不符合的描述与写法

niuge

在审核中看到过大量的审核案例中不符合的开具，但能开好不符合项的，不足30%，有很多都是10年以上老审核员；
通常以体系审核为例，一般不符合要写审核发现、审核证据与事实、审核判标依据，这三要素缺一不可；
首先是审核发现，通常要描述到一个过程上，并且有符合性或者有效性的评价描述，
其次是事实陈述要具体不空泛，证据确切不模糊，可以追溯、还原，涉及到设备仪器的要有型号/编号；
最后是判标要说到点子上，不能笼统说不符合标准。
比如：有的不符合就一句话：未能提供游标卡尺、压力表的校准记录。不符合GB/T 19001-2016 7.1.5
% c' E4 Y4 v$ K" ]! L上述例子，没有描述审核发现，事实与证据不够细致，判标不够清晰，
规范的审核发现描述可以是：某某过程的实施不是完全有效的（有效性评价），某某过程的实施不是完全符合的（符合性评价）；某某过程的管理不是完全受控的；
欢迎大家指正、批评与补充！
; g6 @2 h0 k9 F
1 [% O* d" j' X& h* N

牛角尖

按照审核发现的定义，“将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果”
其实不符合报告就是正式的不符合审核发现文件。你看，有不符合事实，也有判定不符合的结论及判定不符合的准则，满足了定义的3个要素：不符合事实、 准则、 结论
你说的审核发现不是定义的审核发现，而是日常用语“审核时发现：... ”，有很多不符合报告的第一句话都有审核发现：XX车间XX产品xx工序工艺文件要求每一个小时监测一次温度、压力等参数，经查实际是每3小时监测一次.......

niuge

牛角尖 发表于 2022-7-3 01:00
2 |( j1 T0 G) C' _% y8 _/ V按照审核发现的定义，“将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果”
其实不符合报告就是正式的不符合 ...

以7.1.5常见不符合的写法为例，规范的写法如下：
企业的监视和测量资源管理不是完全符合的。
7 {6 W! x4 F2 r, ]4 z事实与证据：现场审核时未能提供在用的LX-60盐雾试验箱（出厂编号：YIBO20180510）按要求进行定期校准/检定的证据。
上述事实不符合GB/T 19001-2016标准中7.1.5要求：组织应保留适当的成文信息，作为监视和测量资源适合其用途的证据。

牛角尖

在不符合报告表述不符合事实时，必要时我会说明不符合的理由。如：
- [8 N0 t2 j8 @9 |2 A5 C7 j4 {受审核部门：生产部
不符合事实： 车间材料存放处有10mm 及12mm 304钢板。没有任何规格标识，容易造成错拿、错用。
" f$ X* ?# P1 J7 U  Q9 K8 v  不符合GB/T19001-2016 标准 8.5.2条款“需要时，组织应采用适当的方法识别输出，以确保产品和服务合格。”
这里“容易造成错拿、错用”是基于审核员与受审核方沟通后及自己的判断确定的可以造成的后果。是对对标准“需要时”的判断。

幼儿园

牛角尖 发表于 2022-7-3 05:37
/ k" ?$ G4 u7 A/ S6 `在不符合报告表述不符合事实时，必要时我会说明不符合的理由。如：
受审核部门：生产部
不符合事实：  ...

9 h5 d  [, h( Z( J! I3 f/ B不符合事实：……“容易造成错拿、错用。”
——这句话不是“不符合事实”。

牛角尖

幼儿园 发表于 2022-7-3 08:18
不符合事实：……“容易造成错拿、错用。”
- n( \$ h/ u8 o7 O3 q# j——这句话不是“不符合事实”。

: e! f$ k: h6 t+ H! d) C必要时我会说明不符合的理由。-----因为如 如果不会造成错拿、错用等混淆后果就可以不标识，此时造成不合格品的风险为0  ，所列举的就不是不符合事实。

牛角尖

这是一个真实的亲历案例。审核生产部时，车间材料存放处有10mm 及12mm 304钢板。没有任何规格标识。我问操作工人，这会不会搞混淆呀，造成错拿、错用。答：不会的，这可以用卡尺量，卡一下不就分清楚了吗？我还没接着说，车间主任说，老师说这个情况有的，总有一些人不会去量的。这种现象不可避免。于是就有了这个不符合报告。后来主任对我说，就是要强调一下，外来的和尚会念经。你的这个不符合是对我们工作的支持。

niuge

9 ~2 J6 {/ x, Q' Q$ V关于不符合报告的描述与写法，我从国内审核员培训多次经历中也没有发现说有我的这种要求，我是从汽车行业审核员的不符合报告中总结学到的，感觉很好，就引为模式了。其模式还要求要对分级给出理由，比如进一步了解发现这是一个孤立事件，没有其他类似问题存在，该过程涉及的其他管理方面是好的，该不符合没有造成过顾客投诉与索赔，没有导致不合格品流向顾客及其他严重后果，由此分级为轻微不符合。国内的三体系审核不符合报告大多直接描述不符合事实，然后直接判标不符合那个条款（不要求具体到条款细节），勾选一般或者严重，就可以了。因此上说牛角尖老师的写法也不能算有问题，也算行业内大多如此。

