审核记录的作用与形成

【摘要】

审核记录如何“记”？一直是广大审核员长期困惑、长期争论不解的“热门”问题。笔者认为，要解决好这个问题，首先是要明确审核记录的作用是什么？本文论证了审核记录的作用：1）记录审核证据，2）记录审核发现，3）为审核结论和认证决定提供支持依据。然后探讨了审核记录形成的原则：1）反映抽样量，2）有可重现性，3）要适度简明。并进一步通过一些示例提出了审核记录形成的具体方法。只有处理好审核记录的问题，才能有利于提高审核的有效性和效率。

【主题词】- T4 M' L) K* P: l8 o; w) q% _' w
    审核记录  作用  形成

【正文】

审核记录是审核员在现场审核中的一项基本工作，是审核活动的一部分。然而审核记录与其它审核活动又常常是矛盾的，因为按照一次审核计划，审核总体时间是一定的，审核记录占用时间多少直接影响到其它审核活动的时间用量。因此，审核记录如何“记”？一直是广大审核员长期困惑、长期争论不解的“热门”问题。一种观点是审核记录应尽可能的简化，最好是采取对应某种检查表，用“打勾打挑”的方式记录（有的机构和审核员就是这样做的），以节省大量的时间用于审核调查；另一种观点是审核记录应尽可能的详实，比如对设备维修的一些具体项目，对文件中的一些具体内容都应该记录，以提供充分的审核证实。而笔者认为，要解决好审核记录如何“记”的问题，首先是要明确审核记录的作用是什么？作为一个审核员只有清楚地掌握了审核记录的作用，才能更好地把握审核记录如何形成以及形成的详略程度，从而找到审核记录与其它审核活动的时间平衡点，切实地提高审核的有效性和效率。

一、审核记录的作用

在GB/T19011-2003idtISO19011：2002《质量和（或）环境管理体系审核指南》6.5.4“信息的收集和验证”中有如下描述：

“在审核中，与审核目的、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息，应当通过适当的抽样进行收集并验证。只有能够证实的信息方可作为审核证据。审核证据应当予以记录。”

这里已明确审核证据应当记录，但不是所有信息都需要记录。

同上标准6.5.5“形成审核发现”中的描述如下：

“应当对照审核准则评价审核证据以形成审核发现。审核发现能表明符合或不符合审核准则。……

审核组应当根据需要在审核的适当阶段共同评审审核发现。

应当汇总与审核准则的符合情况，指明所审核的场所、职能或过程。如果审核计划有规定，还应当记录具体的符合的审核发现和支持性证据。

应当记录不符合和支持的审核证据。”

一般地说，审核发现是由审核员个别确定的，但审核组应当根据需要共同评审审核发现，为实施这样的评审，显然审核发现应当予以记录。

同上标准6.4.3“准备工作文件”中的描述如下：

“审核组成员应当评审与其所承担的审核工作有关的信息，并准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录。这些工作文件可以包括：

??检查表和审核抽样计划；

??记录信息（例如：支持性证据，审核发现和会议记录）的表格。

这里又一次明确了支持性证据、审核发现均应记录。

同上标准6.6.1“审核报告的编制”中的描述如下：

“审核报告应当提供完整、准确、简明和清晰的审核记录，并包括或引用……g)审核发现；h)审核结论。”

这里又提出审核发现应该是审核报告的一部分（当然可以采取“包括或引用”的方式）；既然审核发现是审核报告的一部分，审核发现同审核报告一样应当是书面的，也就是应当记录审核发现。IAF对ISO/IEC导则62：1996的应用指南（第三版）中G3.4.1在解释审核报告时也阐明了同样的含义:“已填写的调查表/检查表/观察记录/审核员笔记可作为覆盖上述的报告（即审核报告，笔者注）的组成部分。如果应用了这些方法，应将这些文件提交认证机构作为认证决定的证据。

在2006年8月已最新正式发布的ISO/IEC17021:2006《合格评定对提供管理体系审核和认证的机构的要求》标准4.2.3中要求：

“认证机构基于符合性（或不符合）的客观证据做出决定。

同上标准6.4.2中要求：

“认证机构有责任对足够的客观证据进行评价，并在此基础上做出认证决定。根据审核结论，如果符合性的证据充分，认证机构将做出授予认证的决定，如果符合性的证据不充分，则不予认证。”

