x80%的财富集中在20%的人手中；

这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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