牛角尖

niuge 发表于 2022-7-3 10:31
5 }' c" L4 h& _/ ~- k$ P7 i关于不符合报告的描述与写法，我从国内审核员培训多次经历中也没有发现说有我的这种要求，我是从汽车行业审 ...

3 t( e& ?; y0 p$ a' j8 ~' X. w是的，虽然没有描述不符合条款的细节的规定，但审核时还是要有描述到细节的意识，正因为一些审核员没有这个意识，往往在标准上认识偏差大些，

一剑封喉

% d& D! d* f3 O1 H
& ]& p: W% {# U/ v如果一个认证机构及其聘用的审核员连上面的基本要求都不理解、不熟悉、不执行，认为不按规定要求提交审核发现报告 “也不能算有问题”，只能说明一点：这样的认证机构及其聘用的审核员，能力堪忧。

幼儿园

牛角尖 发表于 2022-7-3 08:26
必要时我会说明不符合的理由。-----因为如 如果不会造成错拿、错用等混淆后果就可以不标识，此时造成不合 ...

+ K2 ?( C. f2 u! B你开不符合，理由是什么？
是车间材料存放处有10mm 及12mm 304钢板。没有任何规格标识；
还是因为“没有规格标识容易造成错拿、错用？”
——质量标准有没有这个解释？

2 O) k4 s' r# X8 i; b$ B

牛角尖

幼儿园 发表于 2022-7-3 12:34
你开不符合，理由是什么？
是车间材料存放处有10mm 及12mm 304钢板。没有任何规格标识；
还是因为“没 ...

这里说的是标识，标准要求需要时，应标识。因为不标识可能有混淆的可能，所以需要标识，需要标识就应标识。应标识而没标识就构成不符合

niuge

查了一下国家历届审核员培训教材及CCAA组织编写的教材《审核概论》，这是考试用教材，都是业内顶级大咖所编写，里面的不符合报告范例也是直接不符合事实描述，简单判标条款，然后严重与一般二选一，因此上说，牛角尖及其他一些老师的做法也不能算大问题，但是如果规范良好的写法，我觉得还是汽车行业16949的不符合写法比较规范，推荐采用！

牛角尖

niuge 发表于 2022-7-3 12:54
( p, l& G& g0 ?8 j) h2 n查了一下国家历届审核员培训教材及CCAA组织编写的教材《审核概论》，这是考试用教材，都是业内顶级大咖所编 ...

这个事还纳闷过，那么多案卷都有这个问题，每次CNAS评审从来没有开具过这个问题上的不符合，只见过有不符合报告，但在审核记录上没有不符合的描述及标记（这是开得比较多的不符合）。故查看了相关文件，真还没有这个要求。

niuge

牛角尖 发表于 2022-7-3 13:12
8 ]/ F* ^& t3 w) \) N7 B这个事还纳闷过，那么多案卷都有这个问题，每次CNAS评审从来没有开具过这个问题上的不符合，只见过有不符 ...

审核的道理都是一样的，为什么IATF的审核规则要求那么写，而三标体系认证规则没有细化要求呢，个人认为主要是严谨规范问题，IATF可能出于严谨要求将执行规则细化了，对不符合的管理要求提高了。而三标体系可能涉及机构较多，给与大家充分的自由，审核发现可以不在不符合报告里描述评价，可以在审核记录、审核报告里描述也是可以的。

一剑封喉

在某些人眼里，CNAS-CC01:2015《管理体系认证机构要求》（等同采用国际标准ISO/IEC  17021-1：2015《合格评定  管理体系审核与认证机构的要求  第1部分：要求》）的权威性，还不如国内所谓大咖小咖写的《审核概论》，也是醉了。

一剑封喉

什么是不符合？根据 ISO 9000的定义，“不符合”是“未满足要求”。
/ t" k# f7 q9 ^8 F- [+ L规范的不符合项包括三部分：
●   提供有审核证据支持的审核发现；
# N3 m3 s% N0 b- u, j8 p: T●   记录判定不符合所依据的要求内容；
●   对不符合事实的客观陈述。
如果没有审核证据——那就不存在不符合。管理体系审核的重点宜是验证其符合性，而不是开具不符合项。 如果审核员较好地填写了不符合项的所有三个部分，那么受审核方或其他具备一定知识的人将能够阅读和理解不符合项。这还可以作为供今后参考的有用记录。

lionel

/ v/ ^  D& _$ N2 W" H9 \* [

niuge 发表于 2022-7-3 02:53
6 |: ~: k: g) Z7 K8 P3 E8 ?7 w  a& Z以7.1.5常见不符合的写法为例，规范的写法如下：
企业的监视和测量资源管理不是完全符合的。
事实与证 ...

