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审核依据首先是文件的概念,文件=信息+载体' ]+ M M8 E6 F2 r
打个比方,空气是信息,装在瓶子里,瓶子就是载体。。。那么装有空气的瓶子就构成了文件。。。: l/ B% ~+ a1 T9 |' s9 |# K
' t! l* t T2 q# W4 |+ U文件重要吗?很重要,还记得刚出社会上的第一堂管理课,老总拿三个简单的问题,略加描述一下,我们10个值班经理相互咬耳朵,结果由于大家关注点不同,表达逻辑也不通,传到最后第十个人说出来时候,已经完全不知所云了。。。
" v# @( I7 V/ ], _9 r中国人讲究辩证思维,西方讲究质疑精神。。。
. t" o1 F" E8 n1 c; }7 r$ s那么反过来,文件真的那么重要吗?不一定!标准给了我们三个注解,文件的多少和详略程度取决于:企业规模、过程、人员
+ Z$ g8 Z* n' Z: @$ I# W2 d一个二人公司,随便几句话就能说明白的事儿,俩人坐下来写沟通记录?再编审批?演小品呢?" G5 n" B ]' L
你叫一个人去研究火车,当然文件要很复杂,你叫一个下属倒杯水给你,弄很多文件?你拍电影呢?
' K; g) e+ O7 U5 N你让一个老焊接师傅去焊东西,一句话就可以了,你让新来的学徒工自己去,没有详细的文件要求?你闹着玩儿呢?。。。
4 d9 \2 _" F! d3 N& S我曾经跟我一个同事说,『你们知道为什么企业不尊重你吗?人家放个P你还要人家提供点记录给你!』+ a( c. f3 J4 K" H0 a8 Z+ S+ l" p
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还有一个逻辑,就是文件是支持性资源,属于第七章,要融入各个过程$ q" e5 C" l! d: P {
所以审核时候,不要问企业要文件!你审核过程时候,有些过程能看到,比如焊工怎么作业的,有些过程看不到要求企业出示证据,那么文件就自然而然的浮出水面了。。。比如企业拿出一个图纸,那么你再按图纸要求审核,如果企业没有要求你也可以提点建议,当然如果企业不是执行图纸标准的行业或企业,你不能强制。。。
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" O, M& I" R. A' g7 |( K3 I. x' C然后就是文件的载体不限,形式不限。。。
# k3 l8 K/ r& ]3 u' X8 q比如你审核环境安全沟通,也可以多方面查找符合性证据,从签订合同之前,到最终危废处置。。。别上来就和企业要告相关方一封信,那些都是老审核员和企业关系处好了,给企业支的招,让企业随便写几个字就应付一个条款。。。当然现在的认证大环境就这样,有时候我也写那个。。。
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然后,你还得有点文件应用常识,还是那句话没标准不能判不符合,你只是指导性的。比如记录有三不,真实的记录一般不审批的,发生了就发生了,你批不批都发生了。。。再比如可控标识,往往一个日期就可控了,文件内容差不多,一个是16年发布的,一个是2020年发布的,用哪个还不清楚吗?非要写可控两个字吗?过家家呢?* V) L4 P! A! f2 X! Q6 G
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还有就是记录和文件并不可靠。。。我很久以前审核过一个小企业,我要啥他都有,要质监局出的证据,他们跑一趟很快拿回来。。。要企业的生产记录,他们加班加点,一天做了三个月的。。。文件并不是可靠的符合性证据!!。。。
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% J8 I4 B; n* C- Y. U1 ?, E4 L最后,如果一个企业很多地方没有文件,怎么审核这个条款?。。。首先法规、国标要求的必须要有,比如饭店采购牛肉,记录必须留存,如果去屠宰场采购甚至检验检疫手续必须留存。。。其他文件没有怎么办?还是那句话,审核控制,控制好了就行,比如沟通企业生产任务下达的问题,企业说口头传单,没问题,你传达了什么传给了谁,我抽样核对一下。。。正确的传下去了,就是受控的,没传下去就是失控了。。。总之,一个企业,就是一张纸质文件都没有,也要会审,新条款严格来说什么都可以不适用,不像老跳款仅限第七章(现第八章)!!只是表述更灵活,轻易不要不适用,表述越灵活能纳入体系的越多,很难找到不适用的。。。。
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