审核记录的书写

管理者 · 发表于 2-21 09:23:58

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随便聊聊吧。

首先说说记录里的抽样问题吧。很多审核员还有技术部的人会说，什么抽3个，多少个以下抽60%，甚至还有人把分场所的开根号抽样要求用于审核中。其实都是扯淡。
这么说吧，我们审的是体系管理，不是产品。一个企业可能一年生产100万个产品，但体系只有一个，所以谈什么抽3个，就算抽3000个又有啥用。
那么怎么针对体系管理抽样呢，那就是企业有多少管理环节（子过程），比如有50个子过程。好了，审核员全面了解后要根据现场情况设计抽样方法了：
a)比如这50个环节有一个时效性比较强，相关记录说明不了问题，那就抽现场管理;比如有一个环节对放行要求较高那就抽这个环节的放行;再比如某个环节对安全防护要求较高那就抽这一子过程的安全防护。
b)当然审核员设计抽样原则也多维的。比如某一个环节，人机料法环，料（输入）是风险点，那么就审料;再比如企业有2000个计量器具，要考虑企业哪个环节对品质影响大，这些对品质影响大的环节需要用到哪些计量器具。
c)抽样时候可能涉及到一些输出（比如体系管理后产生的产品）。那么这个输出就追踪它的输入即可，当然它的输入前边还有-输出-输入，追到什么程度？看审核员想审的是什么问题。比如审检验，可能要追到企业的检验要求，再继续追检验要求是否不低于国标（有些需要执行行标）要求。
也就是审核工作单上无需录入大量的生产记录，那些记录都跑偏了。

第二个问题
对标，也就是说专业的审核员卷子上会写大量的依据（企业自身要求，顾客要求，法规等要求），然后写企业实际执行情况。
一份缺乏依据的工作单，或者说拍脑门直接说企业"杂乱"，"缺失"，"未见"的，或者直接说不符合ISO几点几的，这类卷子都是没入门的审核员写出来的。

第三个问题
追溯。根据企业规模等等因素来看追溯性。
对于有些企业，比如"仓库"两个字就具有追溯性了，有些企业得具体写出仓库名字，有些得写出仓库里某产品，有些产品得写日期，有些还得写记录名称。
这就和从事管理工作差不多，你所设计的追溯信息能实现追溯即可，多了都是累赘，累赘多了会有很多人不完成，不完成的人多了"君无戏言"这个规则就被打破了，用时髦的话说，领导力出问题了。

管理者 · 发表于 2-21 09:33:30

有时候我说审核记录打60分就行，其实是吹牛了，其实我的记录能打个40分就非常非常不错了。

我看过我们机构的一些审核员的卷子，也看过很多其他机构的，怎么说呢。有些卷子吧，应该打0分的，说白了从卷子上没看到他是在审核，纯粹就是记录，记录完主观臆断几句。

管理者 · 发表于 2-21 09:57:35

再比如前三年那些远程。关于文字，图片，影音格式，还有详略程度很多审核员之间探讨了很多很多。其实不用探讨，干自己活儿就可以了。

怎么说呢，技术部说啥不重要，总经理说啥不重要。重要的是CNAS检察员拿着你的卷子能不能把问题追溯出来。还有问题是你写的，你可以找先依据判定这个问题重不重要，需不需要较强的追溯性。假设需要较强的追溯性，提供什么信息才能方便别人追溯，别拿着你的卷子追了一天还没追到。

icqwcy · 发表于 2-21 11:52:50

别的看不太懂，主要想请教下第二个问题：

大量的依据的来源在哪里？怎么找到的这些依据？有些顾客要求、法律法规要求，如果有识别比较好找，可是企业自身要求往往不是很明显呀，比如说某销售产品的安装尺寸的检查记录，是不是应有测量的数据呢？有的企业经常说，我们不用记录数据，多麻烦啊，我们人员测了就行了，合格就打√，不合格就打×。

再一个，审核的每一个条款，都要企业提供相应的依据么？除了标准要求的成文信息外，企业介绍的，算不算是依据？

管理者 · 发表于 2-21 12:16:39

本帖最后由管理者于 2023-2-21 12:19 编辑

icqwcy 发表于 2023-2-21 11:52; B0 c; k) e" L; K4 F8 G
别的看不太懂，主要想请教下第二个问题：/ M, B! \. K6 x; m9 B
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大量的依据的来源在哪里？怎么找到的这些依据？有些顾客要求、 ...

