文件与记录控制审核检查表问题请教

jing1126

各位老师：
      您好！我要做4.2.3文件控制与4.2.4记录控制审核，下面是我做的审核检查表，请各位老师看看，这样审是否合适。
) L) R$ o* [4 l8 r. r- a& s     请老师赐教，谢谢。

0 O3 v: U9 B& P( V3 N' E  t# H

质量体系审核：部门检查表

                                                

受审核部门			编制日期				陪同人
质量体系标准					审核员
审核的条款		4.2.3文件控制
NO	审核项目			审核记录
	1、  询问受审核单位文件管理人员本单位都有哪些文件？如何获取？如何管理、分工？如何传达到相应岗位？文件管理有哪些记录？是否有相应的文件管理制度？该制度是否与程序文件规定相符？ 2、  查看文件管理的相关记录。（文件归档清单、有效文件清单、文件回收清单、文件销毁记录、文件借阅记录） 3、  随机抽查5份文件，确定是否按要求执行。（是否符合程序文件及其他要求） 4、  抽查车间的目标、指标文件，是否合理，职责是否明确？ 5、  抽查最近执行文件的发放回收情况，并跟踪确认。 6、  查看作废文件的保存情况。 7、  查文件更改记录。 8、到文件使用场所查看是否得到文件的有效版本；是否存在应有而无的情况；是否将作废文件从使用现场撤走；是否存在多版本的状况。

* c, I4 K2 O) F/ p! n

质量体系审核：部门检查表

                                                

受审核部门			编制日期				陪同人
质量体系标准					审核员
审核的条款		4.2.4记录控制
NO	审核项目			审核记录
	1、            询问受审核单位记录管理人员本单位都有哪些记录？要求提供记录目录、归档清单、销毁审批表、更改审批表、借阅登记表。如何管理与保存这些记录？ 2、  随机抽查10份记录，确定是否按要求执行，记录更改是否符合要求，保持整洁、清楚、填写规范。（是否符合程序文件及其他要求）？ 3、  抽查车间的记录，查看记录是否及时准确、是否填写规范？

jcf123

看似很想详细，其实乱，文件有程序文件就行，没有要求制度。而把外来文件和文件发放前的审批没有描述。

wxsunhao

这个审核表没有包括标准的全部。文件控制和记录控制都要求有程序的，首先要审核是不是有程序，程序的规定是不是合适。

jing1126

rml 发表于 2014-2-24 18:12
想想自己是为了证实哪些要求被满足的情况而采用这些检查方式的，再想还有哪些要求没有被安排到。无用的和遗 ...

+ i3 x0 b; K2 H9 n% d5 }$ q  G/ N& R谢谢rml老师。

阿芳

ISO标准条款４.2.3的审核思路和方法
思路:
（１）组织是否制定了文件控制程序？   r3 O8 L" D5 \# Z3 d; Q; d4 z# z
（２）文件是否包括和质量体系有关的所有文件（包括外来文件和向供方提供的文件等）？是否对使用的文件适时评审？
（３）文件发布前是否得到授权人的批准？
（４）识别文件现行修改状态的方法什么？是否满足要求？
' {! u: m! J+ ~/ H（５）文件修改后是否重新批准？ - l5 @/ O  k1 u  ]+ X3 A, L$ S2 q: A
（６）使用处是否都使用适应文件的有效版本？是否从发放或使用场及时收回作废的文件？
（７）外来文件是否得到识别？发放如何控制？ # v! ~# h/ F: I& F/ N/ X
. q# n! H$ O9 m$ F（８）是否对保留的作废文件进行标识和管理，以防止误用？
. S- m% i6 O4 _/ Q: d6 b检查方法：
（1）在行政部查阅文件控制程序。确认：
●程序内容是否完整，是否操作性。
7 m. k' S: z# t- J% u) C: }# {● 程序文件是否是有效版。
4 F& G5 f) m9 w7 @& v●外来文件(如标准)是否包括在控制之列。
# ^7 b! M0 \6 h3 @6 y(2)选择5~10份现行有效版本文件，检查其是否者经审批，审批权限与程序文件有无冲突。, j$ }( O* ]3 B! x
: ?( c3 D+ Z4 A2 R (3)询问行政部文件管理员文件管理状况，确认：
●“文件归档编目清单”文件台帐是否认真填写。' D3 N$ {& F6 A% A. o9 l" @( k
% ^# R: Y3 Q! Q2 o$ ]9 p ●文件发放是否进行编号和作详细记录。# p3 o; ?9 R+ P5 R
●是否是识别文件修订状态的控制清单
●技术文件、图纸历次修订是否明显地标出。2 P1 W4 E9 `3 |
●文件是否存在未被授权的修改。
' j; i0 B& t" V●外来文件是否得到控制。
# m! z# Z% k3 a, ?% I1 @●文件是否得到了定期评审。 2 b- n3 C* _# I1 @' U* \# P0 s
(4)到有关发放和使用场所查看：
: x1 U2 W/ t, ?●是否得到文件的有效版本，是否存在应有而无的情况, s* O% K& h! Z% }
● 是否将作废文件从使用现场撤走，是否存在多版并存的状况。$ J# `, H  D8 T( ~# s
+ Q$ x/ z1 L& t (5)在行政部文控中心查保留的作废文件。确认：
6 ?3 j' W9 b9 s0 ^●是否进行了隔离和专门标识。
(6)查文件更改记录。确认：
% F2 c( `3 W- d- r/ u●文件更改是否得到了审批。2 n8 o& B* {: ~5 b1 u" ~. Z
. H. \/ R, T- X5 \+ o ●修订记录是否完整。
0 E4 a5 e/ x3 d9 E0 B' d; D3 `1 o; @我觉得这个比你的要完整多了，也更符合标准了。

jing1126

rml 发表于 2014-2-25 01:20
“制度”倒是可以考虑的——尽管由“制度与程序对比”可以排除程序被命名为制度的情况，但不排除程序由某 ...

惭愧惭愧，得好好想想怎么做了。谢谢指正。

jing1126

jcf123 发表于 2014-2-24 23:32
看似很想详细，其实乱，文件有程序文件就行，没有要求制度。而把外来文件和文件发放前的审批没有描述。

谢谢 谢谢各位

jing1126

wxsunhao 发表于 2014-2-25 07:28
7 T: v' t# h, F5 q- e这个审核表没有包括标准的全部。文件控制和记录控制都要求有程序的，首先要审核是不是有程序，程序的规定是 ...

3 `$ O' F4 A" y" @; X7 z8 k谢谢老师教诲。

jing1126

阿芳 发表于 2014-2-25 11:45
ISO标准条款４.2.3的审核思路和方法
7 f9 S/ S( P/ B: F) e思路:
9 N7 B" p' {* b7 {（１）组织是否制定了文件控制程序？   r3 O8 L" D5 \# Z3 d;  ...

是比我的完整，谢谢。

jing1126

rml 发表于 2014-2-26 08:56
$ }/ |2 z" j% [4.2.3共有三个“应”的要求。前两个都是宏观的“应控制”的范围界定。怎么控制在后续内容中，特殊记录在4.2 ...

! |! m# m/ k% ~/ I5 f5 h7 A理解了一些，谢谢老师。

HGS

程序的规定是不是合适......