根据上述文件的一系列阐述，我们可以将审核记录的作用概括成如下三点：

1、记录审核证据；

2、记录审核发现；

3、为审核结论和认证决定提供支持依据。

其实，换一个角度说，审核原则之一是“基于证据的方法”，既然受审核方的管理体系与审核准则的符合程度是通过其提供的“证据”来证实的，那么审核结论的可信性也应该通过审核员提供的“证据”来证实，这个证实只能来自“审核记录”。

二、审核记录形成的原则

以上我们引经论据，应该说理由十分充分地明确了审核记录的作用，由此我们就可以态度鲜明地回答：“打勾打挑”式的审核记录是肯定不正确的，因为其中丝毫看不到审核证据，审核结论缺少“证据”支持的痕迹，认证机构难以在此基础上做出认证决定。当然这里我们需要申明一个前提，如果审核报告是非常详细的，是具有足够细节的审核发现内容的报告，那样的情况将另当别论。
7 U6 \# e* _1 o( `

审核记录应表述审核证据和审核发现，这是勿庸置疑的了，而接下来的问题是审核证据应该怎么界定？审核证据和审核发现应该记到什么程度？这是需要我们继续讨论的。

在审核中，我们会接触到大量信息，许多信息是与审核目的、范围、准则有关的，但也有的的信息与审核目的、范围、准则无关，后者不是审核证据，前者如果未经证实也不是审核证据，凡是不属于审核证据的信息是不需要记录的（见GB/T19011-2003idtISO19011：2002 《质量和（或）环境管理体系审核指南》6.5.4“信息的收集和验证”）。6 c1 }# X) g* }
但是在审核实践中，我们发现有的审核员并不是能够很好地界定这一点，他们记录了不少非审核证据的信息，遗憾地浪费了有限的审核时间。

关于审核证据和审核发现应该记到什么程度？总的来讲，我们认为应坚持这样3条原则：1）反映抽样量，2）有可重现性，3）要适度简明。
0 f  g# [! [/ o, e4 ]

审核是通过适当的抽样进行的（见GB/T19011-2003idtISO19011：2002标准6.5.4），比如抽查了多少文件/记录，观察了多少活动/实物/现场等。所谓适当的抽样，就是审核所获得的样本量对于总体要有一定代表性，如果样本量不足，其代表性就会大打折扣，甚至可能不具有代表性。因此，为表明有“足够的样本量”对审核结论和认证决定予以支持，审核记录中应反映审核抽样的情况。

证据的一个重要属性是“真实”存在的，审核记录要反映审核证据的“真实”存在，就必须要有可重现性。即一个审核员在审核记录中所记录的各种审核证据，如果由他人重新去查，完全可以再次查到！因此，审核员在形成审核记录时，须要把握好这一点。比如与员工/其他人面谈时，须记下有关人员姓名；审查文件/记录时，须记载有关文件/记录的编号；观察仪器/设备时，须记录有关仪器/设备的编码，等等。

现在我们进一步讨论一个关键性的问题，就是审核记录“要适度简明”。我们已经否定了“打勾打挑”式的审核记录，但是考虑到现场审核时间是一定的，考虑到审核的效率，我们也不赞成“审核记录应尽可能的详实”的观点，尽管我们不能说这种观点不正确，但至少有嫌太理论化，不很实际。实际的审核经验告诉我们，必须要控制审核记录的时间，以有利于用更多的时间进行审核调查。那么，如何做到“适度简明”呢？下面先通过一个例子予以说明。

譬如某名审核员审核组织的某种产品（原材料或中间产品或成品）是否按规定进行了检验，他抽查了该种产品不同时间（或批次）的检验报告3份，检验报告中有许多检测数据，经查该种产品按规定时间（或批次）和项目进行了检验，检测数据也均符合标准值，即审核发现是合格的。在这种情况下，只记录该种产品的名称和型号以及生产时间段（或批次）和检验报告的编号即可，而不必详细记录检验报告中各种检测数据。如果组织对某一时间段生产（或某一批次）的产品不能提供检验报告，即构成不符合，则审核记录应特别记录该时间段（或批次）；如果组织未按规定的项目进行检验或个别检测数据不满足标准值规定，也构成不符合，则审核记录应同时记录缺少的项目或不合格的数据。