很多法规要求，很多甲方要求，最后都会经过解读，分析，整理，分解，最后形成自己的管理要求。管理管理嘛，不管这些管什么呢？

有些小企业干点简单的活儿，不用解读，直接拿出顾客要求就照着做了。

有些有依据也不审，因为离申请范围太远了。

有些依据，现场太忙了，审不完（行业现状），分析完，不作为抽样了；有些凭经验，糊弄过去了（现状如此）。当然这些得是不重要的环节，如果出个事儿就接到10万罚单，肯定不敢了。

安装尺寸的检验，直接打勾没问题，文件的详略程度取决于人员能力，企业规模，过程复杂程度。前提是直接打勾没违规（相关法规行规）。如果相关法规要求检验记录必须写具体的检验数值，那就不行了。

管理者 · 发表于 2-21 13:09:50

icqwcy 发表于 2023-2-21 11:52
& l9 W( G( L! e+ L# t别的看不太懂，主要想请教下第二个问题：
7 P6 U$ ^" s& W. D' j9 N4 M3 |1 X' `) v0 \3 x1 r) T8 g
大量的依据的来源在哪里？怎么找到的这些依据？有些顾客要求、 ...

关于企业介绍可不可以成为依据这个问题有点敏感了。

这么说吧，企业把策划的东西装到脑袋里，然后通过其他办法实现了他的策划，我们是不能说企业管理失控的。如果企业管理的很好，我们给出了失控的结论，那就是我们自己的标准或者我们自己的审核员出了问题了。

比如两个人成立一个公司，各干各的活儿，很多东西是不需要文件化的，毕竟文件只是信息和载体的一个传递，没有传递需要的环节就不需要文件。
当然自己做笔记传给自己也行，但有些确实太简单，连做笔记都是多余。
再比如古玩修复公司，老师傅根本就不想把技术外传，分给徒弟一点脏活累活去干就好了，我们也不能说人家不能满足顾客要求和法规要求。

很多审核员都是工厂和监理出身的，问题太抽象了很难理解，所以一般不会和人讨论这种问题。

幼儿园 · 发表于 2-21 13:40:25

我们审核都受到CNAS监督检查，所以还是遵照CNAS相关文件的要求比较妥吧？
分三段摘录。
CNAS现场审核记录指南
5.2审核记录的内容和详略程度
认证机构在确定现场审核记录的内容和详略程度时，需考虑:
a.记录的程度（内容的充分、适宜性）能够足以形成审核发现，并使认证机构作出正确的认证决定；
b.法律法规的要求；
c.认证机构自身对于认证风险的管理及其控制水平；
d.记录的程度对于有效审核的影响。这意味着避免因不适当的记录要求，使审核员失去对现场有效审核的把握。相反，适度的审核记录要求，将有利于审核员关注受审核组织管理体系运作的实际情况，并为所承担的审核工作恰当的分配现场审核和记录的时间。

幼儿园 · 发表于 2-21 13:41:59

5.2.1 审核记录的内容
5.2.1.2 审核中，审核组应收集足够的可用于表明受审核方管理体系符合适用的管理体系标准或其它规范性文件的所有适用要求的证据。审核记录尤其宜覆盖以下管理体系实施中的有关重要方面（不限于）：
a. 根据关键绩效目标和指标对绩效进行监视、测量、报告和评价的证据；
b. 受审核组织管理体系和绩效中与遵守法律法规有关方面的证据；
c. 受审核组织过程的运作和控制方面的证据；
d. 人员能力和设施资源提供方面的证据；
e. 内部审核和管理评审有效策划和实施的证据；
f. 对于方针的管理职责的情况；
g. 重要的顾客反馈信息，包括顾客投诉及采取纠正措施的有关证据；
h. 受审核方在产品、过程、体系改进方面的主要证据；
i.事故的处理及采取纠正措施的相关信息；
j. 有关重大的风险信息及风险管理的信息等；
适当时，审核记录的内容还可能包括如：
k. 首末次会议情况；
l. 审核组内部以及与受审核方沟通的情况；
m. 突发事件及应急处置情况；
n. 审核范围、审核计划的调整及其说明；
o. 需要后续跟踪或遗留的问题；
p. 受审核方的意见，等。

幼儿园 · 发表于 2-21 13:43:29

本帖最后由幼儿园于 2023-2-21 14:16 编辑

5.2.2 审核记录的详略程度
5.2.2.1审核记录的详略程度宜以满足审核组编制审核报告的需要和认证机构作出有依据的认证决定为前提，以认证机构对相关认证风险的评估为基础，并基于下列因素的影响来确定：
a.每次审核的目的、范围和审核时间；
b. 受审核活动或过程的重要性；
c. 受审核组织业务活动的关键风险和法律法规要求；
d. 审核抽样的程度（代表性和抽样量）；
e. 信息的可证实性和追溯性要求；
f. 认证机构自身的管理经验、要求和对认证风险的认识或可接受程度；
g.相关方的要求和关注点；
5.2.2.2认证机构宜具有适合其管理要求的、与其风险管理相一致的审核记录的管理方法。该方法宜与审核时间（人日数）的确定结合虑，以便为实施有效的审核恰当地确定审核时间和分配现场审核与记录所需的时间考虑，不能因不必要的冗长记录而消耗掉本应分配给审核的时间。重要的是，审核记录宜突出对选取的样本中那些对于判断受审核组织管理体系与审核准则符合程度（符合与不符合）是至关重要的、必不可少的关键信息。
一般而言，审核记录宜适度强化对以下方面的记录：
……(抱歉，太长了不方便上传)

