【你应该知道】审核过程中的沟通

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【你应该知道】审核过程中的沟通
2015-07-12 [url=]中国认证认可[/url]
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审核过程中的沟通包括审核组内部的沟通、审核组与受审核方的沟通、审核组与认证机构之间的沟通。

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1、审核组内部的沟通

在审核过程中，审核组成员之间应及时进行沟通。沟通的方式可以采用审核组内部会议或其他适宜的方式。通过内部沟通，使审核组成员之间能够交换信息、评定审核进展情况，在需要时重新分派审核组成员的工作。

审核组内部的沟通通常可以包括：每天现场审核结束后的沟通和全部现场审核活动结束后沟通。除此之外，在审核过程中，审核员之间也可以根据需要就某些信息或问题进行沟通。审核组内部沟通的内容通常可以包括：

1. 审核活动的进展和审核计划的执行及完成情况，以及是否需要调整审核计划或重新分派审核组成员的工作；

2. 审核组成员从不同渠道收集的信息，以及审核中需要不同审核员之间相互协助补充印证的信息或需要进一步追踪验证的信息；

3. 讨论审核过程中出现的异常情况，包括可能导致审核目的和审核范围发生变更的情况，商讨适当的措施。例如：

1) 受审核方的人数远远超过其申请认证时申明的人数，导致审核时间不够而无法获得充分的审核证据；

2) 受审核方出现严重违反法律法规的情况；

3) 受审核方的质量管理体系未覆盖其申请认证应涉及的关键过程、活动或场所；

4) 审核范围内的一些过程或活动没有全部或部分实施，不能提供充分的审核证据；

5) 审核组收集的证据表明受审核方的质量管理体系达不到认证注册的要求。

4. 审核组成员在审核中发现超出审核范围之外的应关注的问题，应及时支持并向审核组长报告；

5. 解释并澄清审核员之间存在的疑异，解决审核组成员之间的分歧；

6. 对收集到的信息进行汇总、分析，以确定审核证据和形成审核发现；

7. 评价受审核方质量管理体系的符合性和有效性，作出审核结论，并达成共识；

8. 需要时，沟通审核后续活动的安排。

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2、审核组与受审核方的沟通

在审核过程中，审核组应及时向受审核方通报审核的进展及相关情况，并就有关信息进行沟通。

审核组与受审核方的沟通通常可以包括：与有关过程的责任人的沟通、每天现场审核结束后与受审核方代表的沟通和末次会议前与受审核方高层管理者的沟通等。除此之外，审核过程中，审核组也可就一些特殊情况或发现的特殊问题与受审核方进行及时沟通。

审核组与受审核方沟通的内容通常可以包括：

1. 审核计划的实施情况和审核活动的进展，包括审核过程中发现的异常情况；

2. 需要受审核方通过进一步配合和支持的活动；

3. 对可能需要调整的审核活动安排(包括审核计划和审核组成员任务分工的变化)进行沟通和协商；

4. 当审核组收集的证据显示有可能发生紧急的和重大的质量风险时，应立即与受审核方沟通；

5. 审核组发现的超出审核范围之外的应引起关注的问题；

6. 当审核组获得的审核证据表明不能达到审核目的时，审核组长应向受审核方说明相关情况和理由，并协商确定适当的措施，这些措施可包括：重新确认或修改审核计划；改变审核的目的；改变审核的范围；终止审核等。

7. 可能会导致审核范围发生变更的任何情况；

8. 简要介绍审核的整体情况，说明审核发现，请受审核方代表确认不符合项的不符合事实，需要时，就受审核方存在的疑异进行沟通和澄清，解决双方的分歧达成共识；

9. 通报审核组对受审核方质量管理体系符合性和有效性的评价及作出的审核结论；

10. 需要时，沟通审核后续活动的安排。

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3、审核组与认证机构的沟通

在审核过程中，审核组在适当时向认证机构通报审核进展及相关情况，并就有关信息进行沟通。

审核组与认证机构沟通的内部通常可以包括：

1.审核组的审核时间不足而需要调整审核计划的信息(如需要延长审核时间或修改日程安排或增加审核组成员等)；

2.适当时，向认证机构报告审核组收集的显示受审核方有可能发生的紧急和重大的质量风险的证据；

3.可能时，报告审核组发现的超出审核范围之外的应引起关注的问题；

4.当审核组获得的审核证据表明不能达到审核目的时，审核组长应向认证机构说明相关情况和理由，并请认证机构确认或批准所需采取的适当措施。

5.可能会导致审核范围发生变更的任何情况，并请认证机构进行评审和批准；

6.审核组难以判断的问题、与受审核方有分歧且未能达成共识的问题，以及审核中遇到的影响审核实施和完成的其他情况。

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