总之，对“审核证据和审核发现”的记录，只要在反映抽样量和保证可重现性的前提下应尽可能寻求文字容量的最小化。

三、审核记录形成的具体方法

为了能够更清楚地表达本文的观点和意图，我们按照“谈、查、看”的审核方式进一步探讨审核记录形成的具体方法。

1、通过“交谈”进行审核的记录方法

a)记录回答者姓名、职务和代表部门（审核证据）；

b)记录所问问题的回答要点（审核证据）；

c)记录对回答问题的判断结论（审核发现）。

△示例1：

检查表：问如何理解满足顾客要求和法律法规要求的重要性？如何将这一点向组织有关方面传达？

记录：回答者赵总经理。建筑市场竞争相当激烈，只有全面满足业主要求，包括好的工程质量，才能赢得信誉，从而获得我们的竞争优势，有利于我们承揽更多的工程项目。建筑行业法律法规比较多，各项法律法规集中到一点是为了确保工程质量。工程质量人命关天，工程质量百年大计，遵守法律法规是为了更有利保证工程质量。法律法规是国家强制性规范，人人不得违反，我们企业必须要严格遵守。“传达”的方式有：a)下达文件，b)会议要求，c)培训，d)工作检查等。符合“标准”要求。

△示例2：

检查表：问有关产品防护方面的职责如何规定？

记录：回答者葛某某，工程技术科科长。产品防护由两个部门主管，工程技术科负责标识、包装、保护的控制，设备物资科负责搬运、贮存的控制，项目部负责具体实施产品防护。符合《各级部门、人员职责和权限的规定》。

2、通过“查阅”进行审核的记录方法

a)记录受审核人员姓名、职务和代表部门（审核证据）；

b)记录所抽查书面材料的名称和/或编号（审核证据）；

c)记录所抽查书面材料的数量；

d)记录审核判断结论（审核发现）。

△示例1：

检查表：查6份记录，有关标识、保存期、检索是否符合要求？

记录：抽查XXX（编号）“混凝土分项工程检验评定表”、XXX（编号）“钢筋绑扎分项工程检验评定表”和编号为Q/JCJS.G03.4212-08、Q/JCJS.G03.4215-03、Q/JCJS.G03.4341-14、Q/JCJS.G03.4331-19的共6份质量记录，其中 Q/JCJS.G03.4341-14《水泥试验报告》、 Q/JCJS.G03.4331-19《钢筋试验报告》未明确保存期规定，详见不符合报告Q06-317-03。

△示例2：

检查表：查阅合格供应商名录，抽查其中3家，是否进行了调查评价？

记录：公司建立了合格供应商名录，其资料编号为Q/JCJA.G03.0602-02。从中抽查XXX水泥厂、XXX钢厂、XXX沥青厂均有调查评价资料，符合该公司《合格供应商选择、评价准则》。

3、对“实物”进行审核的记录方法

a)记录实物所处地点（审核证据），和/或

b)记录实物特征标记（审核证据）；

c)记录审核的判断结论（审核发现）。

△示例1：

检查表：查6件检测仪器，校准状态标识如何？

记录：抽查编号DS22-02水准仪，ET306-05经伟仪，C150143钢卷尺（50m），L12012-08压力表，CL302-04靠尺，DV50万用表，其中DS22水准仪、ET306-03经纬仪不能识别校准状态，详见不符合报告Q06-317-04。

△示例2：

检查表：查6种原材料的产品标识情况？

记录：在项目部料场，抽查鞍钢Ф22钢筋，抚顺钢厂Ф10盘圆，营口中板厂8mm Q235钢板，小屯水泥厂32.5普通硅酸盐水泥，东沟中砂，庄北采石厂碎石均有标牌标识，符合《标识和可追溯性规定办法》的规定。

4.对“活动”进行审核的记录方法

a)记录从事活动人员的姓名、职务/资格（审核证据）；

b)记录工作（作业）活动名称（审核证据）；

c)记录主要工作（作业）内容（审核证据）；

d)记录审核的判断结论。

△示例1：

检查表：观察一名混凝土振捣工操作过程是否正确？

记录：工人姓名任某某，有振捣工资格，资格证书编号XXX，进行5号楼三层楼板混凝土灌注振捣作业。振捣深度、半径、时间符合规定要求。

△示例2：

检查表：观察一名试验员操作试验过程是否正确？

记录：试验员翟某某，有试验员资格证，其编号XXX；对21#试验项目钢筋拉伸试验过程的操作符合《试验作业规范》。