/ ^# a; k! g! P开具不符合是非常严谨的，这个不符合有几个点需要完善：第一，没有确定盐雾试验机是监视测量工具（比如查到某一份检验报告，其载明使用了某编号的盐雾试验机检测了什么项目，或者现场看到某检验员正在使用该盐雾试验机做检测）有些可以用于检测的设备在有的行业或者活动过程中其实是生产设备。第二，即使是监视测量设备，究竟是应该校验还是检定，周期如何，这些需要有文件规定，可以是法规，也可以是公司制定的文件，才能判定为不符合。第三，标准用语“作为监视测量资源适合其用途的证据”这个证据不能局限在校准和检定，除此之外还有很多可以作为证据的，不符合报告也不应直接就判定需要校准和检定证书，除非有法规明确要求，如果有法规要求就，校准和检定就只能取其一，也要明确周期。所以这个不符合应该这样些写：
, [5 {* f6 F' ?; l事实与证据：现场审核发现检验员张三正在进行某产品试验某个产品特性，使用的LX-60盐雾试验箱（出厂编号：YIBO20180510），不能提供有效的校验证据，依据XXXX文件5.5条要求，该型号盐雾试验机需要定期校验，周期是一年。
& [/ o1 g" E2 ~* m) H  ~上述事实不符合GB/T 19001-2016标准中7.1.5要求：组织应保留适当的成文信息，作为监视和测量资源适合其用途的证据。

niuge

lionel 发表于 2022-7-4 13:43
# w6 m% _' @- R& t开具不符合是非常严谨的，这个不符合有几个点需要完善：第一，没有确定盐雾试验机是监视测量工具（比如查 ...

感谢lionel老师，说的还是有道理的，校验/校准/检定用词该如何使用？比如盐雾试验箱用哪个更好？其次如果企业内部没有编制监视和测量资源程序、校准管理规定的情况下，也没有内部文件明确使用的各种计量器具的校准/检定周期的情况下，以这个用于产品出厂试验的盐雾试验箱为例，能不能开不符合？该引用什么文件？

幼儿园

牛角尖 发表于 2022-7-3 12:39
  u" C6 u3 }) c这里说的是标识，标准要求需要时，应标识。因为不标识可能有混淆的可能，所以需要标识，需要标识就应标识 ...

开不符合项，没有必要去解释标准为什么制定这个规定，违反这规定会有什么结果；
8 s0 n2 f2 u6 Q( `你违反这个规定，我就给你开不符合项，说你违反XXX规定。就这么简单。

lionel

niuge 发表于 2022-7-4 15:22
感谢lionel老师，说的还是有道理的，校验/校准/检定用词该如何使用？比如盐雾试验箱用哪个更好？其次如果 ...

我这个不符合是假设有文件（包括法规），审核员不需要自己去找文件，被审核方不能提供文件支持，那么这份不符合就该这样写：
% Q  x$ u7 D  t" h/ Q0 N5 U
事实与证据：现场审核发现检验员张三正在进行某产品试验某个产品特性，使用的LX-60盐雾试验箱（出厂编号：YIBO20180510），不能提供有效的作为监视和测量资源适合其用途的证据。
$ [- _/ h$ ]) Q9 b上述事实不符合GB/T 19001-2016标准中7.1.5要求：组织应保留适当的成文信息，作为监视和测量资源适合其用途的证据。
至于被审核方提供什么证据，这个证据依据什么来证明其适用，这事被审核方的事情。

牛角尖

lionel 发表于 2022-7-4 13:43
2 M8 z2 a/ F+ C5 Q开具不符合是非常严谨的，这个不符合有几个点需要完善：第一，没有确定盐雾试验机是监视测量工具（比如查 ...

你的方法可能是准确的，但不一定是可行的。我的做法是。首先查看产品标准（或其他方式的产品接受准则）。----找出出厂检验项目---根据出厂检验项目查检验方法----根据检验方式确定使用的监视测量设备。---审查这些设备（仪器仪表）的标识、检定/校准证据、设备完好等。如果自己做型式试验，其使用的检测设备也得这样查。当然开具不符合报告时要注意追溯性等。