管理者 · 发表于 2-21 14:08:56

说白了ISO这三个标，可以总结为一句话，企业的执行要符合策划的安排，企业的输出要满足输入的要求，企业的策划要合法合规（含顾客、地方等等规定或约定）。

当然从管理学说角度，也可以总结为PDCA。

如果不是这样，要不就是审核员理解错了，要不就是标准撰写出了问题。
管理学说，试图覆盖全部行业，必然每句话都要论证其适用性。
无需论证，强行规定，那就不是管理学说了，而是具体到某各行业，某个企业，某个产品的管理要求了，就沦落为企标了。

管理者 · 发表于 2-21 14:48:19

是我给你自由过了火。让你更寂寞，才会陷入感情漩涡。

管理者 · 发表于 2-21 15:25:29

其实也挺烦的。

本来想把审核量控制在100以下，每年

现在看来控制在120以下都非常难。

那些审核员，咋就不能学一点企业管理再审管理呢。
那些企业，行业现状如此，你不就是拿个证书吗，忍两天就过去了，非得欺负那些傻子吗。
机构，就不能招点管理人员做审核吗，非得招技术员吗，让技术员去审核企业管理，让厨师去当饭店项目的经理，这不是家庭作坊的思维吗。工业革命都白革了。

rick202207 · 发表于 2-21 23:38:46

看完了。。。。。。有启发

幼儿园 · 发表于 2-22 11:44:38

管理者帖子谈了三个关于“审核记录”的问题，一、抽样问题；二、对标，三、追溯。

——1、要谈“审核记录”，首先是要讨论审核必须有哪些记录？这是主要问题你没有说到，这是不该忽视的重大错误。

2、审核应该有的记录，就必须完成这些记录；不应该在必须有的记录中做“抽样”的，即只选择做其中一部分记录的。所谓“抽样”只应该在众多同类样本中实施的,你这个文章没有分清楚，存在问题不详说了；

3、记录是应该完成每一项审核时(后)做的，所谓“对标”是应该在做记录之前完成的，记录时没有“对标”任务，只有记录事实和依据的要求；

4、记录内容如果是真实的，那记录的东西都是应该有依据的，自然会经得起“追溯”的。除非是做失实的记录，才会要编造所谓“依据”。这类“经验”还值得介绍推广吗？

结论：对“审核记录”聊这三个方面问题本身就是偏失的，聊的内容也可能存在问题或错误，不想详细分析了。

幼儿园 · 发表于 2-23 08:45:23

本帖最后由幼儿园于 2023-2-23 20:14 编辑

管理者发表于 2023-2-21 09:33' v( Q- a* l: z
有时候我说审核记录打60分就行，其实是吹牛了，其实我的记录能打个40分就非常非常不错了。/ E9 b& N: m: [) c
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我看过我们机 ...

你说，“…我的记录能打个40分就非常非常不错了。”…“我看过一些审核员的卷子，“有些卷子吧，应该打0分的”，“说白了从卷子上没看到他是在审核，纯粹就是记录”

——查看审核记录话，你自己说的“那些凭经验，糊弄过去了（现状如此）”的记录，为什么能得40分，而一些审核员的审核记录，你说没有看到他是在审核，你又没去审核现场，是不是凭你第六感觉就可以判断的？你拿得出客观证据吗？你说别人“纯粹就是记录”(难道审核记录不是纯粹的审核记录，还应该该要添上什么？)，你凭什么说它应该打0分呢？
即使有的审核员的记录不及格，你给它打个0分，难道你那40分的审核记录就可以糊弄过去了？你天天贬低别人，就是为了抬高你自己，明眼人都看得出，你是想凭空造一个所谓0分的审核员来做垫背，有了它，你40分审核员就合格了，甚至可以称为“优秀”了？你这是“五十步笑一百步”自欺欺人的荒唐逻辑，你宣传“凭经验，糊弄过去了”，是在想欺骗一些刚开始做审核的新人，让新人们也认为审核就是这样糊弄过去的，你真是一个影响极坏的“鼓动者”吧？

——归根到底你发的帖子就是在贬低广大的审核员，给审核员抹黑，以此来抬高你一个人，

syb888 · 发表于 8-2 09:40:40

幼儿园发表于 2023-2-21 13:43
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5.2.2.1审核记录的详略程度宜以满足审核组编制审核报告的需要和认证机构作出有 ...

您好！这三个帖子怎么找？想学习一下。

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