论QES7.5条款的审核————

闫明9000认证

审核依据首先是文件的概念，文件=信息+载体
打个比方，空气是信息，装在瓶子里，瓶子就是载体。。。那么装有空气的瓶子就构成了文件。。。

文件重要吗？很重要，还记得刚出社会上的第一堂管理课，老总拿三个简单的问题，略加描述一下，我们10个值班经理相互咬耳朵，结果由于大家关注点不同，表达逻辑也不通，传到最后第十个人说出来时候，已经完全不知所云了。。。
0 M8 {2 d/ C! f中国人讲究辩证思维，西方讲究质疑精神。。。
那么反过来，文件真的那么重要吗？不一定！标准给了我们三个注解，文件的多少和详略程度取决于：企业规模、过程、人员
一个二人公司，随便几句话就能说明白的事儿，俩人坐下来写沟通记录？再编审批？演小品呢？
你叫一个人去研究火车，当然文件要很复杂，你叫一个下属倒杯水给你，弄很多文件？你拍电影呢？
你让一个老焊接师傅去焊东西，一句话就可以了，你让新来的学徒工自己去，没有详细的文件要求？你闹着玩儿呢？。。。
我曾经跟我一个同事说，『你们知道为什么企业不尊重你吗？人家放个P你还要人家提供点记录给你！』

还有一个逻辑，就是文件是支持性资源，属于第七章，要融入各个过程
所以审核时候，不要问企业要文件！你审核过程时候，有些过程能看到，比如焊工怎么作业的，有些过程看不到要求企业出示证据，那么文件就自然而然的浮出水面了。。。比如企业拿出一个图纸，那么你再按图纸要求审核，如果企业没有要求你也可以提点建议，当然如果企业不是执行图纸标准的行业或企业，你不能强制。。。

. w! S) H% w% w7 t7 T# Z然后就是文件的载体不限，形式不限。。。
比如你审核环境安全沟通，也可以多方面查找符合性证据，从签订合同之前，到最终危废处置。。。别上来就和企业要告相关方一封信，那些都是老审核员和企业关系处好了，给企业支的招，让企业随便写几个字就应付一个条款。。。当然现在的认证大环境就这样，有时候我也写那个。。。

然后，你还得有点文件应用常识，还是那句话没标准不能判不符合，你只是指导性的。比如记录有三不，真实的记录一般不审批的，发生了就发生了，你批不批都发生了。。。再比如可控标识，往往一个日期就可控了，文件内容差不多，一个是16年发布的，一个是2020年发布的，用哪个还不清楚吗？非要写可控两个字吗？过家家呢？

3 n2 c, J$ M5 ~0 W, d) v0 E! `还有就是记录和文件并不可靠。。。我很久以前审核过一个小企业，我要啥他都有，要质监局出的证据，他们跑一趟很快拿回来。。。要企业的生产记录，他们加班加点，一天做了三个月的。。。文件并不是可靠的符合性证据！！。。。
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最后，如果一个企业很多地方没有文件，怎么审核这个条款？。。。首先法规、国标要求的必须要有，比如饭店采购牛肉，记录必须留存，如果去屠宰场采购甚至检验检疫手续必须留存。。。其他文件没有怎么办?还是那句话，审核控制，控制好了就行，比如沟通企业生产任务下达的问题，企业说口头传单，没问题，你传达了什么传给了谁，我抽样核对一下。。。正确的传下去了，就是受控的，没传下去就是失控了。。。总之，一个企业，就是一张纸质文件都没有，也要会审，新条款严格来说什么都可以不适用，不像老跳款仅限第七章（现第八章）！！只是表述更灵活，轻易不要不适用，表述越灵活能纳入体系的越多，很难找到不适用的。。。。
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闫明9000认证

本来想好好写的，可是我还堆了一大堆卷子呢。。。就这样吧，里边有些表达不准确的，知道是那个意思就行了。。。

fanbaihang

的确，企业的记录是否做，是否保留，这要看有否法规的规定，有否企业过程的需要。千万不可凭审核员的意志来决定，标准许多要求都是有“适用时”的前提，审核应有符合实际的灵活性。

钢铁侠110

体系服务于公司的业务流程。文件信息应是业务的有力支撑，不要让繁缛的文件和记录束缚了业务运转。

牛角尖

钢铁侠110 发表于 2020-6-6 10:37
体系服务于公司的业务流程。文件信息应是业务的有力支撑，不要让繁缛的文件和记录束缚了业务运转。

大家可思考下，除了具体标准条款要求的记录外，如7.2、8.2.3、8.3等。8.1 e）在必要的范围和程度上，确定并保持、保留成文信息，以：
1）确信过程已经按策划进行；
! x& `4 v0 k1 \( a2）证实产品和服务符合要求。  
审核时也要关注，这些要保留的记录还不是指的前面说的那些条款明确要求的记录。

jsbao

说得很好。

fanbaihang

说了“在必要的范围和程度上，确定并保持、保留成文信息…”，所以记录只要能证明1)、2)两方面即可了。

fanbaihang

标准条款要求保留的记录数量并不多的，
) x! l! M2 }' W  S法律法规要求保留的记录可能有一些，
还有就是企业自己规定要求保留的记录，
6 `& e! Q" C* S5 {  N- {! z/ `最后一种是顾客和相关方要求保留的记录。
& _  a# M- x7 ^1 e9 a% P一共四大类。

牛角尖

fanbaihang 发表于 2020-6-7 09:34
9 `6 ?6 M7 n- h9 }; \3 j9 k  u5 d标准条款要求保留的记录数量并不多的，
/ O# ~: t7 Q' F3 S8 M法律法规要求保留的记录可能有一些，
还有就是企业自己规定要求保 ...

记录还是很重要的，好多年前我做咨询的时候，会为设计记录表单付出很多精力，也觉得很有意思。我做咨询的顺序是先定表格、三级文件，后写手册程序。那时存储数据主要靠U盘。200元左右的U盘只有64M ，舍不得用。一家企业咨询资料留存的除了手册程序，三级文件外就是这些自己设计的记录表格。如果是多标，识别的危险源及环境因素等也是十分有趣的事情，这些记录也会保存下来， 后来的情况发生了变化。 u盘存储量越来越大。使用笔记本后，几乎不用优盘了，无论是审核还是咨询其资料都可完整的保留下来。企业无纸化办公风行起来后。很多记录都保存在电脑里。纸质版记录越来越少。为适用这些变化，标准的要求也有了变化。 在审核软件开发企业时。我就不要求把 需求说明书、设计文档等打印出来。直接看电子文档。审制造业企业看图就在电脑上看CAD 图，当然这要避嫌，不要带走了人家的技术文档。

岳治国

我是菜鸟一枚，多向各位学习。

小苍兰

真的 一些大企业还好 除了业务方面的真实记录 合同等  还有些自己程序上的东西 一些中小企业 几人十几人那种 真的全靠咨询老师做的材料 没材料几乎没啥可审的 比如之前审过一个贸易公司  说是贸易 其实就是销售中介 从别人那买 自己转手卖 那种 办公室里啥也没有 连货都看不到 直接从工厂拉到客户那边 自己都没仓库的...审的超级累 你知道是假的 但没有办法