本人原创——关于审核记录的详略和形式

从审核的术语看：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。可见审核活动必然要留下记录（一种特殊类型的文件），以支持获得的审核证据及评价结果。

怎样的审核记录和形式是有效的？笔者就《CNAS-TRC-003：2008现场审核记录指南》（以下简称“指南”）特指的审核组在受审核方现场审核过程中所必须的审核记录的详略程度及体现形式，谈一谈个人观点，以供商榷。

一、审核记录的详略程度

“指南”5.2.2.1提出： 审核记录的详略程度宜以满足审核组编制审核报告的需要和认证机构做出有依据的认证决定为前提，以认证机构对相关认证风险的评估为基础。笔者认为审核是一种管理性的检查活动，与检验这种技术性的检查活动有很多类同点：

1)都要有准则（标准、规范、要求等）作为评价的依据；

2)都要进行检查活动以取得客观证据；

3)都要首先进行单项的符合性评价，检验是针对每个检验项目进行单项判定，审核则要形成审核发现；

4)都要做出综合性的总体结论。

一般来讲，作为检验活动，通过观察和判断，直接可做出“是”或“否”结论的项目（如外观检验项目等），检验记录可以简化，并不要求检验员每次将观察到的内容都书写下来。组织可通过检验表单的合理设计，减少检验员书写的工作量，而把更多的有效时间用于测量、试验和判断上。在审核过程中，实际上很多过程、条款也属于审核员通过交谈和查看相关文件可直接做出“是”或“否”的评价结论的，特别是最高管理者的审核部分（如5.1、5.2、5.3、5.4、5.5、5.6.1、8.1、8.5.1等），则不应当要求审核员通过详细的书写来体现，否则反而减少了和组织的沟通和审核时间，反而降低了审核的有效性，审核风险相也会应增大。

《指南》5.2.2.2指出：认证机构宜具有适合其管理要求的、与其风险管理相一致的审核记录的管理方法。该方法宜与审核时间（人日数）的确定结合考虑，以便为实施有效的审核恰当地确定审核时间和分配现场审核与记录所需的时间，不能因不必需的冗长记录而消耗本应分配给审核的时间。重要的是，审核记录宜突出对选取的样本中那些对于判断受审核组织管理体系与审核准则符合程度（符合与不符合）是至关重要的、必不可少的关键信息。

一般而言，审核记录宜适度强化对以下方面的记录：

a.法律法规符合性信息的记录

b.组织关键场所或重点区域的现场调查记录

c.组织现场运行控制的记录

d.面谈、现场/实地观察的记录（而非在组织的办公室大量抄录组织的相关文件、资料和以往形成的检验、试验等记录）。

审核记录要求记的是客观证据，而不是写游记或是写小说。笔者认为，在减少不必需的冗长记录方面（在上述a～d以外的），认证机构可以考虑改进现场审核用的检查记录用表单，以提高现场记录的便捷性，增加审核员真正用于现场审核的有效时间。笔者自行设计部分模板及记录方法供参考（见：附表1和附表2）。

二、审核记录的体现形式

《指南》5.3.1 提出：审核记录可以有多种体现形式，包括书面记录、电子记录、电子数码图像、照片、复印件、标识图形或它们的组合。这一提法打破了原始的审核记录必须书写模式的思维定式，给审核员如何获取的有效审核证据拓宽了思路和方法。

最初的审核，由于信息技术的功能限制及发展不太普及，认证机构都采用了书面记录这种最常用的形式，至今尚有不少机构仍在采用。这一做法的弊端是易导致审核员把大量的时间用于书写记录，而真正的审核技能审核员却很少有时间在现场运用，审核的有效性和效率比较低。

对于《指南》提出的电子记录这种形式，笔者认为这是一种革命性的方法，是与时俱进的具体体现。虽然这一方法还有不少认证机构在进行抵制，但其先进性不可否认。抵制的认证机构或许是从审核风险的角度考虑问题，但这就有点形而上学了，即没有把握关键的重点。审核的风险并不取决于审核记录的形式。那么，书面的记录就一定能确保内容是真实的吗？如果是，那么就不会有那么多假文凭、假证书、假材料等一系列虚假事件了。笔者认为，从审核的可信性的角度考虑，认证的风险关键取决于两点：一是审核员的自身的能力，即特定的知识和技能和对相关审核风险的充分理解和把握；二是审核员在审核过程中是否遵循审核原则，即GB/T19011所阐明的道德行为、公正表达、职业素养、独立性和基于证据的方法），遵循这些原则才是得出相应和充分的审核结论的前提。从业内情况来看，目前已有很多认证机构已大范围推行现场审核采用电子化记录，且把这种形式作为提升机构形象的一种工具。审核员现场进行审核的记录直接输入笔记本电脑，最后直接打印审核记录后签署姓名即可，电子化保持的审核记录也更清晰、美观。事实上，受审核方（特别是一些信息化管理技术应用比较先进的优质客户）也非常能够接受这种形式。将信息技术应用于管理是当今世界的一大趋势，组织将管理体系运行的平台移植到内部信息系统，即提高了效率，也符合当前“低碳”的理念。尤其是审核ISO14001环境管理体系的时候，如果审核组一方面要求组织尽量减少纸张的消耗作为节约资源的一种手段，但现场自身却在书写大量的审核记录，未免不是一种讽刺。作为为客户提供认证服务，并期望通过审核使客户感受价值的认证机构，在理念上应该至少不能落后于客户吧。

对于组织的法定、资质证明等，一般都采用复印的方法，复印也是广泛采用的一种形式。必须注意，审核员现场一定要核查受审核方原件后当场复印，而不是直接接收受审核方提供的预先复印好的证据。电子数码图像（可以是pdf，jpg等格式）、照片在获得受审核方许可的情况下，能够在审核现场作为取证手段也相当好。如受审核方的多现场情况、作业现场（特别是关键场所和重点区域）的环境、布局和管理状况、设施能力和管理情况等，通过图像、照片可以非常直观的反映出来。而在不太容易正确描述的情况下，通过间画标识图形的方法，也能起到直观展现审核证据的功能。

审核员应正确理解审核记录的作用、要求和各种体现形式，在现场审核中，要灵活、正确地运用各种有效的记录方法和形式，以确保达成预定的审核目标。